新时期电力工程总承包项目档案管理分析

朱仙林

【摘要】由于电力工程总承包项目档案是对项目建设全过程的真实记录，同时也对机组投产之后的正常运行维护方面的工作有直接的影响，因此做好电力工程总承包项目档案管理工作是电力工程建设过程中一项主要工作内容。本文针对电力工程总承包项目档案的管理工作展开了简要的探讨分析。

【关键词】电力工程;总承包项目;档案管理

在近几年的发展过程中，我国部分设计企业正在逐渐向工程公司转型，在电力工程建设过程中，设计企业能够充分发挥工程设计的主导作用，同时能够对建设工期进行有效的控制，有利于保证工程质量，从而受到到很多工程团队的关注。同时，也正是由于设计企业的工程建设工期短、投入成本低、工程质量高，使得许多建设单位在选择总承包方时，会优先选择设计企业。在电力工程建设过程中，应根据我国相关法律法规的具体要求，结合具体的电力工程实际情况，开展工程总承包项目的档案管理工作。

一、工程总承包档案管理的特点

（一）档案管理内容复杂且范围广。由于工程总承包方将电力工程项目的建设全过程进行了囊括，同时总承包方承担了较多的责任和义务，在电力工程项目建设过程中会产生很多的总承包方案，并且来源十分广泛，因此在电力工程项目施工过程中会产生大量的文件材料，例如工程招投标、项目立项、竣工验收等资料。

（二）档案管理参与单位较多。在工程总承包档案管理工作中，管理工作不能仅仅依靠某一个部门完成，需要各個相关部门共同合作，从而确保档案管理工作顺利完成。由于工程总承包项目中存在着较多的参建单位，而各参建单位之间存在着行业以及性质上的差异，如果想要促进档案管理工作顺利完成，就需要相关部门积极参与，有总承包方对各个分承包的档案管理工作进行指导，从而有效完成整个项目的档案管理工作。

二、档案管理工作开展中应当注意的问题

（一）提高对档案管理工作的重视度。在电力工程建设过程中，由于部分参建单位的相关人员对档案管理工作的重视度不足，在相关的工程合同中，有关档案管理的条例较少，部分工程合同中甚至没有提及档案管理，参建单位通常只注重电力工程施工质量和施工进度，对档案管理工作没有足够的重视，通常都是在工程竣工期间才想起对工程档案进行验收，从而导致后期资料移交工作出现问题，导致参建单位与建设单位之间出现了很多问题，影响了后期总承包项目的工程收款工作进度。

（二）工程总承包项目档案管理意识薄弱。部分工程总承包项目档案管理工作中相关人员通常认为档案工作人员只是简单的收发文工作，项目部通常会临时聘用一些对档案专业知识没有深入了解，并且对档案管理工作没有基础的资料员，进行档案管理工作，然而实际上，工程总承包项目工期较长并且要求专业性较高。监理人员往往在工程建设过程中将大部分精力都放在了质量、进度以及目标上，忽视了档案管理工作。由于文件资料的种类繁多，内容复杂，如果监理人员缺乏专业的档案管理技能，很难做好档案管理工作。部分总承包项目单位中没有设置专门的监理档案人员，而是采取一人身兼多职的方式，这种工作模式下监理档案人员通常需要应付更多的日常事务，在监理档案方面没有过多的精力与时间投入，往往会忽略项目工程前期的资料收集，从而导致相关文件资料的缺失，最终使得移交档案的质量差，并且档案文件的真实性和准确性也达不到相关规范要求。

（三）确保档案工作与工程建设同步进行。要求档案工作与工程建设同步进行，简单来说，就是要求项目文件的收集整理以及归档和验收工作，要与项目工程的勘测设计建设施工以及竣工验收工作同步完成。为了在电力工程建设过程中实现工程总承包项目中的档案管理工作与工程建设同步进行，相关部门可以适当采取将工程分步移交的方式，尽可能避免由于移交档案的时间紧迫且档案数量大，从而导致工程档案准确率、完整率下降等问题出现。

