关于信息化条件下会计档案管理的思考

刘玉红

【摘要】本文基于对目前中小企业会计档案管理实际状况的调查，结合近年来“互联网+”行动，基于互联网的新业态、新模式，对信息化条件下会计档案管理提出几点思考。

【关键词】信息化  会计档案管理  现状  思考

一、会计档案管理现状

信息化时代，会计档案管理需要适应现代化企业管理运营要求的高度自动化、智能化，高技术硬件、软件，高效率的网络共享数据库支持的会计档案管理平台，为企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息发挥更大作用。为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案， 2015年12月11日，中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号发布修订后的《会计档案管理办法》，自2016年1月1日起施行，在贯彻落实《管理办法》的过程中，仍存在企业对会计档案管理工作重视不够，或会计档案管理混乱等，对《管理办法》中肯定的电子会计档案等理解不深入，落实上存在较大偏差。

（一）对会计档案管理工作重视不够

部分企业负责人、财务人员对《会计档案管理办法》仅停留在学习上，没有真正认识此项工作的重要性，把工作重点放在账务、预算、报表等方面，忽略对文件材料的汇总、整理和归档。不配备专职档案管理人员，甚至出现出纳会计兼管会计档案管理，违反有关规定。将会计档案管理工作作为一项不重要或可有可无的事情，沒有将政策文件向领导转达到位，导致企业从上到下对会计档案管理工作忽视，会计业务与会计档案管理水平相脱节。

（二）会计档案管理制度落实不到位

一方面制度执行不到位，尽管国家及有关制度日趋完善，真正落实的时候仍会产生很大的差距，主要原因是责任人的思想认识不到位，存在重主业，轻档案管理的思想，侥幸心理比较严重，监管流于形式。二是岗位职责不清，责任心、意识性不强。存在问题的公司大都对会计档案管理岗位职责认识不清，调查发现，问题单位很少将责任心强、干事创业能力强的人员安排会计档案管理。要实行分级管理，管理人员各司其职，对于不同岗位赋予不同的权限，严格岗位责任制，加强相互监督和约束[2]。

（三）监督检查、处罚措施不得力

制度的落实是否到位，很大程度上取决于检查、监督处罚力度是否到位。会计档案管理工作要同其他会计工作一样，进行监督检查，发现制度执行不到位的方面，完善并整改，修正工作流程，对落实主体责任不力的，没有问责机制或问责、处罚的力度不够，会计档案管理标准不明确，要求松、措施差，没有常态化的系统监管机制。

二、提升会计档案管理水平措施

（一）转变人员思想观念

会计档案管理的关键同样是人，提升会计档案管理水平就是要在工作中有所转变，增强会计档案管理现代化意识，转变价值观念上的主仆颠倒的错位状况，增强服务意识，站在服务对象角度思考，在思想观念上实现大转变、大提升，打破原有的思维定势，全体员工都要进一步认识到信息化档案管理工作的重要性，积极参与到档案管理工作中来，建立科学、系统的管理体制，为会计档案管理创造前提条件，提供保证和动力。档案管理人员必须加强专业知识技能的学习和更新，不断跟上时代的步伐，适应形势发展，建立基于网络与信息几件事的会计档案管理平台系统，实现资源共享，提高企业会计档案管理水平。

（二）强化制度约束力

知识和制度使社会制度得到建立，使人类越来越走向文明。张五常在华中理工东西作了一场《产权为何重要》的演讲指出，制度安排的不同将导致收入分配形式的改变，从而资源的分配就会改变，随之，经济发展速度和绩效也会改变，从更小的层面来说，企业的制度保证企业各项管理工作依据既定的“轨迹”运行，最大限度避免偏离目标和规避风险，为企业整体的协调动作提供保障，档案管理工作管理流程逐渐复杂，团队协作要求越来越高，要求会计档案管理制度成为企业成员共同遵守的管理规则和操作流程，采取成熟的技术提高档案管理的流程和程序，立足于信息化建设，切实转变工作质量，从而为庞大的企业有机体的协调动作提供保障。

（三）加大投入加强监管

大多数企业里，会计档案管理已经成为日常经营管理过程中的一个相对薄弱环节，一方面管理不够规范，没有完整体系，信息化缺失，另一方面硬件设施较差、不够完善，会计档案管理分散，设备、设施基础差，达不到档案规范管理的档案库房、调阅室、档案人员办公室三分开要求。只有充分利用好会计档案信息资源，才能使企业整体信息资源得到共享，企业需要加大档案管理投入，夯实会计档案管理基础，建立起完善的会计档案管理体系，使之有利于企业在决定其发展方向时决策更加科学有效。

本世纪90年代以来，信息技术不断创新，信息产业持续发展，信息化对经济社会发展的影响我们历历在目，信息化正在将社会变革持续推进，每一个企业都要更加重视信息化带来的重大变化，更加清晰自身的发展目标，把握住信息化发展带来的新机遇，力争跟上时代潮流，信息化条件下会计档案管理是提高企业效能的重要手段之一，加快信息化会计档案管理是企业的内在需求和必然选择。随着信息化广泛应用到企业管理流程中，必然要求会计档案管理实现信息化变革，但这并不是一朝一夕就能完成的，是一个从耕耘到收获再到耕耘的转变过程，需要长期的不懈努力去完善。

参考文献：

[1]周艳荣. 信息化背景下的事业单位会计档案管理[J].现代营销（经营版），2019：173

[2]郝丽艳. 浅谈完善会计信息化档案管理的措施[J]. 科教导刊（电子版）， 2017：154.