信息时代档案管理工作面临的问题及对策

任富霞

【摘要】为了提高文件管理使用的安全性和机密性，有必要更新传统的档案管理理念，增强网络安全意识，采取有效措施防范非法入侵行为，避免伪造和窃取档案信息;管理部门还需要通过用户认证加强文件信息管理，及时监控计算机网络系统，保证文件信息的机密性和安全性。

【关键词】信息时代;档案管理;问题;对策

随着我国经济的快速发展，信息技术也随之不断进步，信息技术作为新时代的重要技术手段之一，需要管理人员高度重视。文件管理一直是一项复杂而重要的管理工作，目前国内档案管理工作仍存在许多不足和问题。为了使档案管理工作更加完整和科学，促进社会经济发展，本文对信息时代档案管理工作面临的问题及对策进行了研究。

一、文件管理在信息时代的重要性

虽然国内的档案管理工作有着悠久的发展历史，但现在仍存在许多制约档案管理发展和进步的问题。传统的文件管理工作通常使用手动记录方法对文件进行分类和记录，工作量大，给文件管理人员带来很大的工作压力。受到档案记录材料的制约，档案的保存工作比较困难，档案容易出现损坏的现象，档案的保存工作每年都需要大量的资金和人力的投入。档案的记录主要是为了今后的工作提供重要的原始资料和查证依据，但是传统的档案管理查阅困难，难以发挥档案管理工作的真正意义。随着时代的不断发展，特别进入信息时代后，计算机的使用极大地提高了文件管理的效率。人们可以使用计算机来检查和记录文件，从而不断减少文件管理的工作量并提高文件使用效率。通过计算机进行档案的存放工作，可以减少档案的占地面积，还可以让档案免遭受到外力的破坏。因此，将信息时代的档案管理工作从传统方式转变为信息化方向是必然趋势，对档案管理的发展起到了巨大的推动作用。

二、信息时代档案管理面临的问题

（一）管理模式滞后。在信息技术快速发展的背景下，仍然采用传统的管理模式，会导致文件管理工作无法满足时代发展的要求。目前，一些档案管理人员缺乏信息化管理意识，将主要精力放在档案收集和整理方面，导致档案利用率较低。传统管理模式的延续和档案信息化建设的滞后导致档案管理工作效率低下，无法为各种更高需求者提供满意的服务。文件管理人员的角色在组织内部模糊化和边缘化，这种落后的管理模式十分不利于档案管理的发展进步。

（二）信息化标准不健全。在信息时代开展档案工作，需要体现信息化属性以确保档案能够得到统一标准化管理。但实际上，许多单位的档案部门信息化标准不健全，文件信息建设过程中没有统一的标准。在文件管理系统软件方面，所使用的软件只能在短期内满足档案工作的需要，不同的文件管理系统软件彼此兼容性差，不能共享文件资源。此外，由于缺少信息化标准，各单位的档案部门录入的档案信息存在一定差异，这不仅给档案管理工作的开展带来困难，也使档案数据的真实性受到了影响。目前，国内档案管理工作缺乏较为完善的法规，导致档案管理信息化缺乏准确的标准。文件作为一种资源，其保存和共享工作是非常重要的，文件管理工作只有在制定标准规则时才能更好地传输和共享信息资源。目前文件管理部门还没有合理地制定这一部分标准，这阻碍了文件管理的信息化。

（三）管理软件缺少通用性。管理软件是实现档案管理信息化的必备工具。但是，它缺乏通用性，影响档案管理的信息化建设。每个软件的功能不一，针对目标也不同，没有一个通用的管理软件，对使用造成了很大的麻烦。

（四）保密性和安全性有待加强。目前国内的文件管理系统是通过用户名和密码登录的，不够保密的方式给文件管理系统带来了很大的安全风险，降低了文件管理的安全性，可能存在泄露和文件信息丢失，导致巨大的经济损失。因此，目前国内档案管理工作的安全性和保密性尚未达到较高水平，相关领域和技术仍需加强。

