人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用与运用探究

摘要：机关事业单位在考察职工时需要重点参考人事档案，对职工作出综合评价。本文阐述人事档案在单位人资管理中的作用，提出丰富人事档案内容，加大力度审查人事档案真实性，人事档案管理信息化等方式，希望人事档案能够在单位人资管理中得到良好运用。

关键词：人事档案;机关事业单位;人力资源管理

引言：

人事档案是我国人事管理制度的重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，具有法律效力，是人生发展轨迹的见证。在机关事业单位个人职级评定、养老保险办理等需要相关证明时，人事档案必不可少。

1.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

1.1人事档案为人资管理提供真实信息

人事档案记录一个人的主要经历、对不同时期的政治面貌、思想道德、生活作风等进行详细记录，能够起到凭证、依据和重要的参考作用。人事档案记录的真实信息能够帮助单位更加全面地了解职工，从而综合评判员工水平，分配到合适的工作岗位，视具体情况制定较为科学的培养方案，务求人尽其才，使每名职工都能发挥出自身价值，为国家和人民做出应有的贡献。

1.2人事档案为人资管理提供重要依据，保证招聘质量

我国人事档案管理非常严格，从上小学接受义务教育开始，人事档案会伴随人的一生，其中记载着求学的各个时期，包含个人学习成绩、成长各阶段的综合评价、荣誉情况、处分情况等，在升学、组织关系转换时，由人力资源部门负责调取、接收，个人无权查看、遑论更改。因此人事档案的真实性非常可靠，用人单位录取职工后，通过人事档案了解职工过往的一切，从能力、性格、思想等方方面面作出综合评价，对职工未来发展走势进行预判，从而更好地管理。不仅如此，人事档案作为重要依据能够甄别出某些不法行为。近年来引发社会关注的“冒名上大学”等事件，在当今人事档案管理愈发严格的情况下发生概率极低，因此在机关单位人力资源管理中，充分结合人事档案，能够有效避免出现冒名顶替、徇私舞弊等事件，从而提高政府部门、机关单位在人民群众心中的形象。

2.人事档案在机关事业单位人资管理中良好运用的方式

2.1丰富人事档案内容

人事档案作为人力资源管理的重要佐证，除了传统的学历、履历、工资级别，奖惩情况等，还应该加入其它符合时代发展要求的内容。比如心理健康情况、专业技能掌握水平、性格特征、情绪控制能力等。针对职工兴趣爱好等进行统计，能够在单位内部开展多样化活动，帮助职工释放压力，增加团结性，使机关事业单位更好地为社会服务。

2.2加大力度审查人事档案真实性

机关事业单位作为社会组成重要部门，责任重大，因此必须加大力度审查人事档案真实性，切实保证机关事业单位革命队伍纯洁性，严防不法分子通过各种渠道混入，出现让人民群众失望的事，降低公职人员在百姓心中的形象。目前社会上存在办假证的不法机构，这些机构掌握先进的修图制图工艺，做出的档案能够达到以假乱真的程度，因此人力资源部必须仔细审查，结合档案所载内容对职工进行全面对照检查，严格考察专业技术能力、真实外语水平以及学历、学位证书等硬性规定内容。发现弄虚作假的舞弊人员，给予严厉惩处，警告、退档处理，必要时予以辞退并诉诸公检法机构进行审查，全面保障社会公平性，使通过正规渠道考试、付出艰辛努力获得成就的职工坚定信念，相信党和国家的领导，在工作岗位上切实做出成绩，对得起人民的期待。

2.3提高人事档案管理人员综合素养

人事档案管理工作看似轻松，实则干系重大。人力资源作为机关事业单位无可替代的重要资源，不仅关系着单位的生死存亡，还与社会是否能够稳定运行息息相关。因此提高人事档案管理人员综合素养，深化责任意识，确保人事档案不出现任何差错。单位领导需要对管理人员阐述如下观点：第一，人事档案是职工最重要的证据，具有法律效力，当员工出现困难或人身意外时，人事档案能够起到相应作用，帮助员工获得应得的保险、社会补助等生活所需。第二，为了保障机关单位纯洁性，防止不当竞争等行为，人事档案未经授权任何人不得接触，使职工个人的过往信息得到有效保护。除了在思想上提高管理人员觉悟外，单位领导还应该从福利待遇等方面向管理人员释放积极信号。社会工作分工不同，没有高低贵贱之分，机关事业单位内部岗位组成都有其无法替代的作用，增强人事档案管理人员责任心，充分保证档案信息安全的同时按照规定参与职级评定、岗位提升，使管理人员充满信心、认真工作。

2.4人事档案管理信息化

人事档案在人们印象中，是一份棕色的档案袋，装满一份份文件材料。在长期储存过程中，受纸张质量、笔墨挥发等因素的影响，会发生字迹逐渐模糊不清、导致信息丢失等情况，如果发生在某些重大事项上，会给当事人带来极大的麻烦，在战争时期，我党很多地下党员的档案丢失或记录不详，在回归组织的过程中历尽千难万险。现代社会，必须应用信息化技术，使悲剧不再重演。通过计算机设备与互联网技术，将纸质档案所载内容通过扫描等方式直接录入计算机系统，避免人工录入出现偏差。档案保管过程中需要注意定期备份，避免计算机出现故障导致文件丢失。还需特别注意权限设置，采用层级加密技术保存人事档案，未经授权任何人禁止登陆管理平台。在单位网络设置防火墙等防护措施，阻止黑客或不法分子盜取人事档案，切实保障信息安全。除此之外，通过信息化管理进行信息筛选，能够快速选拔能力出众的人才，补充进干部队伍中，使机关事业单位稳步发展。

结语：

人事档案在机关事业单位人力资源管理中具有不可替代的作用，机关事业单位应该引入信息化技术，加强人事档案管理力度，丰富档案内容，掌握职工更多真实信息，提高管理人员综合素养，对职工做出全面客观的评价，选拔出堪当大任的人才。

参考文献：

[1]张苗.人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].中外企业家，2019 （23）：130.

[2]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报，2019 （08）：299-300.

作者简介：马健（1982.06--）男，籍贯：山东省泗水县，学历：本科，毕业于山东省委党校，职称：助理馆员，研究方向：机关事业人事档案管理。