人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理

王宏　王巍

摘 要：人事档案是企事业单位的人才库，记录着人事调动轨迹及重要的人事关系，相关档案的纠纷屡见不鲜，人事档案管理部门在纠纷发生时常因权益的争执被迁入其中。本文对人事档案纠纷的类型、存在问题、人事档案管理的应对等问题进行了探讨，以供参考。

关键词：人事档案 人事纠纷 企事业

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）03-00-01

人事档案管理是人力资源管理能力的重要体现，关系着员工的职业生涯。随着时代发展，人事档案管理暴露出的问题呈上升趋势，给社会和国家造成了消极的负面影响。强化人事档案的管理工作，减少人事档案纠纷是促进企事业单位良性发展的重要课题。

一、人事档案纠纷类型

1.扣档

我国法律规定，企事业员工调动工作需解除与原单位的劳动关系，合同解除后原单位需在规定时间内调出其人事档案并移交新单位，未确定新单位的，人事档案暂由户籍所在地劳动部门保管[1]。原用人单位以违约金、培训费为由扣留员工人事档案的行为均属违法行为。用人单位应积极配合中断劳动协议的员工开具相关证明，为调离的员工顺利完成人事档案的未来归属开辟畅通的办理路径。而目前，“扣档”成了不少企事业单位防止人才流失的手段，影响恶劣，人力市场配置受到影响，促使了人事档案纠纷的发生。

2.弃档、遗档、死档

弃档是员工自行放弃档案的行为，这种行为多因员工工作调动频繁或赴异地就职过程中，保管不当的遗失、变动手续未及时得到办理而超过了规定时限等造成，尤其是在大学生求职的人力市场搁置现象较多，给当事人未来使用人事档案造成阻碍。人事档案管理部门对这些下落不明的档案无法进行有效防控，而纠纷也随之而来。人事档案离开管理部门的手续要严格按照规定执行，清晰记录人事档案的出入库痕迹，给排除人事档案纠纷的被动立场收集有力证据。

3.重建档案

用人单位在利益的驱动下，对人才的原始档案忽略不计，对人事档案的唯一性认知淡薄。劳动者也因原单位办理调离手续的不顺畅而配合用人单位重建档案，法律意识不强的劳动者误认为“重建档案”可以使人才流动自由，且不知这样的行为严重扰乱了人力资源市场，造成“一人多档”“人档混乱”的局面。重建的档案得不到人事档案管理部门的认可，纠纷在所难免，员工应该提高人事档案管理知识，了解人事档案的重要性，避免档案纠纷的发生。

4.假档

为了自身需要而捏造个人经历、篡改个人信息、偏离事实轨迹都是假档中惯用的人事档案违法行为。人事档案是劳动者的经历证明，是聘用单位了解人才的重要依据，人事档案的真实性对劳动者的职业生涯有着重要意义，虚假的人事档案会带给劳动者巨大的负面影响，严重丧失了个人诚信，甚至承担刑事责任，给用人单位的人才管理埋下隐患。更是将人事档案纠纷提升到法律层面，给当事人造成难以挽回的损失。

5.失档

档案管理人员是人事档案管理中的直接管理者，与人事档案文本接触频繁，在档案传递过程中，转档方式不当、阅档程序违规、管理人员疏忽等造成档案的丢失。人事档案一旦丢失便难以找回，当事人的一切信息将不复存在，给当事人的未来求职、调动、退休、社会事务等都造成极大不便。失档的人事档案纠纷是及其严重的[2]。

二、人事档案管理措施

1.健全人事档案管理机制

首先，建立考核制度是长效管理机制最有效的方式，固定时间对档案管理人员进行检查并考核工作成果，按劳分配。绩效工资也是激励和调动员工工作积极性的有利形式。其次，分级分类管理档案也是有效的健全机制的建议，如：档案资料中，不同类型的人员有着各自不同的特点，一线管理人员负责将其基本素质能力、社会责任和突出业绩进行收集;管理中层则提取其管理能力与经验成果;专业技术人员应对学术贡献和专业技术方面作重点提炼。匹配不同单位的需求，提供精准的人员档案信息。对于有疑惑的档案信息和过时、无价值的信息剔除，提高整体人事档案人员的管理能力，将人事档案管理机制提升一个层次。

2.细化充实人事档案内容

人事档案是人力资源的重要信息库，充实和细化人事档案的内容，可以更加全面的获得劳动者的状況信息，达到人力资源管理的需求。实际工作中，员工的个人信息不断发生变化，考核的过程和结果、培训的层次与成果、奖罚的记录等都要详细填充入档，与现代化分类系统相结合[3]。细化人事档案要重视档案信息的及时性，将个人的历史信息与补充的最新信息全面反映进来，客观的评价和记录员工的工作能力与思想素质水平。

3.人事档案管理的信息化建设

计算机网络时代的全面普及，给各行各业带来了极大的便利，尤其对收集数据、精细化管理提供了快捷有效的提高，传统的档案管理方式已逐渐淡出我们的工作环境。借助计算机技术可以使人事档案管理实现精细化、自动化和动态化。人事档案管理在网络平台上的建立，使人事档案管理的访问、查阅、填充、调取等流程简化，工作效率大幅度提升，保密性和保存性更高。

4.提高人事档案管理人员的素质

企事业单位的人事档案管理的本质还是人的管理，在新时代飞速发展的环境下，人们的思维方式也在悄悄的改变，传统的管理模式已不顺应时代的要求。为此，引进和培养高素质人才是时代发展的需要。在企事业单位内部进行员工培训，提高人事档案管理人员的专业水平，熟悉工作流程，学习新设备新技术的使用方法;组织员工参观学习优秀企业的成功经验，培养出与新时代高标准相符合的高素质人才队伍，整体提升人事档案管理工作的效果。

总结

综上所述，我国企事业单位人事档案工作的管理水平和思想境界直接影响着人事档案纠纷的发生率，人事档案管理在人力资源管理中有着举足轻重的作用，促进着人力资源管理水平与质量的提高。企事业单位要根据实际情况，分析人事档案管理工作中存在的问题，提出高效可行的解决办法，总结人事档案纠纷的成因和规避纠纷的有效措施，充分发挥人事档案管理在人力资源领域的作用。

参考文献

[1]白建兵.我国企事业单位人事档案管理构架档案与纠纷研究[J].办公室业务，2019（17）：145.

[2]张哲冰.事业单位人事档案纠纷与档案管理新途径探究[J].中国管理信息化，2015，18（18）：196-197.

[3]夏琴心.人事档案纠纷与我国企事业单位人事档案管理[J].兰台世界，2013（14）：4-5.