（五）相关的法律法规不完善。现行的国内档案管理规定一般针对传统的档案管理工作，对信息时代新档案管理工作缺乏较为明确的保护规定。这对档案管理工作的信息化建设产生了一定的影响，不可能从制度层面上保护档案管理工作的信息化建设。

三、信息时代档案管理问题的对策

（一）文件管理软件普遍性原则的实现。作为档案信息管理系统的基础，文件管理系统必须实现文件管理软件的多功能性。只有實现文件管理软件的多功能性，才能确保文件资源的共享和文件管理的真正含义。因此，为了实现档案资源的共享，档案管理部门必须引入先进的信息技术，创新档案管理模式，实现自动化处理，从而提高档案信息的检索效率。例如，存档档案数据时，档案管理部门可以使用信息管理系统，如CAD/CAM系统，资源管理系统和ERP等系统对管理软件进行编程。通过计算机和多媒体技术自动识别文本文件和图像文件，并将其存储在相应的文件信息数据库中。实现软件之间的兼容。然后，利用网络平台传输档案和资料，可以远距离共享信息资源并进行访问，这样不仅可以存储大量的档案资源，还可以避免传统档案数据管理的老化和损坏等问题。

（二）统一标准文件信息管理标准。统一档案信息管理标准，建立与档案相关的管理标准和规定，具有重要意义。随着科学技术的发展和进步，档案管理工具的不断更新和管理水平的提高，有必要建立和完善档案管理相关的工作制度。统一编写文件管理规则，并实施到位，从而提高系统软件的可移植性，并实现文件信息管理的标准化。此外，有必要明确每项工作的职责，集中每个类别和载体的文件进行统一管理，以便同时评估和开展文件管理工作。

（三）提高文件管理使用的机密性和安全性。国内的信息资源丰富多样。因此，在信息时代的文件管理工作中，为了提高文件管理的机密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全体系，做好管理工作。为了提高文件管理使用的安全性和机密性，有必要更新传统的管理理念，增强网络安全意识。防范非法入侵行为，避免伪造和窃取档案信息。同时，管理部门还需要通过用户认证加强文件信息管理，及时监控计算机网络系统，保证文件信息的机密性和安全性。为了确保文件信息管理的安全性，文件管理部门需要加强文件管理，以防止犯罪分子入侵系统。增强用户登录名和密钥的验证，并使用密钥管理方法提高系统的安全性。

（四）提高档案管理人员的整体素质。为了满足信息时代档案管理的需要，有必要通过各种手段和方式提高档案管理人员的整体素质，推动档案领域人才体系的建设。对于档案管理人员的现状，应实施统一培训，通过定期培训提高档案管理人员的专业技能。确保每位档案管理人员都能熟练使用信息技术完成档案数据的录入、查阅等工作。省、市档案局作为政府职能部门，负责行政区域内的档案事业，对行政区域内的机关、事业单位和机构的档案工作进行监督和指导，切实担负起督促各单位员工参加脱产档案培训的职责。在培训方面，一些地方的档案局就有很好的例子，开通了档案远程教育平台，让所属档案管理人员都能登录平台学习。档案管理单位应该效仿这种做法，开通档案远程教育平台，让每一位想学习的档案管理人员都能如愿以偿地学习。此外，档案管理单位应该鼓励和支持基层档案管理人员参加各种档案培训和交流工作。

四、结束语

当今社会档案管理需求日益提高以及时代的变化都对档案管理工作的信息化提出了迫切的需求，其信息化建设是大势所趋。随着档案信息化建设的不断推进，出现了很多不足和问题需要广大档案管理者来解决。本文分析了信息时代档案管理工作的重要性，然后指出了目前档案管理工作存在的一些主要问题，最后针对问题提出了相应解决措施，希望能起抛砖引玉作用，为以后档案管理工作提供一定借鉴。