新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作

刘艳

【摘要】人力资源管理工作中的一项重要内容就是人事档案管理，对于机关事业单位来说，人事档案管理工作非常重要。不断发展的科学技术，让我国开始进入信息化社会，由此不断暴露了机关事业单位在人事档案管理中存在的问题。所以，一定要对相应完善措施予以积极采用，促进事业单位人事档案管理水平的全面提升。为此，笔者结合自身工作实践，就机关事业单位人事档案管理工作中存在的问题展开了论述，并着重探讨了新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作，以供参考。

【关键词】机关事业单位;人事档案管理;制度

在社会主义市场经济环境中，虽然机关事业单位属于行政性质的组织机构，但也必须与社会市场经济环境相适应，以获得持续发展，让自身在社会市场中的竞争力得以保持。而其中保持竞争力的一项重要因素就是单位部门中的人事档案管理工作。因此，事业单位的档案管理工作必须与现阶段信息技术快速发展的时代背景相适应，立足于传统管理，将新的档案风险管理理念建立起来，对人事档案管理工作不断完善与创新。

一、机关事业单位人事档案管理工作存在的问题

（一）缺乏较强的重视程度。如今，很多机关事业单位都没有认识到档案管理工作的重要性，根本未将人事档案管理工作纳入组织管理工作。由于人事档案管理工作不同于其他工作，没有直接牵涉到单位利益，且不容易出好成绩，因此诸多职工干部便将人事档案管理工作忽视，所以导致了人事档案收集困难，且在管理方面也一片混乱，处于无监督、监察的状态，甚至一些机关事业单位的人事档案管理工作根本无人关心，未发挥出人事档案管理的实效。

（二）人事档案管理管理制度不完善。人事档案管理工作如果想更加规范，就必须制定相应的章程与制度，以起到有效制约的作用。若缺少完善的制度，则管理员工便会根据自身的经验和习惯开展工作，而不同的员工有不同的工作方式与习惯，所以势必会让人事档案管理陷入一片混乱。因此需有效细化人事档案管理工作，给予其精准的指导以及有效的约束，促进人事档案管理精准与规范性的提升。除此之外，如今一些机关事业单位还缺乏完善的人事档案管理制度，管理过于随意，杂乱无章，所以加强这一方面的改善迫在眉睫。

（三）档案管理人员的素质比较低下。针对我国现有机关单位人事档案管理工作来说，相应的档案管理人员的素质还普遍偏低，具体在以下几方面体现出来：首先，档案管理人员未有较高的专业素养，就我国机关事业单位人事档案管理人员来说，专门的人事档案管理经验较为匮乏，随着现代人事档案管理工作的日趋复杂，已有无法胜任的现象开始在他们中出现。其次，现阶段，机关事业单位中负责人事档案管理工作的人员年龄均普遍偏大，他们中的很多人思维均较为落后，所采用的档案管理手段已趋于被淘汰，且对接纳和学习新事物较为抵触，如此对机关事业单位人事档案管理工作的有效开展造成了很大阻碍。

二、新时期做好人事档案管理工作的路径

（一）提升重视程度，完善管理思维。人事制度的变迁对人事档案的地位变化具有很大影响，在人事制度变迁的第一个阶段，人事档案在我国的地位非常高，是人们在社会环境中生存的重要证明之一。随着社会经济和科学技术的快速发展，人事档案的地位和权威受到了极大的挑战，所以新时期政府要求事业单位领导高度重视人事档案管理工作，针对人事档案管理中产生的综合效益坚持发展的思路。新经济常态背景下，人才是各机关组织之间竞争的实质，而人事档案管理有助于事业单位对人才进行发掘，并将其留住，同时让事业单位更好地进行管理创新和经营改革。因此，事业单位的领导需让人事档案管理部门和档案人员之间的合作更加紧密，对之前与新时代背景不适应的管理思维与管理措施予以不断改革和完善。

（二）完善管理制度，强化工作规范。机关事业单位的人事档案管理工作复杂程度较高，系统性较强，若要保证工作的顺利开展就必须要有一个完善的管理制度。因此，机关事业单位应将本单位人事档案管理的实际情况结合起来，并参照《档案法》中的具体要求，进一步完善单位人事档案管理制度，包括管理工作考核制度和责任追究制度等。诸如搜集、整理、查阅、薄膜、调用等均属于人事档案工作的范畴，借助制度进行规范，可对档案管理要求和标准予以明确，并对管理制度予以严格执行，这样才能真正发挥管理规章制度的效用来。另外，还需展开积极宣传，逐渐在单位议事日程中加入人事档案管理工作的考核，从侧面激励档案人员把自身的知识修养提高，提升认知水平，让单位每位工作人员都具备“依法治档”的意识，进一步规范档案管理。

（三）完善档案收集工作，提升管理质量。机关事业单位需安排专人负责各项管理工作，从而让人事档案管理基础设施建设进一步加快。同时把相关规定内容结合起来，不断完善人事部门档案库房的管理工作人员与基础设施，安排专门的人员具体负责每个人的档案。同时，库房应具备防火、防盗，以及防潮等多项功能，且铁制存储柜也不可少，以对档案进行妥善储存，配备好空调、灭火器等灭火与控温的设备与管理工具。另外，结合实际管理需求，对人事档案管理制度予以进一步完善，优化其档案功能，保证档案记录内容更加真实，增强其客观性，并向事业单位提供更可靠的参考依据，帮助其有效落实各项人事决策，让事业单位能够更好地开展人才选拔工作。

（四）提高人事档案管理员工的素质。员工在人事档案管理工作中发挥着重要作用。从上述分析中我们能够知晓，人事档案管理人员的素质将直接影响到档案管理工作质量的高低，所以为了保证机关事业单位的人事档案管理工作更好地进行，就一定要将员工自身的素质提高，进而必须把以下几点做好：首先，定期开展员工素质培训，以不断提升员工的素质，让人事档案管理的需要得到满足。其次，将人事档案管理人员的专业素质提升，机关事业单位可鼓励员工积极展开学习，促进自身相关素质的提高。最后，鼓励进步员工，为其他员工做好带头表率作用，让不断学习的良好氛围形成于机关事业单位内部。

三、结语

总之，随着信息化水平的不断提高，我国机关事业单位档案管理网络化的应用水平也有很大提升。为此，要求事业单位的人事档案管理工作通过对开放化、网络化的管理方式予以利用，以适应社会的需求，同时不断提高自身的综合素质，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和质量，更好地为社会服务。机关事业单位档案管理人员需牢牢把握住时代机遇，在创新上加大力度，加强改革，进一步将事业单位人事档案管理工作做好。

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