新公共服务理论下退休人员人事档案管理

宋瑜

[摘 要] 企业退休人员人事档案是民众重要的个人信息载体，作为人力资源管理的重要组成内容，现提出新公共服务理论下退休人员人事档案管理方法，分析新公共服务与传统公共服务的区别以及退休人员人事档案管理的意义。文章针对这些问题提出需要加强档案的信息化建设，强化档案的各项服务功能，以及避免初期纸质资料的损坏等档案管理方法，对退休人员了解档案管理研究起到一定的引导作用。

[关键词] 新公共服务；退休人员；人事档案；档案管理

中图分类号：G642 文献标识码：A

在数字时代的背景下，原有的退休人员档案管理工作流程以及模式已经不能够满足现在的社会现状，跟不上技术发展的步伐，原有的档案管理理论、管理模式，应用技术、储存载体，若应用在如今退休人员的人事档案管理上，将会阻碍退休人员人事档案的建立和存储，降低档案管理工作的效率。退休人员人事档案信息化不仅要有信息技术的支持，还需要标准化、严格的数据支撑。标准化可以将退休人员的人事档案进行集成，而后进行数据采集、更新与存储等工作。但是目前我国的档案管理工作仍然处在很初级的水平，所以我们面临的信息化的任务是相当艰巨的。

一、退休人员人事档案管理概述

（一）新公共服务与传统公共服务的区别

二者建立在不同的理论基础和认识论基础上。传统公共服务仅仅依附于政治理论以及早期社会科学提出的理论知识等[1]。二者对公众服务对象的界定不同。公务员服务的对象是委托人和选民。新公共服務理论中公共利益的概念是公民共同认定的。新公共服务理论认为公务员服务的对象是公民。还有政府的作用和实现机制不同。新公共服务理论认为政府的作用是服务、协商和协调公民和社区团体的利益，营建共同的价值观体系，实现政策目标的机制是建设公共、私人和非营利机构的联盟，满足相互一致的需求，具体如表1所示。

（二）退休人员人事档案管理的意义及存在的问题

想要维护好退休员工的基本社会福利待遇就必须先整理好企业退休人员的人事档案，其中有密切的关系，比如若国家想进行一系列的退休金调整，想要有迹可循，就要确认相关人员的福利待遇，这些人事档案都将是未来的主要依据。另外退休人员时常需要办理业务，需要出具相关的档案来进行证明。若做好了退休人员人事档案管理，不光能够减轻相关工作人员的工作压力，还能够保障退休人员生活福利，可以说是一举多得。

但是，不得不说现阶段针对退休人员档案管理还存在一些不足，首先是管理方面的欠缺，经常会造成企业退休人员的档案资料缺失[2]。退休职工档案与退休工人的社保、医疗和慰问金有着多个方面的关系，但是经常会由于管理上工作人员的疏忽，导致退休人员的人事档案有所缺失，一旦退休人员的人事档案有所缺失，损害的是人民的基本利益。其次则是行业本身就有疏忽，档案管理无法进行集中管理。企业管理人员对员工的资料不重视，用没有受过专业档案管理训练的人来掌管退休人员的人事档案，这些临时受聘的人员工作意识较弱，能力不高，导致退休人员的档案管理过于松散。三是同时代脱轨，现在是信息化时代，大多数资料已经开始了电子化录入，但是目前许多企业还停留在纸质化办公的时代，无法确保这些重要资料文件的安全性。毕竟纸质文件很难保存，没有电子版本的资料档案退休人员出门办事也很困难，很难满足社会发展的要求。

二、加强对退休人员人事档案管理的具体措施

（一）强化档案管理信息化建设

现在是信息化时代，现代的档案管理已经发生了翻天覆地的变化，因此需要加强档案管理的信息化建设。若想要改变人事档案管理现状，可以主动建立信息化档案管理系统，实现网络化办公、无纸化办公。企业退休人员想要进行公务办理，在网络上就能查找到相关的档案资料，这不光提高了工作效率，还能更好地维护政府的基本形象[3]。但是目前若想要转换成完全数据化办公需要配置一定的硬件、软件设施，需要依托网络、多媒体技术等软件，此外数据库需要根据时代变化进行升级，以实现对退休人员的人事档案文件资源的统一管理。

（二）强化档案管理各项服务功能

实行档案管理对企业退休人员有着很多服务功能，现阶段科技持续发展，情况较以前相比更为复杂。企业退休员工的档案起着分析员工工作是否称职的重要职能，对员工今后在社会上的评价有着积极影响。所以，在企业退休员工的档案管理中必须要强化档案管理服务功能，对资料调查等起着积极作用[4]。其次，还要拓展企业退休员工资料档案的文化休闲功能，因为新公共服务理论主要是从群众中来到群众中去，文化产业的蓬勃发展，正处于风口，在企业员工退休档案管理创新期间便可以积极发展这些功能。例如，通过展示退休人员之前的老照片等勾起群众的回忆、成为茶余饭后的谈资，从而有效发挥其文化休闲功能，更好地满足社会需求。

（三）纸质档案的损坏防治措施

纸质档案在一定程度上难免会受到损坏，若是档案管理人员因为疏忽，无法及时发现纸质档案潮湿发霉，或受到虫蛀等情况，必定造成难以挽回的损失。但是如果能有科学严谨的防治方法，纸质资料也是可以保持很久不坏的。另外若想要避免纸质档案的损坏，就需要有一套完整的整理体系，比如定期做除虫、除潮的工作，还要坚持建立电子化档案，以此来延长档案的使用寿命，确保纸质档案从收集到整理再到归档，都要有完备的规范[5]。

三、结语

新公共服务理论冲击了档案管理工作，需要档案管理工作紧跟上时代的步伐，尽可能地为民众办实事、造福利。新公共服务理论下的退休人员人事档案管理，需要以民为本，以便利惠民为主。通过对纸质档案的治理，电子化信息化档案的建立，使得社会福利可以持续发展，档案的管理质量在此过程中也得到有效的提高。只有这样，才能真正做到保护企业退休员工的切实利益，提高档案工作的社会效益，促进企业和社会人力资源的管理，推动企业和社会永续发展。

参考文献：

[1]李晶伟，魏丽维，张小静.关于做好退休人员社会化管理档案工作的三点思考[J].机电兵船档案，2020（5）：67-68.

[2]王俐.企业退休人员档案管理浅析[N].大同日报，2020-08-26（7）.

[3]王伟.新时期退休人员档案管理相关研究[J].办公室业务，2020（14）：156+179.

[4]谢延斌，杨艳，谢智强，等.深入做好退休人员人事档案规范化整理和数字化工作[J].兰台世界，2020（7）：6-7.

[5]李杰.浅析退休人员人事档案管理工作[J].价值工程，2020，39（14）：106-107.