档案工作的机要性与保密档案的管理策略

张勉

[摘 要] 档案工作是单位管理活动的重要环节，妇幼保健院作为医疗体系的重要组成部分，承担着重要的服务职能，对档案资料的保密性要求较高。管理部门充分认识到档案保密工作的重要性，提升档案管理水平，为单位发展提供有效支持。文章通过对当前档案管理工作中存在的问题进行深入分析，阐述了档案管理的机要性，探讨了科学的保密档案管理策略，以提升档案管理质量，切实保证档案安全，充分发挥档案价值，为单位运行提供保障。

[关键词] 档案工作；机要性；保密档案

中图分类号： G271 文献标识码：A

随着社会环境的不断复杂，提升医疗机构的档案保密效果已经成为档案部门的重要任务，对推动社会医疗体系的完善有重要作用。在实际的档案工作中存在着许多问题，影响档案管理效果，威胁档案安全，不利于相关业务工作和管理活动的高效开展，需要档案管理部门充分结合保密档案管理实际，建设完善的档案安全防护体系，推动保密管理效果的提升。

一、现阶段档案管理工作的现状分析

（一）管理思路较为传统

档案工作是医院管理运行的关键构成，对保障医院正常运行起到重要作用。当前的管理思路较为传统，相关管理活动不能结合医院发展形势进行有针对性的调整，无法有效适应医院业务工作和管理活动实际情况，不能形成较好的管理效果。管理制度相对固定，不能结合实际管理需求进行相关制度规范的科学调整，不能对档案工作形成有效的规范。特别是随着信息技术在医院管理运行中的广泛应用，大量的数字化资料需要进行及时收集和整理，传统的管理模式已经不能适应实际的工作需求，不能实现对医院管理活动的全面覆盖，不利于管理效果的提升[1]。

（二）管理人员的专业素养相对不足

档案管理具有较强的专业性，对管理人员的专业素养要求较高，许多档案需要进行专业化的管理，以保证资料的保密性。但是当前工作人员的专业素养存在一定的不足，缺乏主动意识，不能根据管理工作需求对先进的管理思想和方式方法进行积极的学习，不能实现自身专业技能水平的提升。管理部门缺乏完善的培训机制，不能对管理人员进行有效的培训教育。同时，管理人员需要具备较强的责任心，在工作过程中严格按照管理制度开展工作，而当前管理人员的责任意识相对不足，不利于管理制度的高效落实[2]。

（三）保密意识相对薄弱

档案保密工作的高效开展是保证档案安全的重要基础，但是当前医院的保密意识相对薄弱，对保密工作缺乏重视，容易出现档案信息的泄露，影响医院的正常运行，造成严重的损失。对保密档案的管理缺乏重视，不能结合实际管理情况，进行管理活动的针对性开展，不利于保密管理效果的提升[3]。

二、档案管理工作的机要性

档案管理工作具有较强的机要性，需要管理人员严格按照管理制度，对资料进行全面的收集和整理，根据单位实际经营管理情况，对保密档案进行科学的管理，防止档案资料的泄露，提升档案管理水平。管理部门要充分认识到档案工作的机要性，结合实际的管理环境，科学优化档案管理和开发过程，科学优化档案利用环节，充分发挥档案资源价值，并保证资料使用过程的安全性，提升档案管理质量。

三、新形势下保密档案的整合策略

（一）优化档案管理思路

保密档案管理是保证档案安全性的重要环节，对医院管理活动中的保密资料进行科学的收集和管理，对提升档案管理效果起到积极作用。管理部门要充分结合保密工作实际，提升保密意识，转变传统的管理思路，对现有的管理模式进行科学优化，推动保密效果的提升。要加强对医院业务工作和管理活动的深入研究，对保密资料进行科学界定，使相关工作的开展能够有效适应医院发展形势，切实保证资料保密管理，有效减少资料的泄露风险，提升保密管理效果。同时，要提升主动意识，积极学习和引进先进的保密技术，提升档案管理工作的科学性，保证管理工作的高效开展，提升对保密档案的管理水平。

