基于HIS系统的医疗财务内部管理探讨——以孝义市人民医院为例

■韩侯娥

（山西省吕梁市孝义市新义街孝义市人民医院）

医院信息系统（HIS）是一个复杂而庞大的现代化信息管理系统，包含门诊、住院、财务、人事、挂号、收费、药品等多个子系统。HIS系统已成为医疗行业业务驱动，流程整合与服务能力提升的核心引擎系统。近年来，随之互联网+医疗的不断推进，HIS系统不断升级。在业务流程不断被重组的过程中，如何合理调整业务流程并随之完善内部控制流程，规范财务管理，防止差错和舞弊，合理保证医疗收入信息真实可靠、完整及时，就成了收费管理需要思考的首要课题。本文从门诊收入和住院收入两个流程讨论如何基于 HIS系统进行医疗收入的内部控制。

1 门诊收入流程控制

1.1 严格岗位授权制，做到不相容职务相分离

根据根据内部控制规范的制衡性原则，按照“不相容职责相分离”的控制原则，运用 HIS 系统的授权管理程序合理分配各个工作岗位的权限，未经授权任何人不得越权操作，退费权限的设置按照“谁收谁退”的原则，窗口收费人员不得兼任稽核岗。不同岗位之间职责分离，互相牵制又分工协作。收费岗每天轮流设主班负责结账、次日副班负责交款。

1.2 严格收入稽核制，做到账目日清日结

收入发生当日由当天主班汇总各收费员的日结数，利用表间项目的对应关系核对日报表的正确性，检查当天发生的所有业务是否均已日结；收入发生次日由稽核员调取对账平台的微信、支付宝数和前一天的 HIS 报表相核对，并登记“微信、支付宝对账”台账；月终由负责人整理当月出纳签字的交款单，汇总当月交款总数，再次利用勾稽关系进行收入稽核， 以确保当月发生的业务均已日结、汇总、且及时上交财务；汇总当月 POS 收入和银行到账数核对相符；将“微信、支付宝台账”和对账平台数核对相符后，上报财务和银行到账数相核对；调取当月交款报表中的“医保刷卡数和基金统筹数”和医保报表核对相符。

1.3 严格退费流程控制，做到应收不漏

根据挂号费、检查治疗费、药费的不同性质实行不同的流程控制。

（1）挂号费以“病人是否实际就诊”为控制标准，将控制流程嵌入 HIS 系统，由系统自动识别退号的合理性。

（2）检查治疗费的退费流程：通过 HIS 系统的授权功能和退费审批联合控制。

（3）药品退费的流程：通过业务授权功能实现药房和财务联合控制。

（4）退费期限：系统设置退费期限 10 天，超出期限的费用，收费系统无法退费。

（5）退费审核：每天，由稽核员打印前一天的退费报表和退费发票核对，确保退费报表中的每一笔退费都有签字审批且完整的退费发票相对应。

1.4 严格发票补打功能的控制，做到防微杜渐

原则上“一笔业务只能打印一张发票 ”， 但有时系统或打印机会发生故障，会使打印发票失败，需重新打印，但因此也增加了舞弊的风险。通过嵌入 HIS 系统相关功能，实现发票补打的时间限制（3 分钟）和补打次数限制（1 次）是门诊收入完整性的一个不可或缺的流程、也是规范使用发票的一个有力保证。

1.5 严格现金管理流程，保证资金的安全完整

门诊收入都是即时发生、款项即时结清的，现金管理尤为重要。目前，门诊收入实行主班结账、副班交款，当天预交、次日交表， 按时结账、对账、按时交款的流程，各流程环环相扣，账目日清日结。

2 住院收入流程控制

住院部是**医院最早实行信息化管理的科室，从1999年起就开始电算化管理，但由于惯性思维的束缚，十几年间对数据的信息化管理，仅限于输入阶段，每日结账货币资金只和连续编号的单据（押金条和结算单）汇总数核对，不和HIS系统的报表数核对；内控流程停滞与手工时代。对 HIS中的数据管理输入即止，没有进一步的跟踪核对和数字分析工作，特别是住院病人的发生费用录入系统以后，既无单核对，又无后续的管理措施。导致 HIS 系统中的收入信息和财务核算系统的信息不能完全对称。

