信息化视角下高职院校人事管理机制改革路径研究

朱晓芸 李欣

[摘 要]本文总结了高职院校人事管理信息化工作存在的问题，即对信息化认识不足、信息化建设人事素质较低和信息化建设管理水平较低，并提出了准确定义人事管理信息化的工作内容，重视人事管理信息化建设工作，全面推动人事管理信息化建设和构建“多方复用”的人事管理信息化平台4条改革路径，这对提高人事工作效率，改革高职院校人事管理机制，促使高职院校建设整体水平有效提升都有重要作用。

[关键词]信息化;人事管理;高职院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.06.107

[中图分类号]G717[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）06-0-02

0     引 言

师资队伍是决定高职院校能否存活、发展和脱颖而出的重要因素，是高职院校赖以生存、发展壮大的决定性因素。人事管理工作是一个学校日常工作的核心，高职院校由于体制、经费等与公办院校存在较大差异，行政管理人员一直不够充裕，而高职院校人事管理工作又存在事务繁杂、牵扯面宽、信息量大、重复率高的特点，经常需要完成数据录入、核验、统计分析、导出上报等工作。人工手动模式不仅效率低下，而且由于员工经常需要在不同板块填报相同的数据，会产生负面情绪，易导致上报数据不认真，出现数据不闭合的情况。虽然很多高职院校已经开始在人事管理方面采用了一些信息化技术，也取得了一定的成绩，但由于相关理念和技术问题，整个人事管理工作未见大的起色。

1     高职院校人事管理信息化现状

1.1   对信息化工作认识不足

虽然现在很多高职院校已经开始信息化校园、智慧校园建设，开始尝试使用信息化手段进行人事管理，但整个观念还较为落后，对人事管理没能及时进行调整，还是将人事管理等同于员工招聘或档案管理乃至后勤管理，将信息化等同于使用电脑和网络办公，没有系统、完善、統一的人事管理机制和体系。这种人事管理观念已经不能适应高职院校的发展需要，必须根据时代需求，及时做出调整。此外，绝大部分高职院校对人事管理信息化的认识还处在一个初级阶段，即只要信息录入了电脑，实现了信息数据化，就算信息化工作完成了。但人事管理信息数据化只能提供查询、统计等辅助功能，最终起决定性作用的还是人事专业。高职院校对信息化工作的认识要看到其工作的本质：人事管理信息化建设工作不能只停留在信息数据化和网络化阶段，要让其成为人事管理的一种重要辅助手段，依托整个管理机制，发挥更重要的作用。

1.2   信息化建设人员素质较低

高职院校要做到智慧校园，做到学校信息系统达到较高水平，就一定要建设好人事管理信息系统，为学校提供方便、快捷的查询手段以及实时、充足的管理信息，为学校发展提供保障。目前，高职院校人事管理效率低、数据更新慢、保密性差、查找时间长，给人事管理带来了很多不必要的困难。这种信息化管理水平低下的可能因素如下：一是高职院校中负责人事管理的员工很多是老职工甚至是快退休的职工，自身信息化水平很低，更谈不上人事管理的信息化水平，缺乏针对性的学习和训练。由于高职院校的人事信息化管理工作量较大、数据处理较多、数据更新维护较繁重，建议高职院校的人事管理信息化建设工作由专业人士负责（或至少配备一名专业人士），这样才能快速满足工作需求，提供准确的信息，保证高职院校人事管理的信息化水平和高职院校人事管理工作的效率。二是在人事管理信息化工作的建设中，存在人事管理工作流程与信息化建设技术冲突的问题。由于高职院校人事管理标准、手段、方法和企事业单位乃至普通高校都存在不同，针对同一项业务具有较大的差异性，不能套用企业常见的人力资源管理信息系统，而高职院校人事专员不了解信息技术、信息技术人员不了解人事工作，因此高职院校人事管理信息化系统的研发工作就会存在很大的难度，推行进程相对缓慢，想要缓解这个问题，需要提高人事专员的信息化能力，同时也要加强与技术研发人员的沟通。

