如何寻求医院办公室工作新突破

王晓萍

【摘要】医院办公室在承担着基本行政工作的同时，也担负着对临床的服务与保障工作，因此，医院办公室工作能否创新，能否有新思路，直接关系医院各部门的有效运转。鉴于此，本文从医院办公室工作内容着手，查摆现存的问题，寻求医院办公室工作新方法、新思路，以创新求突破，从而更好地协调和保障医院各方面工作。

【关键词】医院;办公室;创新;新思路

办公室工作内容虽然千篇一律，但是深挖之下，会发现仍有很多可为之处。

一、医院办公室基本工作情况

医院办公室既负责日常收发文件、档案管理、会议安排、用餐申请、专家来访接待、公章使用登记、证件使用登记等常规行政工作，又负责各类投诉事件及每日医疗与行政用车的统筹安排，此外，医院的各种总结、领导的发言材料亦由办公室根据领导思路归纳总结并行文，发挥着辅助参谋的功能，所以医院办公室是离院领导最近的部门，也是做出成绩不容易，一出错最容易被领导发现的部门，因此，要求办公室人员具备良好的個人素养、较高的写作能力、较好的沟通能力和协调能力。

二、医院办公室现存问题

（一）科室文化建设未成体系，科室成员凝聚力有待加强。作为医院中的一个“枢纽”部门，办公室是有其独特内涵的，但长期以来，因为部分办公室负责人缺乏正确引导，使科室难以形成自有的文化体系，不同性格和不同教育背景的科室成员总是各行其事，导致集体认同感低、凝聚力不强。

（二）精细化管理仍处于探索阶段，工作制度、工作流程有待进一步细化。办公室负责各项制度的制定、全院档案文件的管理、繁杂事务的处理与协调、会议准备以及领导日程的安排等，这些工作都需要进行精细化管理，但大多数医院的办公室工作都处于“兵来将挡，水来土掩”的状态，工作制度甚至只是为应付检查，闲置多年，已不适应现时工作，使制度成为流于形式的一种摆设，工作流程更是不够细化，没有执行性。因此，办公室工作长期处于无章可循状态，工作没有前瞻性、规划性。以收发文流程来说，对公文审签单的签发顺序未形成流程图，导致其他发文科室每次发文都不清楚签发顺序，每次发文要依赖办公室，甚至养成将内容发到办公室，由办公室为其调整并发红头文，既增加了办公室的工作负担，又不利于工作有序开展。

（三）工作人员的学习力、服务力、创新力仍待提高。医院办公室工作涉猎广，专业要求高，这要求我们在工作之中保持一种学习的状态，在适应新形势的同时不断提高自我，但很多人在长期的重复工作中慢慢放松了对自我的要求，处理事情只停留在表面，写稿子也是套套模板，网上搜搜，缺少了自己的思路和新意;又常常以领导身边人自居，对待其他科室拿腔拿调，对于临床需求能拖就拖，服务理念缺乏;对于工作只满足于按部就班，不愿意静下心好好思考未来工作新的方向，更接受不了新事物，从而让工作如一潭死水，难以推陈出新。

（四）现代化信息技术应用能力低，工作思维难以有突破。医院办公室仍习惯于传统工作方法，对计算机技术和各种办公软件应用能力低，甚至连办公自动化（OA办公系统建立）也无法做到，与临床信息一体化发展严重脱节，导致办公室人员工作强度大，但效率和质量不高，例如会议预约登记仍是靠办公室工作人员手动登记，进行大数据统计时本来计算机几个按键就可以完成的工作，却要靠人力浪费一天的时间来统计，无形中导致工作低效。更因为对现代化信息手段的应用能力低，在工作上也无法开拓思维，无法探索出高效高质的工作方式，将工作思维长期局限在传统的模式中，难以有新发现、新突破。

