基层土地档案管理工作存在的问题及对策

邹柏莉

【摘要】开展档案管理工作是为了把基层土地的各方面数据信息都统一收集起来，整理成文档，方便后续用地、养地等各项工作的顺利开展。然而，从实际工作过程来看，现阶段我国各地区的基层土地档案管理工作还存在一些不足之处需要解决。针对这个问题，为了避免在使用土地面积时出现纠纷问题，影响社会和谐与稳定。本文主要结合现存的具体管理工作问题，分析有效优化档案管理工作内容及形式的可行策略。

【关键词】基层土地;档案管理;现存问题;解决对策

基层土地档案管理工作目前已经成为国家宏观调控的重要手段，在经济社会生活中发挥着越来越重要的作用。但是，仍然有许多档案管理人员没有意识到自身工作的重要性，存在工作行为不规范的问题，且相应的操作能力不达标。同时，在信息技术发展的背景下，对于档案管理的数字化处理工作没有落实到位，这些都是新时期档案管理工作发展过程中面临的主要难题。

一、基层土地档案管理工作现存的不足之处

结合各个地区基层土地档案管理工作的实际情况来看，存在的共性问题主要有以下几个方面：

（一）工作意识及能力。在基层土地档案管理工作的过程中，由于涉及的管理内容比较多，工作任务量大。再加上大部分管理人员没有意识到进行档案管理工作对后续用地问题起到的重要作用，存在错误的管理工作观念。在实际工作时，只注重于对档案的收集和存放，分类方式不科学，这给工作人员灵活使用档案完成各项工作造成了一定的不良影响。同时，许多高技术的管理型人才不愿意投身于基层土地档案管理工作当中，影响了档案管理工作在新时期的可持续发展。尤其是现阶段实际的管理岗位上，出现了老龄化的现象，这严重影响了档案管理工作的效率和质量。需要相关土地管理单位引起重视，并积极研究相应的解决对策。

（二）资金及设备投入。基于我国已经进入了信息化时代，传统的纸质档案管理工作的弊端逐渐显露出来。为了推动基层土地档案管理工作的顺利开展，各个地区的相关单位都在积极研究电子档案的优化设置工作。而这就涉及到资金的投入问题，管理人员应当意识到只有采购先进的工作设备，才能完成档案的数字化处理工作。然而，普遍情况是，很多土地管理单位往往由于自身经济实力的限制，没有将资金投入到档案管理的信息化建设工作当中，无法为工作人员创造出良好的办公条件。这就制约了基层土地档案管理工作的有序运行，如何解决这个问题，就是现阶段相关单位的主要工作内容之一。

（三）运行管理制度。任何工作的稳步运行都需要有健全的监督管理机制作为基础保障，基层土地档案管理工作也不例外。管理工作可以约束员工的行为，规范工作流程，保证档案的存储、整理及取用等各项工作都在合理的范围内稳步运行。但是，基于我国社会的不断发展进步，城乡建设工作的不断推进，相应的土地管理工作的内容也有所增加。因此，传统的管理制度已经无法满足相关单位的实际发展需求。尤其是缺少电子档案管理机制，导致现阶段所设置的管理制度流于形式，无法发挥其真正的价值。此外，过于严格的管理也容易让员工产生反感，反而适得其反，无法为档案管理工作提供运行安全的保障。这就表明，现阶段的基层土地档案管理制度还有待进一步优化和完善。