根据内部控制原则，逐渐完善了住院收入控制流程。实现了从单纯的制度控制，到制度控制和系统控制相结合的转变。

2.1 完善信息化管理

（1）操作员结账启用“日结单”。操作员一日终了，对自己一天的业务日结且日结汇总数 要和连续编号的单据汇总数核对相符，做到账帐相符，账款相符后交住院部出纳。

（2）出纳交款启用“汇总交款单”。每日终了，出纳打印“汇总交款单”和“操作员日结单”、 连续编号的押金条、费用结算单核对相符，在帐账相符的基础上，做到账款相符后交财务。

（3）数字分析核对。运用勾稽关系、试算平衡对报表的历史数据（2016 年 4 月 1 日前）进行核对和分析，找出系统原因或不规范操作造成的失真数字，通过科学方法对系统报表进行了调整更正，保证了系统中历史数据的真实性。

首先找出存在的问题：

①作废结算单引起的问题：病人办理出院结算以后，因为计费错误等原因作废发票重新结算，导致费用错误问题，影响病人再次出院手续的办理和在院病人费用的正确性。

②护理站计费时间的不正常变动导致费用发生的时间和入账的时间不一致，导致系统信息失真。

③出院结算流程的不合理，导致病人办理出院的同时，还有费用发生。致使部分费用留在在院库中形成漏费。

④病人办理住院以后发生退院，没有在系统做退号处理。

⑤胰岛素笔头等材料，入库时按材料费归类，发生时按西药费记账，导致患者出院结算时，系统无法识别该笔费用，患者办理了出院结算后，该笔费用形成漏费留在在院库中。致使月末在院病人人次和“应收在院病人医疗款”数字失真。

其次是针对存在的问题规范流程：

①重新设置出院流程：由原来的在住院收费处的出院系统“通知出院”，改为由护理站审核费用完整后，在护理站“通知出院”，住院部收费处只负责结算，如果护理站没有“通知出院”，住院部无法给病人办理出院手续。有效避免了出院结算和护理站计费同时进行的漏费现象。

②病人办理住院以后，如果发生退院，要在 HIS 系统先做退押金和退号处理；避免了患者已退住院还有信息留在在院库中，导致“预收医疗款”HIS 信息错误的问题。

③规范物资归类，如胰岛素笔头等材料重新归类入材料库，由科室领用，病人使用该材料不再通过开具处方计费，而是通过护理站计费。

④通过在 HIS 系统嵌入流程，保证了护理站的计费时间和系统时间保持一致。

⑤通过在 HIS 系统嵌入流程，限定了出院发票的作废期限（三天），超出期限系统将无法进行作废发票的操作。

（4）对“未结押金”实行信息化管理。在 HIS 系统历史数据真实可靠的基础上，取消了“预收医疗款”明细账的手工核算，取而代之信息化管理。

2.2 追踪分析发生费用

利用试算平衡等专门方法对住院病人的发生费用进行跟踪分析，并登记“应收在院病人医疗款日记账”。

2.3 核对勾稽关系——对出院病人结算费用的收入稽核

（1）当日稽核：出纳每日结账，打印“住院部交款汇总表”和操作员日结单 、连续编号的单据汇总数、货币资金（现金、银联、支票）核对相符； 将“住院部交款汇总表”中的医保基金统筹数和“医保报表”核对相符。

（2）次日稽核：业务发生的次日，由负责人调取“住院部交款汇总表”中的“结算费用”、“患者出院档案”的出院费用汇总数、 “分科分项统计的结算收入报表”，并核对相符，以确保核算日出院病人结算费用全部日结并上交。

（3）月终稽核：月终由负责人再次核对各报表间的对应关系，核对 POS 收入、核对医保基金统筹数。

2.4 月末盘点，编制住院部月报表(见表1)

表1 住院部月报

可以说“住院部月报”是一张验证住院系统运行正常与否的健康体检表，表中的“期初数”和“期末数”是月末时点数，“本期增加”和“本期减少”是一个月的期间发生数，在勾稽关系核对无误的基础上，通过表中数字的平衡关系，检验系统数据的正确性。并将表中“未结押金” 余额和财务“预收医疗款——住院押金”的月末余额核对相符，“未结费用”余额和财务“应收在院病人医疗款”的月末余额核对相符，做到了 HIS 信息和财务信息的对称。并将在院人次的月末余额和实际住院病人比对，分析离院未结账病人不结账的原因，和护士长联合催账，尽量减少病人出院不及时结账现象。

3 结 语

随着 HIS 系统的不断更新和升级，支付方式的不断增加，门诊业务和住院业务流程不断被重组，根据内部控制的适应性原则，内控流程也应该不断升级和完善。才能更好地适应医院发展和管理的需要。