捐赠档案在利用中的问题及其对策

捐赠档案是馆藏档案的一个组成部分，对丰富馆藏资源，优化馆藏结构，加深与国际国内各单位和个人的交流与合作，保存优秀历史与文化，宣传档案工作、普及国民档案意识等都有着积极意义。

上海市档案馆从1959年成立以来，除了接受属于接收范围内的单位移交档案以外，还陆续征集国内单位和个人，甚至包括海外友人捐赠的档案。但我馆一般只注重征集捐赠档案进馆，对此类档案入库后的保管、鉴定、编研、利用考虑得不多，或根本没有考虑过相关问题，在该类档案提供利用过程中就发现相应问题。因为“收集、整理、保管、鉴定、检索、统计、编研、利用”等档案管理八大环节中，利用环节是检验其余各项工作的“试金石”。

1 捐赠档案在利用中发现的问题

1.1 档案保管问题

在捐赠档案的利用过程中，发现有些捐赠档案因保管不善，而出现发霉现象。造成这种现象可能的原因是：

1）相关捐赠档案征集进馆时没有对其状况进行检查。

2）相关捐赠档案征集进馆时没有对其进行消毒等处理。

3）相关捐赠档案征集进馆后，没有定期对其状况进行检查。

1.2 档案原件保护问题

在捐赠档案的利用过程中，发现有些捐赠档案是用铅笔书写的，年深日久后，字迹退化、脱落，难于辨认。造成这种现象可能的原因是：1）相关捐赠档案征集进馆时没有对其状况进行检查。

2）没有建立对馆藏档案状况进行定期检查的制度。

3）没有建立对用铅笔书写档案进行定期抽检，发现问题及时抢救修补的制度。

1.3 档案整理编目问题

在捐赠档案的利用过程中，发现有些捐赠档案未经整理，或有些捐赠档案虽经整理，但只是初步整理，有不少错漏，如拟写档案目录时过于笼统，未标明档案的具体内容;把档案形成年份标错;把不同年份形成的，应归在不同案卷中的档案装订在一起等。甚至有些捐赠档案的目录数据都还未被导入馆藏资源数据库，导致捐赠档案在编研和利用时的不便。造成这种现象可能的原因是：

1）在档案移交进馆时，我馆可以对拟进馆档案的立卷、编目、提出限制利用意见等进行检查，如不符合相关规定的，我馆可以要求档案移交单位对拟进馆档案进行整改。但在捐赠档案进馆时，不可能以对档案移交单位同样的要求来要求档案捐赠人，势必要我馆帮助档案捐赠人对捐赠档案进行整理编目等。由于进行档案整理编目等需要时间，但不可能等把捐赠档案征集进馆后慢慢整理好，再办理档案捐赠手续，而是在捐赠档案进馆的同时就需要提供一份捐赠档案目录给档案捐赠人。时间紧迫的关系，往往造成在捐赠档案的整理编目上，会出现不少错漏。

2）在捐赠档案征集进馆后，由于觉得在办理档案捐赠手续时，已经对捐赠档案进行了初步整理和编目，已经提供了一份捐赠档案目录给档案捐赠人了。捐赠档案的整理编目已经有了一个初步的基础了，且捐赠档案的利用量较少，进一步的整理编目可以缓一缓，等有空时再进行。结果，这一缓，就一直缓到现在。

3）档案整理编目的工作量较大，除了要对捐赠档案进行初步整理编目外，还需对已移交进馆的档案进行进一步的编目，拟写卷内文件目录等。虽然现在已试行立卷归档方式的改革，试行以“件”为单位进行立卷归档，已经减轻了档案整理编目，拟写卷内文件目录的工作量。但随着国家不断深入推进档案工作改革，不断增强各单位各部门的档案法制意识，不断规范档案工作的各个环节，档案移交单位数量比以前增多了，进馆档案数量也逐年增多，档案整理编目的工作量不断加大，面对捐赠档案的整理编目就有些“心有余而力不足”了。

4）有些捐赠档案的目录数据还未被导入馆藏资源数据库，则是由于相关档案工作部门之间没有很好的衔接彼此的工作流程，或由于相关部门之间职责不清，导致捐赠档案目录数据导入工作出现了疏漏。

1.4 档案开放鉴定问题

在捐赠档案的利用过程中，发现绝大部分捐赠档案的划控标识都为“未划控”，也就是未对绝大部分捐赠档案进行过档案开放鉴定。造成这种现象可能的原因是：

1）混淆“档案形成时间”和“捐赠档案进馆时间”。因为按照《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》），档案形成满30年，就要对其进行开放鉴定，符合档案开放条件并经相应程序批准，这些满30年的进馆档案就可对社会开放，供大众查阅利用。有些捐赠档案形成的时间距今早已超过了30年，按照《实施办法》的规定，早就应该对其进行开放鉴定。但有些人认为“档案形成满30年”是指捐赠档案捐赠进馆，才成为“档案”，自捐赠档案进馆满30年后，才需对其进行开放鉴定。

2）对移交进馆且形成已满30年档案的开放鉴定一项就占据了档案开放鉴定力量的全部，确实没有余力再对捐赠档案进行开放鉴定。且根据新《档案法》（征求意见稿）的精神，将来档案形成满20年，就需进行开放鉴定，那档案开放鉴定的工作量就更大了。

