浅谈项目文档一体化外包服务管理

闵梅

【摘要】随着经济的发展，传统的业务服务已经无法满足发展的脚步。本文以石化新建项目为切入口，针对文档一体化外包服务管理进行剖析，体现出档案管理的系统化、专业化、前端性、可行性。提出项目文档一体化管理的必然性以及实施过程中各环节面临的问题，同时针对问题提出解决措施。

【关键词】文档一体化;必然趋势;规范体系;制约

近年来，随着石化行业和信息技术的发展，文件全生命周期和文档电子化理论的发展及深入应用，在石化行业大型的新建、改扩建项目中引入项目文档一体化管理机制是必然的趋势。然而从项目立项到竣工验收产生的文档数量呈几何级增长，以业主方现有的文档管理的人力、物力已经无法适应迅速增长的文档管理需求，在这种情况下，寻求第三方机构进行项目文档一体化外包服务成为一种趋势。

一、项目文档一体化外包服务与传统外包的区别

目前，我国的档案业务外包主要由民营档案外包公司承担，提供的服务以档案整理、数字化加工、档案数据库和系统建设为主，由于受资金、人员等客观条件的限制，主要以数字化加工馆藏档案为主，对其他服务内容涉及较少。

项目文档一体化外包服务是指在外包单位按照建设单位要求在立项、设计、施工、监理、设备供应、验收等各个阶段、各个相关方的用户之间、不同层面建立统一高效的满足文档生命周期管理的文档资料管理服务，主要的服务内容为项目前期文件管理服务、项目管理文件服务、项目过程文件服务、项目电子数据服务、项目外事资料服务、项目设备资料服务、归档文件审核服务、归档文件整编、项目竣工资料服务等等。

二、项目文档一体化外包服务管理的目标

目标是使建设单位在建设期的全部纸质、电子资料得到高效率管理、高标准审核、高质量整编，最终以高水平通过验收，并创新性地形成一整套文档管理规范体系。

三、项目文档一体化外包服务的引入

目前，国家、地方或是行业内都尚未建立标准的行业准入制度，企业在引入档案外包公司时，没有标准可依，企业只能根据自身情况对从业资质、机构规模、业务范围、人员素质等方面提出相关的要求。

（一）审核人员资质。项目负责人应具备文档管理项目管理经验，熟知项目管理全过程，熟练掌握施工管理标准规范等。文档工程师应具备文档及计算机处理能力及英语翻译能力。

（二）确定业务范围。包括项目前期文件管理服务、项目管理文件服务、项目过程文件服务、项目电子数据服务项目外事资料服务、项目设备资料服务、归档文件审核服务、归档文件整编、项目竣工资料服务、培训服务等。

（三）建立服务目标。在立项、设计、施工、监理、设备供应、验收等各个阶段、各个相关方的用户之间在不同层面建立统一高效的满足文档生命周期管理的文档资料管理网络。使建设单位在建设期的全部纸质、电子资料得到高效率管理、高标准审核、高质量整编。

四、项目文档一体化外包服务的管理

（一）组织管理。项目文档一体化外包队伍应有健全的组织体系，建立完善的文档一体化管理服务网络图;有健全的管理考核制度;岗位设置合理，责任清晰明确。服务人员应具备与其岗位相适应的资质。

（二）服务质量管理。建立档案外包考核实施细则，对文件的接收、发放、版本控制、档案数字化、组卷、归档、利用进行量化控制，定期抽检，对收集不齐全、组卷不合格、数字化质量不合格、案卷质量不符合规范要求等服务质量问题按细则实施考核。

（三）培训管理。定期组织对项目外包服务人员进行国家、行业、地方的法规、标准的培训;宣贯并重点学习项目文档管理程序，提高文档一体化管理水平;同时积极开展保密培训，提高服务人员的保密意识。通过在项目初期引入项目文档一体化外包服务，使得项目档案管理一开始就按照“统一规范、两支队伍”的创新思路开展工作，对项目文档与档案进行全生命周期管理，有效促进建设单位在建设期的全部纸质、电子资料得到高效率管理、高标准审核、高质量整编，最终以高水平通过验收，并创新性地形成一整套文档管理规范体系。

五、项目文档一体化管理的技术支持

石化新建项目涉及的设计方、合作方和厂商众多，交付文档的范围和种类繁多，包括合同、图纸、设备清单、预算、计划、变更、报告等。如何控制交付文档的内容、格式、文档的版次，同时对接受及发出的文档进行跟踪控制，确保文档的有效性、安全性成为项目成功实施的关键。文档一体化项目平台需涵盖电子文档管理和档案管理两部分内容。其中，电子文档系统主要用于建设期间文档资料的协同管理，档案管理系统主要用于文档资料的归档后管理。通过文档一体化项目平台的建立能更好地实现电子文档信息化管理，建立一个共享和协同的工作平台来管理项目建设期及生产期的各种交付文档，保障项目受控方文档交换和交付的畅通，促进项目的成功建设及生产期全厂运维。

六、项目文檔一体化外包服务的不足之处

（一）一体化管理意识不强。更好地实现一体化管理，利用现代技术，就一定会涉及经费的投入。不仅要置办软硬设备和文档数据库软件，还要改善档案库房的保管条件，而这些都涉及大量资金的投入。但现阶段，很多单位的领导认为传统的档案业务外包管理系统已经足够，不必花这钱，由此可以看到档案一体化管理在很大程度上受到了资金的制约。

（二）复合型专业人才的紧缺。在手工档案立卷和计算机立卷的匹配过程中，涉及很多复杂的程序，例如：系统软件的开发、信息的加工和使用、数据的输入、系统的日常维护等，这一系类的操作以及日常管理都需要管理人员具备一定的专业知识，适应一体化管理的需要，而在目前，这样的复合型人才十分紧缺。

七、针对问题提出措施

（一）加强认知意识。在这个经济、社会、文化知识高度发展的今天，要想实现文档一体化外包服务管理，首先要加强思想上的认知，这也是实现文档一体化管理的重要保证。要用先进的理念代替传统理念，用先进的技术改变传统的模式和方法，与时俱进，准确掌握各项方针政策，在遵守各项制度的前提下为用户多层次、多形式服务。

（二）提高工作人员的综合素质。档案一体化外包服务现代化管理首先要求档案人员熟悉档案业务，以便更快地开展工作，并且还要掌握扎实的计算机专业知识。这是时代发展对档案管理人员提出的新挑战、新要求。所以档案工作管理人员要扩大知识面，不断加强学习，树立服务意识，努力提升自己处理业务问题的综合素质和能力，跟上时代发展的步伐。

【参考文献】

[1]《档案数字化外包安全管理规范》，档办发〔2014〕7号.

[2]陈艳.我国档案业务外包存在问题及对策分析[J].档案天地，2016（08）.

[3]何美君.浅谈文档一体化管理的必然性[J].造船技术，2009（02）.