城市建设档案安全问题探讨

摘 要：随着社会经济的不断发展，城市化建设步伐越来越快，城市建设档案作为记录城市建设发展轨迹的重要资料，可以为城市的扩建新建、维护抢修以及改造更新等提供重要的帮助。而在城市建设档案管理中，保障城市建设档案的安全是重点工作内容，始终贯穿于整个档案管理工作。基于此，本文就简单探讨了城市建设档案安全问题，以供相关人士参考。

关键词：城建档案;安全问题;改进策略

在城市建设档案管理的工作中，管理人员要严格按照相关的规定与要求，做好建档、入档、保存、调档，防火、防潮、防尘以及防盗等防护工作，保证城市建设档案的安全和完整。对此，档案管理部门及工作人员要先深入分析当前城市建设档案管理中存在的安全问题，并结合实际情况采取有效的措施予以改进与完善，最大限度确保城市建设档案的完整与安全，充分发挥档案管理工作的价值。

1 城市建设档案工作存在的安全问题

城市建设档案工作存在的安全问题主要由两个方面构成，一是来自建设施工单位，二是城市建设档案管理单位，具体如下：

1.1 部分建设单位对档案管理缺乏重视，影响档案的真实和完整性

部分城市建设单位的领导从思想上缺乏对档案工作的重视，主要体现在工程档案管理工作的制度、人员、物力和财力支持力度不足。一是，一些建设单位在档案管理队伍建设方面存在问题，虽然有专职、兼职的档案管理人员，但并不具备扎实的档案管理知识与能力，也缺乏较强的责任心。二是，部分承建单位在工程建设的过程中，将更多精力放在了工程质量与工程进度上，忽视了检查监督工程资料的收集与汇编。往往都是在建设完成后采用东拼西凑的方式来应付这项工作，这对工程档案资料的真实性、完整性产生了比较大的影响[1]。

1.2 城市建设档案管理单位工作中存在的安全问题

第一，在建档时容易出现遗漏。在一些规模较大、工期长的大型城建工程项目中，主体工程和配套工程往往都是由不同的单位来承建的，这样就会造成城建档案比较分散，需要档案管理人员花费较多时间和各单位对接，在接收和建档的过程中容易出现遗漏，尤其是配套工程的档案资料。第二，在入档时缺乏检查。个别管理人员对施工单位报送的资料未能进行严格的检查和指导，一定程度上影响工程的竣工验收。第三，档案保存时管理不尽科学。总体来说，在档案保存中，管理人员在整理、录入、装订、上柜、借用等方面基本上没有什么问题，但也存在部分管理人员自己拿了档案不放回原处、借出去档案不登记、出了仓库不知道档案去向、缺乏记录跟踪导致遗失档案等问题，这一点在安全问题中最为突出。第四，档案库存在一定的安全隐患问题。部分城市建设档案馆在库房建设上存在一些不足，尤其是防火、防潮、防盗以及防虫等安全设施缺乏，存在明显的安全漏洞。第五，在调档时由于信息化管理水平不足存在安全问题。个别城市建设档案馆在调档时信息化的管理水平不足，一方面，缺少专业的信息化管理人员，仍较多的采用传统管理方式，容易造成调出的纸质档案的丢失;另一方面，信息化系统的安全防护工作还不到位，尤其是硬件、软件的安全检测与升级更新方面，容易受到病毒、木马等攻击，导致部分资料在调动中中病毒或丢失。

2 加强城市建设档案安全保障工作的建议

2.1 提高思想认识，加强领导

首先，无论是城市建设的承建单位还是有关的管理单位，都应该认识到城建档案工作的重要性，并组建由主要领导挂帅的档案工作领导小组，积极借鉴其他单位的优秀经验，做好工程档案的管理工作。其次，要明确保障城建档案的安全与完整是整个档案管理工作的重点内容，并能够意识到这关系着本单位的管理水平与形象[2]。最后，在认识到城建档案安全保障工作重要性的前提下，认真分析当前城建档案管理中存在的问题，采取有效的措施来强化城建档案的安全管理工作。

2.2 重视管理人员的培训工作

城建档案管理的过程中，管理人员的综合素质水平高低，会在一定程度上影响到城建档案安全保障的水平。为此，首先针对目前存在的城建档案管理人员综合素质水平参差不齐、人员配备不足等问题给予解决。其次，城建工程主管单位要对部分不重视城建档案管理工作的单位加强监督，并指导他们可以采取有效的措施做好档案的安全管理工作，安排专职与兼职人员负责工程建设档案。不过，在他们上岗之前都需要接受相应的专题培训，包括工程档案资料的收集、整理以及保管等工作，确保他们具备良好的安全管理意识与责任意识，以此促进城建档案管理工作的有序开展。

2.3 加强档案安全基础设施建设

城建档案是城市扩建新建、维修抢修的重要参考依据，安全管理上一旦发生问题，就会给相关工作的开展带来极大的难度，浪费不必要的资源。所以，在城市建设档案管理工作中，一定要时刻保持一丝不苟的工作态度，不能有丝毫的松懈。其中保障档案安全的重要前提是完善库房及其安防设施的建设，首先档案库房应该按照相关的配置标准规范进行建设。其次，要针对不同地区的气候条件，做好温度的控制工作，同时应该放置必要的化学药物，来提升防霉、防潮、防虫等工作质量。在现代科学技术的快速发展下，还应该积极引进更多先进的设备，如闭路视频监控、烟感探测器、红外探测器等，最大限度确保城建档案的安全与完整。

2.4 完善档案管理制度

在城建档案管理工作的开展过程中，还需要建立健全安全管理制度，确保档案安全管理的有序进行。一是，要构建内部管理制度，明确档案管理过程中相关的责任，并将档案安全管理与各部门的绩效考核相结合。二是，对承建单位工程档案管理工作的有效开展也要建立相应的管理制度。工程招标的时候，就应该向承建单位明确，工程建设的过程中包括工程档案，并确定工程档案的时间进度、具体内容和质量要求等，要求承建单位可以安排具备档案管理能力的人员来负责这项工作;同时，要对不履行工程档案工作的后果进行明确。为了可以保证承建单位在工程建设中可以做好工程档案管理工作，工程主管单位要不定期检查承建单位工程档案管理工作的落实情况，并给予一定的指导[3]。三是，要建立档案安全管理中可能出现的突发事件，要有制定完善的应急预案，最大限度减少突发事件对档案造成的损害。

2.5 提升城市建设档案的信息化管理水平

在现代社会的发展过程中，信息技术在各领域中的应用已经非常普遍，并起着十分重要的作用。城市建设档案的管理也应该不断加强信息化管理的水平，一方面要切实做好数字化档案的归档分类、目录和检索体系;另一方面则是要做好数字化档案的安全备份和档案信息化系统的安全防护，避免在档案信息化管理过程中出现安全问题。

3 结束语

综上所述，为了能够最大限度保障城市建设档案的安全与完整，相关部门与管理人员要从实际出发，提高对城建档案管理工作的认识，在分析当前城市建设档案管理中存在的安全问题基础上，制定出提高档案管理水平的有效措施，确保档案管理的效果，从而可以为城市的长远发展提供重要的档案资料。

参考文献

[1]周耿妹.城市建设档案安全问题研究[J].中国档案，2017（10）：62-63.

[2]寇京萍.城市建设档案管理问题及对策探讨[J].城建档案，2018（3）：49-50.

[3]劉婷.城建档案利用中存在的问题及对策研究[D].安徽大学，2013.

作者简介

黄小玲（1981-），汉，高州市城市建设档案馆，助理馆员，本科，研究方向：档案管理。