档案信息的电子化管理改革方法研究

马骏凌

摘 要：随着现代化科技不断发展，电子化技术越来越普及，电子化管理成为大势所趋。相对于传统的管理方式，电子化管理的优势更为突出，工作效率更高，在新时代的背景下，更能满足人们的管理需求，因此，应用范围将越来越广。然而，在档案信息电子化管理中还存在较多的问题，必须要对电子化管理方法进行相应的改革。

关键词：档案信息;电子化管理;改革方法

随着电子化管理在档案信息中的应用越来越广泛，档案信息工作中产生了越来越多的电子化档案，其中涉及一些历史阶段性成果，这些成果均具有历史价值。在计算机技术的不断发展下，新科技给电子化档案信息管理提供了必要的技术支持，在档案信息电子化管理进行改革时，必须要结合新時代技术的发展，充分发挥科技的优势，并采用现代化思维，有序地促进电子化管理的改革。

1 档案信息电子化管理的概述

1.1 档案电子化管理的含义

要实现档案电子化管理，就必须要应用计算机技术和网络技术，将二者有机融合，因此，档案电子化管理是现代化科技不断发展的产物。通过应用计算机网络技术，构建软件应用平台，将档案信息通过这个平台的应用进行全面管控，提升电子化和信息化的技术，在电子化管理平台中，主要包含的内容有档案的收集、录入、归档、整理等。

1.2 档案电子化管理的特征与优势

相比于传统纸质化档案信息管理方法，从工作人员的角度上看：电子化档案信息管理的应用能有效提升工作人员档案管理的水平和效率，缓解工作人员的工作压力;从档案信息的角度上看：使用电子化进行档案信息的管理能够有效维护档案信息的完整性与安全性，提升档案信息的及时性。同时，在计算机网络信息技术的支持下，能有效优化档案信息的处理流程，提升处理速度，完善档案信息。除此之外，采用电子化管理档案信息能够使档案信息结合实际需求进行多次拷贝，拓展服务领域，加快了科研成果转化为效益的速度[1]。

2 档案信息电子化管理的现状

2.1 档案信息电子化管理普及不完全

对于部分公司单位而言，由于资金等各种条件限制，办公时的档案信息电子化管理配置设备有限，大多数小型企业或公司基本上都采取纸质化档案信息管理方式，采用纸质文件进行信息传递，档案信息电子化管理普及并不完全。在办公时，各部门、层级之间的交流与配合大多是以纸质档案为主，没有达到全面的办公自动化普及程度，导致办公自动化与文书档案电子化管理无法对接，在一定程度上限制了档案信息电子化管理的发展，降低了档案电子化管理的效率和质量[2]。

2.2 电子化利用率低

在应用档案信息电子化管理过程中，部分工作人员还是沿袭着传统的思想观念和管理意识，习惯采用人工手动的方式进行档案信息的管理工作，这种情况通常发生在年龄较大的工作人员当中，年轻一代的工作人员对新鲜事物的接受程度较高，学习能力也较强，对于电子化档案信息管理模式能够很快适应，但年龄较大的工作人员在使用过程中由于对新科技、新技术不了解，认为人工手动对信息进行检索、借阅更方便，因此并没有将档案信息管理的电子化纳入管理全过程的使用中，造成电子化利用率低的现象，产生资源浪费[3]。

2.3 电子化管理标准不完全

电子化是现代科技不断发展的产物，档案信息电子化管理正处于发展中阶段，传统的电子化管理目前还存在着较多的问题，如档案信息质量低、相容性差等，缺乏健全的电子化管理标准，使用不健全的电子化管理标准对档案信息进行电子化管理会降低管理效率。除此之外，在档案信息中存在着部分信息，由于特殊原因无法录入电子档案中，需要人工操作完成，因此，需要对档案信息电子化管理应用健全电子化管理相关标准，提升电子化管理的专业性，有利于文书档案的全面管理。

3 档案信息的电子化管理改革方法

3.1 完善电子化管理制度

在企业单位中对档案信息应用电子化管理时，单位领导应该要提升自身对电子化管理的意识，充分认识到档案信息应用电子化管理的优势以及应用价值和现实意义。对于单位管理的决策而言，电子化管理具有重要意义，因此，企业单位应该要完善电子化管理制度，确保电子化管理充分发挥其作用。完善电子化管理制度可以从以下几个内容着手：首先，要建立健全档案信息电子化管理的相关制度体系，如文书档案中的文件保密制度、整理制度、归档制度等，通过这些制度相互之间的整合和连接，能够为电子化管理制度奠定良好的基础;其次，为档案信息电子化管理统一规范及标准，如在电子档案的制作、编辑等环节中，需要应用统一的规范及标准进行，避免在电子档案的制作和编辑等环节中出现脱节的现象;最后，要重视专人负责制，这一制度的实施是处于档案信息电子化管理的连续性和完整性的角度考虑的，同时要尽量减少电子化管理相关工作人员的岗位异动或调整，便于工作人员定期、有序地开展工作，对档案信息的完整性具有一定的作用[4]。

3.2 强化档案信息电子化管理的日常工作

在档案信息电子化管理中，日常管理工作时最基础且最终要的内容之一，因此要对档案信息电子化日常管理工作进行强化，在日常管理工作中要完全按照制定的相关标准执行，对拟定的标题、档案保密级别、保管时限进行标注，在每次使用过后，也要在档案信息中记录修改内容。同时，要重视档案信息的归档时间，要在规定时间内归档，便于保证档案信息的完整性和时效性。工作人员要对档案信息的相关信息进行相应的收集工作，整理在日常工作中形成的档案资料，并对这些资料进行整理、分析，筛选出较为重要的档案信息进行记录，充分发挥电子化信息功能。

3.3 促进文档一体化建设和管理

从档案信息电子化管理现状来看，纸质化手工操作档案文件无法被电子化档案信息管理完全取代，因此，要做好文档一体化建设和管理工作。将纸质化档案信息与电子化档案信息有效地结合起来，建立二者之间相互连接关系，应用合理有效的管理方式实现文档一体化共存管理，让电子化管理和纸质化管理达到优势互补和资源共享的目的，为领导层的决策提供凭证和依据。例如：可以利用文本方式和映像方式形成“通道”，连接电子文件和纸质文件。

4 结束语

综上所述，档案信息电子化管理是科技发展的产物，是未来档案信息管理的大势所趋，在信息科技不断发展的当下，要实现档案信息电子化全面管理必须与时俱进，采用先进的电子设备和现代化技术进行完善。单位领导层则应该正确认识电子化管理的优势所在，建立健全相关管理制度，并加强执行力度，推动档案电子化管理的可持续发展。

参考文献

[1]曾黎.档案工作电子化管理研究[J].办公室业务，2019（15）：76.

[2]李玉梅.文书档案电子化管理的措施分析[J].理论观察，2018（04）：147-149.

[3]沈巧玲.档案电子化管理面临的问题及优化对策[J].城建档案，2018（01）：23-24.

[4]彭任任.新时期档案信息电子化的创新性管理[J].经贸实践，2017（16）：194-195.