探讨社区卫生服务中心档案管理的规范化

霍艾玲

摘 要：在社区卫生服务中心的管理中，办公档案管理是一个重要内容。文章从办公档案的主要类型出发，指出档案管理存在的问题，阐述了档案管理规范化的实现途径，以供参考。

关键词：社区卫生服务中心;办公档案;规范化管理;实现途径

档案管理，包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等环节。在社区卫生服务中心内，对办公档案进行科学规范管理，能指导各项业务的开展，提高卫生服务水平[1]。但是调查發现，社区卫生服务中心在档案管理上，存在不重视、不规范等现象，成为急需解决的

问题。

1 社区卫生服务中心办公档案的主要类型

1）人事档案。在人事档案中，包含了在编人员的所有资料信息，例如个人身份、学历、资历、家庭情况等。对于卫生服务人员，人事档案非常重要，关系到职称评级、岗位调整、薪酬奖励，具有法律效用。如果没有建立个人档案，或者档案丢失，就会影响职工的正常工作。

2）财务档案。财务档案是财务收支的凭证，财务档案中的内容包括：①每一笔收入的来源，每一笔支出的金额、用途、目的，均要做好登记;②年度预算、决算，以及预算调整情况，为预算执行打下基础;③季度和年度财务报告，通过分析财务数据，提高资金的使用效率，还会涉及税费征缴、资金收支和执行[2]。财务档案是财务管理的基础，关系到社区卫生服务中心的健康运营。

3）业务档案。业务档案主要是业务学习、业务考核、会议记录等内容，简单来说就是记录了社区卫生服务中心每天在干什么。近年来，单位招考比较流行，招考时使用的教材、大纲、资料等，也成为业务档案的一部分。此外，社区卫生服务中心针对现有人员进行业务培训时，购买的图书、杂志，也是业务档案的组成。实践证实，这些资料记录越详细、越全面，后续工作的开展越顺利。

2 社区卫生服务中心档案管理存在的问题

1）管理意识薄弱。社区卫生服务中心属于基层医疗机构，主要开展保健和常见疾病的防治工作。日常运行中，管理者将重点放在了业务上，并没有认识到办公档案管理的重要性。在一些管理者的眼中，办公档案就是一堆没有价值的资料，简单保管就好。此外，由于社区卫生服务中心内的人力配置不合理，档案管理人员可能身兼数职，导致档案管理不规范，存在安全隐患，容易发生损坏、丢失等情况。

2）管理制度缺失。档案管理工作的开展，需要有完善的管理制度进行引导，减少人为因素的干扰，避免管理的随意性和盲目性。在社区卫生服务中心，办公档案制度缺失的表现是：第一，制度本身比较陈旧，标准不统一，缺少归档、借阅、使用制度，数据收集效率低，无法提供真实可靠的管理依据。第二，档案目录不全，没有归类处理，影响查询工作。例如：医疗服务中需要查找资料时，由于目录不全、分类不规范，就会延长查找时间，影响相应的业务开展。第三，安全保密工作不到位，例如纸质档案的存取没有详细记录，重要的档案保管时没有加锁。

3）设施条件较差。受到环境、资金因素的影响，社区卫生服务中心在档案管理方面，相关设施条件差，一般只购买了不可或缺的办公用品，例如档案袋、档案柜，整体上软件和硬件设施不全。在硬件上，档案管理室的空间小，不同类型的档案没有分类堆放，采光、通风、温湿度不达标，缺少防火、防潮措施[3]。在软件上，依然采用人工手动模式，不仅工作效率低，而且容易出现误差，无法为业务开展提供准确的支持。

4）人员素质不足。档案管理人员，是办公档案的经手人，人员素质不足主要表现为三个方面：一是缺乏专业知识，多数管理人员并非专业出身，对档案管理的理论、技能了解不多，难以满足实际管理需求。二是管理态度不端正，将档案管理等同于整理装订，没有看到潜在价值，经常出现字迹潦草、信息不全、管理流程不规范等问题。三是信息技术能力差，对于计算机、扫描仪、复印机等设备的使用不熟练，电子档案的管理和纸质档案的管理采用相同方法，不利于档案管理水平的提高。