3）坚持传统的“重保管”、“轻利用”的观念，认为捐赠档案可不对社会提供利用，或认为捐赠档案的主要利用者是档案捐赠人本人，所以无需对捐赠档案进行开放鉴定。

4）出于保护著作权的需要。档案馆在征集捐赠档案时，并没有与档案捐赠人签订相关档案著作权转让协议，况且档案捐赠人并不一定享有捐赠档案的著作权。（1）根据《中华人民共和国著作权法》（以下简称《著作权法》）第二十一条，著作权利的保护期为作者终生及其死亡后50年。为了保护捐赠档案著作权人的权利，除档案已被著作权人发表的以外，即使捐赠档案形成已满30年，也不应对其进行开放鉴定，而应等捐赠档案著作权利保护期限届满后再进行开放鉴定。因捐赠档案可分为两类：即著作权人已发表的和著作权人未发表的。假设档案馆在著作权利的保护期限未满前就对形成已满30年且著作权人未发表的捐赠档案进行开放鉴定，并把可开放的捐赠档案开放给公众查阅，看起来符合《档案法》和《实施办法》的规定，实际上违反了《著作权法》的规定。档案馆等于是代替著作权人行使了作品的发表权，侵犯了著作权人依法享有的权利，造成损失的，就应承担相应的法律责任，如停止侵害、消除影响、赔礼道歉、赔偿损失等。（2）根据《著作权法》第二十二條，即使档案馆可以向公众开放那些尚处于著作权利保护期限内，但形成已满30年且已被作者发表的捐赠档案，也应当指明作者姓名、作品名称，并且不得侵犯著作权人依照《著作权法》享有的其他权利。（3）根据《财政部、发展改革委关于公布取消和免征一批行政事业性收费的通知》（财综〔2013〕67号），取消了利用档案收费。如允许利用者复制尚处于著作权利保护期限内的捐赠档案，就会影响著作权人的权利，所以档案馆不得向公众提供尚处于著作权利保护期限内的捐赠档案的复制服务。

1.5 档案“异质保存”、“异地备份”问题

在捐赠档案的利用过程中，发现绝大部分捐赠档案没有进行过数字化，也没有拍过缩微胶片，提供利用的就是捐赠进馆的档案原件。也就是说，对于捐赠档案没有考虑过“异质保存”、“异地备份”等问题。如果在保管和利用过程中，发生自然灾害或人为损害，就会对捐赠档案造成难以挽回或弥补的损失。造成这种现象可能的原因是：

1）认为捐赠档案的数量、价值和移交档案的数量、价值比起来，微不足道，甚至可以忽略不计，没必要对捐赠档案采取和移交档案一样的数字化或拍摄缩微胶片等方法进行保护。

2）移交檔案的数字化和缩微胶片拍摄工作已十分繁重，再无余力对捐赠档案也进行数字化和缩微胶片拍摄工作。

3）存在麻痹大意和侥幸心理，认为自然灾害和人为损害发生的概率几乎为零，即使发生了自然灾害和人为损害，因捐赠档案所占馆藏总量的比重很少，遭受损失的也只可能是移交档案，所以无需对捐赠档案进行数字化或缩微胶片拍摄等保护。

2 捐赠档案出现问题的原因

2.1 不重视捐赠档案

档案馆对捐赠档案的重视程度不够，没有将捐赠档案纳入和移交档案同样的管理体系中，而是各项工作都以移交档案为主。不重视捐赠档案，可能是认为捐赠档案的数量不多，价值不大，利用率不高等。

2.2 不了解、不熟悉档案工作涉及的其他相关法律规定

从事档案工作，不仅需要了解、熟悉档案工作方面的法律法规，还需了解、熟悉其他各方面的法律法规，包括前文提到的《著作权法》、《物权法》、《民法通则》等。对档案工作中涉及的其他法律法规不了解、不熟悉，在工作中必然会出现违反法律法规规定的情况，造成工作的疏漏，造成严重后果的还需承担相应的法律责任。

2.3 没有建立健全相应的制度，或没有严格执行相应的制度

从利用过程中发现的问题来看，有些工作疏漏是由于没有相应的规章制度可以遵循而导致的，而有些疏漏是由于没有执行或没有严格执行相应的规章制度而导致的。没有严格执行相应的规章制度，可能是因为不了解、不熟悉相应的规章制度而导致的，也可能是因为相应的规章制度不具有操作性而采取变通的办法执行相应的规章制度而导致的。

3 捐赠档案出现问题的解决方法

3.1 重视捐赠档案

移交档案和捐赠档案两相比较，档案馆应当更加重视捐赠档案。因为只有把捐赠档案的工作做好，让档案捐赠人满意，树立好的口碑，才能吸引更多的单位和个人向档案馆捐赠档案，使档案馆能不断地丰富馆藏资源，优化馆藏结构，扩大档案工作的影响，办出水平和特色。

3.2 深入学习、研究档案工作所需的法律知识

对档案工作中涉及的“著作权”、“隐私权”、“肖像权”等各种法律问题以及新的《档案法》（征求意见稿），采取“请进来”、“走出去”的形式，进行深入学习、研究和探讨，以期弄懂、吃透相关法律的规定，并用来指导档案工作。

作者简介

吴梦玥（1982-），女，汉，江苏省宜兴市，主任科员，助理馆员，大学本科，研究方向：档案利用问题研究。