（二）完善管理制度

管理部门要充分结合医院保密档案实际管理需求，对保密制度进行科学完善，为管理活动提供有效的制度基础。要制定完善的保密等级体系，对资料的保密需求进行科学分析，进行准确的等级划分，并根据保密等级制定相应的管理规范，保证管理制度的高效落实。要加强对解密和资料公开的管理，制定完善的审核机制，对解密环节进行高效管理，有效适应医院发展实际，为档案资源利用效率的提升提供条件。同时，要完善监管机制，对保密档案管理活动进行全面监督，对管理活动中存在的问题做到及时发现和解决，对管理制度进行有针对性的调整，提升管理制度的科学性，推动保密档案管理工作的高效开展。要完善责任机制，明确权责划分，根据保密资料管理需求，落实管理责任，提升管理人员的责任意识，保证保密制度的高效执行。

（三）加强管理队伍建设

强化医院工作人员保密意识是提升保密档案管理水平的重要基础，管理部门要加強宣传教育，根据实际的保密档案管理情况，将保密管理规范进行有效的推广，提升工作人员的保密意识，使其能够严格遵守保密制度，为保密档案管理提供有效的基础保障。要加强对管理人员的培训，建设完善的培训体系，使其能够全面掌握相关保密政策，高效落实保密制度。要根据保密档案管理中的实际情况，制定科学的培训内容，推动管理人员专业素养和责任意识的提升，保证保密政策的贯彻执行。要完善考核机制，对保密档案管理效果进行准确的评价，结合管理人员的岗位工作情况，制定相应的考核标准，合理利用考核结果，与激励政策进行有效的结合，提升管理人员的工作积极性和责任心，为保密档案工作的高效开展提供条件。

（四）优化档案管理环节

保密档案管理涉及医院管理活动的各个环节，需要相关职能岗位和部门严格按照管理制度，高效收集和整理相关档案资料，按照相应的保密等级制定相关管理权限，为管理工作的开展打下坚实的基础。要加强对资料的审核力度，保证资料的真实性，并对资料的保密等级和时限进行明确，提升管理效果。要积极创新保密管理形式，合理利用信息技术手段，对管理模式进行科学优化，充分发挥技术优势，提升保密档案管理效果。随着信息技术在医院经营管理活动中的广泛应用，大量的数字化资料数据随之出现，需要档案部门进行全面的收集和管理，并对其中的保密资料进行妥善保管，管理部门要利用信息设备和技术优势，对保密档案管理活动进行科学优化，提升管理效率。要积极利用先进信息技术，如大数据、云计算等，借助数据处理优势，对保密档案管理流程进行高效整合，对档案资料的保密需求进行科学的分析，为管理工作提供可靠的依据。要加强信息基础设施建设，实现纸质资料的数字化存储形式的转变，有效提升档案管理效率，并能够通过对管理活动的全面记录，实现对管理流程的高效监管，及时发现管理活动中存在的问题。要加强网络安全防护力度，随着档案管理信息化水平的不断提升，网络安全威胁已经成为影响保密档案管理的重要因素，管理部门要合理利用信息技术手段，构建完善的网络安全防护体系，切实保证保密档案的安全性。

（五）优化档案利用环节

保密档案的开发利用是提升档案利用效率的重要基础，管理部门要充分结合保密档案特点，准确把握利用与保密的平衡点，在保证保密效果的基础上，有效提升档案资源的利用效率，推动档案价值的高效实现。要充分结合医院发展形势，对档案利用环节进行科学优化，制定完善的权限审核机制，对档案使用人员的权限进行全面审核，保证使用过程的保密性。要利用信息技术手段，对利用环节进行科学完善，实现对档案使用和流转过程的全面监控，并能够通过网络渠道实现对档案资料的远程查询和调用，提升档案资源的利用效率。要加强档案利用过程的保密规范的制定，强化使用人员的保密意识，提升保密效果。

四、结语

保密档案管理活动是医院档案工作的重要内容，对推动医院健康发展起到关键作用。管理部门要提升主动创新意识，结合实际保密管理需求，制定完善的管理体系，对管理制度进行科学调整，优化档案管理利用环节，提高档案保密管理水平。

参考文献：

[1]许锐坤.加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨[J].办公室业务，2020， 331（2）：108-109.

[2]刘景洋.基于档案管理的数字化建设与安全保密实施策略[J].办公室业务， 2018（12）：106-106.

[3]许锐坤.加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨[J].办公室业务， 2020（2）：22-23.