二、有效解决现存档案管理问题的可行对策

要想真正发挥基层土地档案管理在解决用地纠纷、土地归属权等方面的价值意义，相关工作人员必须要结合工作过程中实际存在的问题，研究出科学合理的解决对策。

（一）开展宣传教育工作。针对于目前档案管理工作人员自身工作意识及工作能力方面存在的不足之处，相关土地管理单位在工作过程中应当定期举办宣传教育会议，结合现阶段常见的土地纠纷问题以及相应的处理情况，让员工意识到档案信息能够发挥的重要作用。并邀请专家讲解一些专业的档案管理工作技巧，为员工总结有序开展管理工作的经验，提高员工的工作水平。同时，有些员工还存在工作马虎的问题，影响着档案管理工作的质量。基于此，单位应当通过思想教育工作，结合档案管理工作的长远发展目标，为员工制定与之相适应的个人发展目标。通过这种方式引导员工自觉规范自身的工作行为，提高员工的工作热情。在新时期的档案管理工作当中，由于传统的档案都是以纸质存储形式为主。在电子存储的工作上，还涉及到对电子扫描技术的应用以及资料备份、存档等技术手段的应用，这些都是管理人员在新时期应当掌握的技术操作能力，也是培训教育工作的重点内容。此外，在培训完成后，单位应当通过考核的方式为员工安排具体的工作任务。

（二）建立信息化管理结构体系。基层土地档案的数字化处理工作需要结合档案管理工作的具体流程建立健全的管理结构体系，这样才能保证各项工作的顺利开展。具体的操作方法為：首先，员工应当先做好设备的升级工作，设置安全防护系统。其次，建立网络工作平台。为内部各个部门建立起联系性，保证基层土地的变动信息能够及时传递到档案管理部门。通过网络技术完成数据的智能化收集和整理工作，结合土地资源的分布情况、面积大小或者用地类型对相关档案进行分类。同时，应当对电子档案做好备份，防止档案的丢失。新时期，平台登录操作可以通过手机、平板等移动设备来完成，在检索信息时，设置语音识别功能，为档案查找工作提供便利。这是目前档案管理工作的主要优化方向。管理人员应当意识到存储基层土地档案数据的目的是为了方便人们及时取用相关信息。比如，城市道路修建，施工单位建设房屋，都需要使用土地的档案信息。因此，在信息化发展的时代背景下，管理人员必须建立信息化管理结构体系，才能充分发挥档案信息的使用价值。

（三）健全档案管理机制。在实际设置档案管理机制时，管理人员应当结合国家对档案管理工作的相关需求进行设置，保证管理制度的合理性和合法性。新时期，管理机制的监管内容主要包括两个方面：一个是对员工的管理，一个是对档案的管理。对员工的管理需要保证公平性，结合不同工作部门的工作内容进行灵活的设置。设置绩效考核机制，定期总结员工在自身岗位上的工作情况，评选出最佳员工，给予升职加薪的奖励。同时，对档案的管理主要是安全性的问题。管理人员需要了解员工使用档案的目的，对取用资格进行审核。新时期，这方面的工作也可以应用信息技术来完成。将每位员工的工作岗位职责及日常表现记录在系统当中，通过这种方法来提高基层土地档案管理工作的效率。管理人员还需要关注于硬件设备的安全性问题，定期进行设备的维修、保养和升级等工作。还可以设立适合保存档案条件的专用库房、阅档室，使办公、阅览、库房分开，提高管理工作的效率。此外，档案管理机制也需要定期更新，这是管理人员需要关注的重点问题。

（四）其他方面的优化解决对策。在档案信息数字化管理工作当中，经济成本的问题是相关单位应当解决的首要问题，这关系到档案管理工作的质量和水平。还需要相关政府部门给予资金和政策方面的支持，同时，土地管理单位也应当在社会范围内提高人们对土地资源管理工作重要性的认识，让其他企业及单位提供资金的帮助，建立合作关系。在具体的工作过程中，单位还需要关注于员工的创新意识及能力问题，不断对档案管理工作的内容和形式进行有针对性的创新研究工作，优化工作流程，提高工作效率。这还需要相关单位面向社会招收高技术、高素质的人才来提高整体的档案管理团队实力。为了有效吸引人才的注意力，单位还可以从资金、福利待遇等方面进行设置。

三、结论

在基层土地档案管理工作当中，要想有效解决现存的实际问题，首先，需要对员工进行宣传教育工作。提高员工对工作重要性的认识程度，并结合新时期的实际档案管理工作需求对员工进行知识技能的培训工作。其次，单位应当应用信息技术手段建立健全的网络结构体系，将基层土地档案的数据信息收集整理在数据库当中，并建立相应的工作平台，同时，通过设置科学、全面的管理机制保证各项档案管理工作顺利进行。

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