高职院校科研档案信息化管理研究＊

刘 月

（渤海船舶职业学院，辽宁 兴城 125105）

高职院校科研档案信息化建设是高职院校发展的需要，也是高等教育发展的需要，恰恰数字化校园建设为其发展提供了机遇。高职院校应以《教育部关于进一步推进职业教育信息化发展的指导意见》《国家中长期教育改革与发展规划纲要（2010-2020年）》《教育部财政部关于实施国家示范性高等职业院校建设计划加快高等职业教育改革与发展的意见》(教高[2006]14号) 等文件为指导，依据《职业院校数字化校园建设规范》，结合学院智慧校园建设及科研档案管理情况，研究如何依托数字化校园环境开展高职院校科研档案信息化管理研究工作。

1 数字化校园和档案信息化的内涵研究

数字化校园是一种虚拟教育环境，其核心基础是网络和信息数字化，以实现校园生活和教学生活的全面信息化，进而提升学院管理水平和效率。渤海船舶职业学院作为辽宁省高水平现代化高职院校和高水平特色专业群建设单位，其重点建设项目之一就是现代化办学环境建设，即落实学院“十三五”发展规划，本着“精、优、特、新”的原则，完善原有智慧校园功能，建成“一个中心、一个大厅、六个平台”的现代化办学环境。这一建设内容带动了学院科研档案信息化管理的进程。档案信息化的具体含义是：在全面现代信息的应用下，提高高职院校档案管理水平，最大限度发挥信息资源的作用，实现档案资源共享。

2 高职院校科研档案的内涵研究

高职院校科研档案是高职院校在科研活动中形成的，经过科学整理、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。它反映了高职院校科研活动的整个过程和结果，是高职院校重要的科技信息资源，对科学研究和科技服务具有重要的凭证和参考价值。高职院校科研档案包括科研管理综合材料和科研课题材料，其一般有高职院校科研部门负责收集、整理和归档。然而目前高职院校的科研档案管理工作还不尽如人意，存在档案管理手段单一、档案利用率低，档案管理体系不健全等诸多问题[1]，仍需要进一步加强。因此，高职院校应紧紧依托数字化校园建设情况，探索提升科研档案信息化管理水平的新途径，进一步提高科研档案归档、查档效率，提升档案利用价值，完善档案管理服务体系，促进高职院校科研水平迈上一个新的台阶。

随着高职院校科研水平的不断提高，科研档案作为重要信息资源在教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，但是现行的科研档案管理模式已不能适应飞速发展的科研需求，存在科研档案不完整、档案利用率低，信息化步伐滞后、管理队伍专业化程度低等问题[2]。“信息化管理”的提出，为高职院校科研档案管理提供了新的思路，高职院校应紧紧依托数字化校园建设情况，探索提升科研档案信息化管理水平的新途径，进一步提高科研档案归档、查档效率，提升档案利用价值，完善档案管理服务体系。

3 高职院校科研档案信息化管理的意义

高职院校科研管理工作的提高，是完善学院人才培养模式、提高学院核心竞争力的重要途径。科研档案信息化的基本原则是使档案信息资源得到共享，为科研人员提供方便、准确、快捷的应用，针对此项工作开展研究具有如下意义：一是能够推动数字化校园建设。科研档案信息化建设是学院数字化校园建设的重要组成部分，是推动学院信息化、数字化发展进程的重要助推力。二是能够安全保存资料档案。传统的纸质档案不易保存，且在查阅过程中，极易造成档案材料的损坏，而科研档案的数字化管理可以有效解决这一问题，使得科研档案资料可以永久保存。三是能够提高工作效率和管理水平。传统的科研档案管理模式下，查阅科研资料费时费力，通过科研档案的信息化建设，可以全面实现档案资料的在线查询、借阅和利用，整体提高档案查询的便捷性和效率。

4 高职院校科研档案信息化管理提升途径

科研档案信息化建设是指通过先进的科研项目管理理念与信息技术的有效融合，重新简化、优化和标准化科研档案管理流程，确定数字化校园环境下科研档案管理与检所利用的思路与方法，实现科研档案的网络化利用，促进科研档案管理转变发展方式、提升管理水平和效率效益的过程。为此，确定如下提升途径。

4.1 建立科研档案信息化保障

为更好更快地实现高职院校科研档案信息化，高职院校应进一步加强对科研档案信息化建设重要作用的认识，将科研档案信息化建设作为学院整体发展规划的一项重要工作任务。一是建立科学规范的科研档案管理制度。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，结合学院科研工作实际，出台相关科研管理文件及规章制度，使之与学院科研活动能够相吻合，确保发挥学院教师的科研主体作用，并协调好学院各方关系[3]。二是完善基础设施建设。按照档案信息化建设的新要求，学院加大投入力度，配置所需的输入设备、输出设备及海量存储设备，为科研档案的信息化管理提供保障条件。

4.2 完善科研档案信息化资源

高职院校科研档案信息资源是实现科研档案信息化管理的前提条件。科研档案资源的收集和整理必须严格执行档案管理标准，以确保科研档案的系统性，进而提高科研档案的利用率。随着数字化校园的建设，科研档案信息化也要随之建设，因此完善科研档案信息化资源就显得尤为重要。一是建立科研管理系统。学院根据实际需求引入科研管理系统，以便能够有效实现学院科研数据的充分共享，并保证数据的全面、准确、即时、有效。根据学院科研管理日常工作需求，科研管理系统的功能模块设置中核心功能要有：人员管理、项目管理（纵向项目、横向项目）、经费管理、成果管理、学术活动、报表管理、科研考核等[4]。二是规范科研档案的录入流程。学院开放科研管理系统的个人账号，改变以往由科研管理人员集中录入的方式，引导广大教师及时登陆、随时完善个人科研档案。

4.3 提高档案管理人员信息化能力

高职院校要完善科研管理人员队伍，全面提升科研档案管理人员的信息化水平。一是依托学院科研管理系统，分配科研人员专用账号，使其能够随时对自己的科研档案进行管理，提高科研档案的时效性，以便学院可以及时掌握科研情况。二是强化科研管理人员的培训，将对专职科研管理人员的信息化管理水平培训纳入部门工作计划，依据科研管理人员的职责，制订相适合的培训内容，以全面提升科研管理人员信息化水平。

综上所诉，通过对以上内容的研究，实现数字化校园环境下高职院校科研档案信息化管理这一问题的实现，以期促进高职院校的整体科研水平，提高教学及科研能力，更好地为经济社会发展服务。