（四）要建立起档案信息化管理平台。现如今，信息技术高速发展，在电力工程建设过程中总承包单位也应当积极建立工程项目档案管理系统，将档案信息录入计算机数据库并对档案系统进行网络化的监控，同时对各个分承包单位的档案资料进行整理和分类，实现档案资料的信息化管理，建立起档案信息化管理平台，提高档案管理工作的管理水平。

三、电力工程总承包项目档案管理工作的要点分析

（一）明确各个参与方的职责。在电力工程建设施工过程中，相关人员要结合工程总承包的特点，对总承包方和分承包方进行职责明确。一般来说，总承包方的责任主要分为两个方面：一方面，要采用合理的措施对分承包方的档案业务进行监督指导;另一方面，要对自身的档案材料进行收集整理，同时要接收分承包方的档案资料，并将档案资料移交给业主。分承包方应当将管理工作的内容加入到工作责任制度中，同时要将文件材料的收集管理工作纳入工程建设计划中，确保档案工作和工程建设工作同步进行。

（二）完善相关规章制度。在工程总承包项目中存在着很多的参建单位，并且参建单位具有较大的流动性，并且企业之间存在着性质以及行业之间的差异，因此企业之间的管理规范也存在着一定的差异，这就需要总承包方根据国家相关法律法规对工程总承包项目中的相关规章制度进行完善，同时规范档案管理工作。同时在工程项目中，要明确档案管理职责，设立专门的档案监理人员，对监理档案的收集范围以及档案的分类和保管期限进行明确，从而确保档案管理工作高效完成。

（三）建立全过程管理体系。通过总承包单位以及项目建设施工监理等单位的全方位参与，对工程建设实施事前介入、事中控制以及事后验收的全过程控制管理模式，这一管理模式能够很好地将档案管理工作贯穿于工程项目建设的全过程。首先，项目在前期准备阶段应当预先谋划。从项目工程立项开始，总承包单位就应当将档案管理工作规划在工程建设过程中的重要组成部分中，尽早开展档案文件材料的收集整理工作。项目总承包单位应当根据工程建设的实际情况，结合建设单位的工程施工进度，制定初步的工程档案管理工作计划，建立起完善的档案管理工作制度，确保各个分包单位以及总承包单位的各部门在文件材料的积累和整理、归档工作过程中有据可依，同时也要将档案管理工作纳入合同中，要在合同中对档案管理工作的细节进行明确。其次，在项目施工阶段进行实时监控。在电力工程项目建设过程中，相关人员要将档案管理工作融入工程建设工作的全过程中，提高对档案管理工作的重视度，总承包单位在对工程质量进行检查的同时，也要对档案资料进行检查，在对工程进行验收时应当对归档文件材料的完整度以及整理质量进行验收。总承包单位应当将档案资料的形成、整理和归档工作纳入工程建设的计划管理工作中，同时也应当将档案资料管理工作纳入施工管理考核范围中。电力工程的各个施工阶段完成后，各个分承包单位应当根据相关的规定，将整理好的档案资料及时移交给总承包单位，并有总承包单位的档案室管理工作人员认真检查确认合格后进行验收，如果分承包单位的档案资料不完整、不准确或者不符合规范，必须进行相应的调整之后再重新归档。这一举措能够充分保证档案资料的完整性以及准确性。最后在项目竣工阶段要对档案管理工作进行总结反馈并移交。总承包单位在供电工程项目竣工之后要对工程档案资料进行专项研究，及时解决在验收过程中发现的问题，及时完善档案资料，提高档案资料的质量。在工程结束之后，总承包单位应当根据相关规定，将电力工程建设过程中产生的所有档案资料向业主以及生产运行单位移交并办理相应的手续。

四、结语

近几年来，总承包单位不断拓展工程总承包市场，在工程总承包项目管理工作方面积累了丰富的经验，然而工程总承包项目中的档案管理工作却存在着一定的问题，对总承包项目后续的收款工作有一定的消极影响。工程档案管理工作是总承包项目管理工作中的重要工作内容，因此相关人员必须要重视工程档案管理工作，提高档案管理水平，从而促进电力企业的发展。

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