1.3   信息化建设管理水平较低

由于对人事管理信息化管理认识不足，很多高职院校没有对信息化管理进行统筹安排和系统规划，几乎没有信息共享和统一管理，数据孤立，每个部门各自为政，都建设了本单位或本板块的信息系统，而这些信息系统只能满足本部门的数据查询功能，无法实现不同部门间的信息共享，形成事实上的信息孤岛，数据利用不充分，且容易出现数据重复计算或不一致的情况，加上人员素质不高，系统数据更新和维护较慢，缺乏准确性和时效性，给数据的统计分析利用带来了很大的不利影响。这就要求高职院校做好顶层设计，将人事管理信息系统从一开始就设计为“多方复用”的管理信息系统，系统端口能与不同的职能部门实现无缝对接，避免信息孤岛的弊端，实现人事管理信息资源共享，从而真正发挥人事管理信息化的优势。

2     高职院校人事管理机制改革路径

2.1   准确定义人事管理信息化的工作内容

要把高职院校人事管理信息化工作做好做顺，首先要准确界定人事管理的工作范围，不能把所有的工作都放入人事管理这个篮子里。人事工作信息从管理内容来看，可分为内部信息与外部信息，两者相互影响相互促进;从工作职能来看，可分为工资信息、人事档案信息、员工业绩信息、基本人事信息以及政策信息;从信息的存储形态来看，可分为纸质信息与电子信息。这些信息是高职院校开展人事管理信息化工作的重要依据，学校在工作界定、分类和管理中要制定好标准，对收集到的信息进行准确分类，合理规划人事管理内容，有效推动人事管理信息化工作顺利高效运行。

2.2   重视人事管理信息化建设工作

首先，重视人事管理信息化建设工作，教职员工要有自觉学习的意识，要主动将信息化与自身工作结合起来，而不是面对新事物采用敷衍甚至拒绝的态度。其次，做好顶层设计，将人事管理信息化建设工作定位于服务学校整体战略发展的重要推手，要高屋建瓴，在整个系统建设初始就精准地、预判性地从整体上进行架构设计，将应具备的功能和业务流程尽可能设计周全。再次，要加强人事工作者的业务培训，从学院到系部整体推进人事管理信息化建设路径研究，从而达到加强信息化专业队伍建设目的。最后，要建立人事管理信息化服务机制，整合教科研、电教、信息、网站、设备等专业机构力量，构建技术服务机制;完善组织领导体制，对信息化工作进行规范化管理，构建制度服务机制。

2.3   全面推动人事管理信息化建设

高职院校通过建章立制来切实全面地推动人事管理信息化建设和管理，实现人事管理的科学化、智能化和信息化发展，先搭建基于网络的、符合高职院校实际的方便实用的信息交换平台，在日常办公中鼓励使用信息化管理系统，让教职员工养成使用信息化办公的习惯。从一般的材料提交和申报，到后期的教职员工的基本信息管理、职称申报评聘管理、绩效考核、工资福利、培训、招聘专兼职教师等都要使用信息化平台，尽量做到无纸化办公。同时学校应意识到人事管理信息化工作不仅仅是人事处的工作，每个二级学院系部都应有信息管理员，要加强对人事管理员工的信息化培训，提高他们的业务水平、认知态度和综合技能，他们只有熟练地应用信息化平台，做好业务流程，才能真正提高办事效率和办公质量。

2.4   构建“多方复用”的人事管理信息化平台

人事管理信息化平台至少应包括基本信息、奖惩信息、培训学习、教学工作、科研工作、社会服务及年度考核等和人事管理密切相关的版块。这样才能满足高职院校人事工作多样性、复杂性、多元性、特殊性、动态性等特征，将以往传统业务的条块串联起来，重点解决信息孤岛、各自为政、重复建设、实际效率低下的问题。根据上述相应的版块，首先由职工自己填写、申报各项数据，再分别由归口部门进行常规业务审核，校级最终审批，这样可以實现各类信息“一次填报、多方复用、一体管理、互认共享”。这个人事管理信息化平台应具备手机APP功能和网页功能，实现数据查询、审核、监督和决策功能，做到数据无线上传，及时更新。

3     结 语

随着互联网、云技术的不断发展，信息技术对工作生活的影响越来越大，国家对高职院校也提出“数字化校园”“智慧校园”的工作要求。在这个背景下，高职院校在开展人事管理时，也要朝着信息化的趋势发展，分析人事管理策略中存在的问题，加快高职院校人事管理机制改革步伐，这是人事管理发展的必然趋势，也是当前高职院校发展的客观需要。

主要参考文献

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