三、如何寻求办公室工作的新突破

办公室的科室文化、管理思维、工作制度、工作方法制约着办公室工作能否有新突破，因此我们可以从以下方面寻求新突破。

（一）以医院文化为抓手，推动科室“内涵”建设。办公室的科室文化不是一朝一夕可以形成的，没有科主任引导更是难以自动形成，科主任的观念和领导风格对科室文化建设起着关键作用，有利于科室形成大家都认可的共同价值观，从而既体现医院的整体文化理念，又彰显科室的独特信念。那么如何在医院文化共识基础上做好科室的内涵建设呢？首先，科主任可以通过开展丰富多彩的科室文化活动，在活动中增强科室成员感情和相互扶持的意识，并经常召开以发现问题为导向的科务会，共同讨论和解决工作难题，提高科室成员团队意识。其次，可以利用新媒体，如：每周一次微信阅读分享，推广正能量，实现科室文化渗透。最后，可以通过增加非工作时间的互动，发展非正式组织关系，促进科室成员之间的共同兴趣爱好和交际活动，从而提高科室凝聚力，让科室更具内涵，科室成员幸福感更高。文化是一种软实力，只有日积月累，才能带来真正的改变。

（二）实行精细化管理、规范化管理常态化。只有将基础工作做细做透，才能寻求创新突破口。这就需要将精细化管理贯穿到方方面面，根据办公室业务需要及时代发展，定期梳理医院各项管理制度，修订相关制度，细化流程，细分工作责任。如坚持写每日工作日记和明日计划;建立文件催办登记，责任到科室;建立工作事项督办表，责任到个人;制定会议室使用日历表，精确会议室安排;制定公务接待申请表，明确接待需求。日常工作更是做精做细，每个制度中都配有详细工作流程并制定出相关申请表格或登记表格，从而让工作制定更有操作性和可执行性。此外，经常查漏补缺，持续规范化管理。结合新的三公管理规定，重新制定公务用餐制度，严控超规格接待，规范公务用餐，严格公餐审批流程;规范文件管理和档案管理，各类合同和重大活动照片都是宝贵的资料，应纳入档案管理，让文件管理更规范合理;规范投诉接待流程，让投诉处理更规范，而不是听完患者的问题反映之后安抚完就结束了，应按照投诉登记、事件调查、领导意见、处理结果、患者态度等形成统一流程，这既是对投诉者的尊重，也是对工作的规范和负责。

（三）注重科室人才培育，培养学习型、服务型、创新型办公室人员。伴随着医院发展和科室发展，办公人员是否具有学习力是决定科室活力的重要因素。要培养科室成员的学习力，一要靠科室成员自我意识觉醒，主动学习，自我进修。二要靠科室负责人的有心培育，提供进修的机会：如经常选派办公室人员参加高质量公文写作培训班、保密工作培训班等，从而有效提升专业技能，提升知识层次、提高工作完成质量，通过培训可以让科室成员对服务意识和责任意识有更深层次的理解，增强工作的主动性和积极性，改善服务的质量和层次。此外，有了知识的沉淀，就有了思考的基础和素材，思维就会更开阔，在工作中的创新力会更强，工作中也更容易推陈出新，从而更好地发挥领导参谋作用，逐渐成长为学习型、服务型、创新性的办公室人才。

（四）打造办公室自动化平台，实现无纸化办公。 办公室工作需要借助现代化信息手段，通过引进先进办公软件， 统一将历年文件、档案目录输入计算机， 实现文件登记电子化、档案管理电子化，用科学技术和信息技术促进文件管理和档案管理水平。此外，也可以利用会议预约软件或利用新媒体手段，将领导日程安排、会议预约登记和公车使用登记变成无纸化、自动化，在方便各科室预约的同时，也可以解放人力。

四、结语

综上所述，通过文化建设、科学管理、人才培育、无纸化办公可以有效改变传统办公方式的低效低质，实现办公室工作的新跨越，从而实现办公室工作创新和新的发展。

【参考文献】

[1]谢谦，谢林荣.基层公立医院文化建设难的原因及对策探讨——基于人文视角[J].东方企业文化， 2015，12（11）：199-200.

[2]邓丽琼.浅谈如何科学高效做好办公室工作[J].世界最新医学信息文摘（电子版），2013，14 （26）：164-166.