3 社区卫生服务中心档案管理规范化的实现途径

1）完善档案管理制度。构建一套完善的、科学的档案管理制度，是管理工作开展的基础，能保证实际工作有章可循，从人治转变为法治。第一，应该从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节入手，制定详细的管理细则，合理配置工作人员，既职责明确、又相互监督。第二，档案管理中，必须严格执行管理制度，按照标准流程操作，减少人为误差。辅助利用信息技术，对纸质档案、电子档案同时归档，提高资料查找效率。第三，社区卫生服务中心的各个科室，均要参与到办公档案管理中，积极配合档案的收集、整理工作，查询、借阅、利用档案时，自觉遵守制度要求，增强档案管理

意识。

2）更新软件硬件设施。随着人们的医疗保健需求增加，社区卫生服务中心的业务规模扩大，相应的办公档案数量增多。对档案进行管理时，先进的设施设备必不可少，必须加大资金投入，提供物质保障[4]。其一，纸质档案必须保管在专用的档案室内，除了档案袋、档案柜，还要做好通风、温湿度、防潮、防火等工作，延长档案的使用寿命。其二，设备采购时，结合档案管理特点，在满足管理需求的前提下，尽量降低成本，避免大材小用。其三，构建信息检索平台，将办公档案资料传输到平台上，方便日常整理和查找，能实现资源共享的目标。相比于传统管理模式，可以减少人力物力投入，减轻管理人员的工作量。

3）树立安全管理意识。社区卫生服务中心的业务开展，具有明显的社会效益，办公档案不仅记录了服务中心的发展情况，也反映出各项业务活动。对于管理人员来说，应该注重档案的保密性，树立安全管理意识。在实际管理工作中，如果档案涉及职工隐私，或属于“三重一大”的范畴，就要加大安全管理力度。不论是纸质档案、还是电子档案，均要严格执行规范标准，增强保密责任感，避免信息泄露、资料丢失。另一方面，定期对信息管理系统进行升级，采用防火墙、杀毒软件，抵御病毒、黑客入侵;配合权限访问制度，从根源上保证电子档案的安全性。

4）提高工作人员素质。对档案管理人员进行培训，才能适应新形势下的管理需求，提高档案管理水平。第一，定期组织管理人员，学习新知识、掌握新技术，借鉴企事业单位成功的管理经验，对现行的档案管理方式进行改进[5]。第二，将信息技术作为一个重点，档案管理人员要熟练使用计算机、扫描仪等设备，提高管理效率，提高档案管理的流程化。第三，落实绩效考核和奖惩激励机制，能激发工作积极性，将管理者个人的努力，和社区卫生服务中心的发展相结合，增强归属感。

4 结语

综上所述，在社区卫生服务中心的管理中，办公档案管理是一项重要内容，主要包括人事、财务、业务档案等内容。分析可知，目前档案管理工作存在一些问题，必须完善档案管理制度，更新软件硬件设施，树立安全管理意识，提高工作人员素质，才能实现档案管理的规范化，推动社区卫生服务中心健康运行。

参考文献

[1]张燕君.浅析社区卫生服务中心办公室档案管理工作的改进策略[J].卷宗，2018，（12）：32-33.

[2]徐宁.社区卫生服务中心档案管理工作探讨[J].中国保健营养，2019，29（28）：384-385.

[3]王栩.如何让社区卫生服务中心档案管理专业化和职业化[J].办公室业务，2019，（20）：69-70.

[4]陆雯.关于社区卫生服务中心文书档案管理和利用探讨[J].卷宗，2019，9（20）：65.

[5]伊美娇.浅谈新农村建设中如何加强社区卫生服务中心电子化档案管理[J].农民致富之友，2019，（26）：204.