试论印刷企业的采购管理和控制

□ 文| 王 棋

引言

印刷企业就是生产印刷物的企业，而纸张、油墨等材料则是印刷的必备材料，对于印刷企业而言，原材料采购在成本控制、内部业务单元协同、上下游供应链企业的战略合作方面，起到了至关重要的作用。

因此印刷企业必须做好采购管理，这也是当前印刷企业突破行业束缚的重要手段。但是就实际情况分析，目前我国印刷企业的采购管理依然存在诸多问题，这都是企业亟需解决的问题，本文将针对印刷企业面临的采购难题进行分析，指出几点改善措施，仅供参考。

印刷企业采购管理存在的问题

企业管理层缺乏对采购管理的重视

现阶段，很多印刷企业的高层领导人都对销售工作给予了高度重视，将销售作为企业发展的最高战略，他们认为销售才是实现企业利润的有效手段，只有做好销售，企业才能获取最大的经济利益。但相关研究分析，采购成本下降1%，就会为企业带来5%的利润，可以说采购管理就是跟管理要利润。因此必须提高管理者对采购管理的重视，加强管理。

供应商缺乏稳定性

我国现有的印刷企业大多数都是中小企业，因此经常面临的问题是，当印刷物资短缺时无法及时找到令人满意的供应商，或者物资材料价格过高；当印刷物资供过于求时，许多供应商蜂拥而至，争先抢后推销自己的产品；目前而言，印刷企业最缺的就是稳定的、与企业长期保持密切合作关系的供应商，当这种情况越发严重时对印刷企业的正常运转造成影响。

采购流程模糊

印刷企业的采购流程是：销售部下单-导出原材料需求-采购员与供应商订货，然而有些印刷企业的采购管理流程并不清晰，采购分配比例由采购员确定，采购员按照供应商提供的价格、服务、交期等评判标准来分配采购比例，但仍以价格为主。对于印刷企业的供应商而言，在淡季为了分摊固定成本而不得不降低价格来提高竞争力；在旺季就会先满足利润高的客户，致使交货不及时，这样就会严重影响到印刷企业的发展。此外，一些印刷企业赋予采购员的权利过大，他们很容易收受供应商的贿赂，进而产生腐败问题，可能导致采购一些质量不合格的产品，将其了企业产品质量。

采购过于重视价格，缺乏信息技术支撑

大部分印刷企业采购通过将重点放在与供应商之间的价格谈判上，对印刷材料的质量、交期等问题均给予事后把关的方法给予控制，采购企业很难也很少参与供应商的生产组织过程及相关质量控制活动。这种将价格作为供应商选择标准的作用，最终都无法给企业带来最大利益。此外，相关调查显示，多数印刷企业并未引进ERP管理系统，因此使得采购流程管理缺乏高效性，采购管理基本处于半手工状态，在很大程度上影响了采购效率。一些印刷企业为了加强内部管理，建立了很多采购制度及审批手续，将大量的时间都花费在了签字、传递文件上了，减低了采购运行效率。

采购人员综合素质偏低

很多印刷企业的业务量逐渐增多，随之而来的就是采购人员忙忙碌碌，处理各项繁杂事务，导致这种现象的主要原因就是品种多、批量小的采购模式，而采购人员不熟悉采购业务，或是由于太忙而直接听取供应商建议，进而导致采购成本增加单对原材料的特性了解非常少的问题，在这种情况下，势必无法提高采购的管理水平。

发生原材料积压问题

一些印刷企业的采购部门依据生产计划采购原材料，与供应商商谈价格在对材料份额进行分配，最后跟进材料到厂并入库，看似合情合理，但却忽略了库存这个环节，在很多印刷企业中，每年都有大量堆积的原材料，无法利用后便外卖处理，变卖后的价值仅为进货价值的一半，对企业盈利造成了负面影响。

印刷企业的采购管理和控制有效措施

提高采购的精细化管理

实施精细化管理指的是建立规范的采购流程制度，完善监督机制，优化审批流程，切实做到采购环节与业务信息及生产需求相结合，在对资金、仓储等成本实施综合考虑，争取做到相关原材料安全库存以外的零库存，以切实控制印刷企业的总成本。纸张是印刷企业的重要原材料，而一些大型纸张生产厂家一般通过各级分销代理商完成终端销售，中小印刷企业多是在代理商处采购纸张，因此存在成本高、议价空间小的问题，一般大规模是印刷企业可以通过招投标采购形式与不同的大型纸张厂家以周期性采购合同协议的方式建立稳定的合作关系，并在合同中约定好纸张质量、价格、物流、账期、售后服务等相关内容，不仅价格较低，还能防止单一供应商突然断货而影响采购。印刷企业与大型纸张供应商合作，能够获取最大限度的优惠，实现了企业在纸张采购环节的成本最小化目的。

正确选择供应商

无论是包装印刷设备还是印刷原辅材料的供应商，都可能存在供大于求的情况，尤其是金融危机后这种现象更加凸显，因此给印刷企业提供了更大、更灵活的采购控制空间。随着市场竞争的不断激烈，很多设备、耗材在质量、价格上均产生了一定的差异性。

对印刷企业而言，采购产品的质量和价格都至关重要，因此印刷企业面临着如何正确选择供应商的问题。

例如：油墨的采购，现在一些小型油墨厂的油墨质量都或多或少的存在一些不稳定问题，同样品牌、型号的油墨存在一定的差异性，一些水性墨的粘度不稳定，因此给印刷产品质量控制带来了不少问题。可见印刷企业不能一味的以价格为采购原则，必须以产品质量为基础，否则采购就失去了意义。质量如果出了问题，最终会给企业造成经济无法弥补的信誉损失。

印刷企业必须选择信誉良好，产品质量可靠的供应商，确保生产运行的良性循环。按照国家质量标准要求，企业在确认供应商后，必须对其进行评估，全面了解供应商的生产实力、产品质量，加强对采购程度的管控，确保产品质量符合自身生产需求。

加强采购管理信息化建设

推行采购管理信息系统能够有效提高采购的工作效率，使得采购管理更规范、更科学，可以将SRM系统引入企业管理中，该系统重点利用信息化手段与供应商建立合作关系，更改管理模式。同时SRM系统软件具有订单管理、排程管理、对账管理、供应商绩效评估等功能，通过该系统不仅节约了沟通成本，降低了信息传递的失误，也让信息传递更具时效性及透明化。另一方面可以选择供应商网上报价，有调查显示，传统报价容易造成价格泄露的问题，而网上报价系统的运行则能使供应商的竞争环境更公平，杜绝了价格泄露的问题，有效的控制了内外部勾结问题，提高了企业运营效率，降低了采购成本。

完善采购管理制度

印刷企业必须不断完善采购管理制度，相关人员学习先进的法律法规，加强对采购人员的业务培训，提高其业务能力，使其能够正确处理采购中发生的各种问题，全面了解原材料采购的注意事项，杜绝违法违规行为的发生，及时改进采购中的薄弱环节，使采购既能满足企业生产，又能降低生产成本，进而提高企业整体经济效益。

结束语

总而言之，对于印刷企业而言，对采购实施规范化管理及控制是非常必要的，不仅是降低企业成本的重要手段，也是保障印刷质量的关键环节；不仅要求生产者重视质量，采购者也必须重视质量问题，印刷企业只有加强采购管理，改进采购方式，才能使采购流程更完善，促使印刷企业稳定健康发展。