增强学习服务能力 提升公文处理水平

胡桂姜

公文在各单位的工作推行中起着不可替代的重要作用，要高度重视行文的规范工作。2012年发布施行的《党政机关公文处理工作条例》（简称《条例》）和《党政机关公文格式GB/T9704—2012》（简称《格式》），作为当前最新的公文处理标准，对公文处理进行了规范，提出了各方面的明确要求，具有很强的指导性和可操作性。但在具体执行过程中，有些常见的未予明确界定的问题，需要加强学习和领悟，不断提升服务工作的能力，在使用中加深认识和了解，以便正确地使用。

一、关于公文正文的字体问题

《格式》5.2.2 条规定：“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。”但对于什么是特殊情况？怎么对特殊情况进行调整？未予以明确。

从实际中可以看出，尤其是2012年4月16日《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕号），该文的正文本身就是一份很好的例子。该文的正文使用的就是楷体而非仿宋体。另外，在一些转发文件的文件正文中，也有作为转发机关拟文时正文使用楷体字的情况。因此，可以得出“印发类、转发类文件的正文可以使用楷体字”的结论，这就是上述所说的正文字体的特殊情况及其用法。

二、关于抄送机关的问题

《条例》和《格式》中明确“抄送机关”作为公文格式的要素。在以往的公文处理和现在的一些实际操作中，除“抄送”外，还有一些机关使用“抄报”“分送”的做法，与“抄送”并列，前者应用于上级机关以表示尊重，后者则是与前者相区别或应用于非上级机关。

《条例》第四章关于公文的行文规则中，不论是行文的总规则，还是向上级机关的行文规则，以及向下级机关的行文规则，均只提出和使用“抄送”这一用法。再从《格式》的规定以及《格式》11条中列举的几个公文版式式样来看，都已经将“抄报”“抄送”“分送”合并为“抄送”，亦即仅使用“抄送”来明确公文的抄送机关。所以，在公文处理过程中，可不再使用“抄报”“分送”，而直接使用“抄送”。实际上，现在一些单位的公文处理工作中使用的“抄报”“分送”，是延续使用传统的公文处理的惯例。

三、关于纪要格式的问题

一是关于纪要的标志问题。《格式》7.4.2 条规定：“纪要标志由‘XXXXX纪要’组成……”以往，在多数公文处理中，纪要的标志均使用“会议纪要”，现行新标准将纪要标志界定为“XXXXX纪要”。那么它究竟是什么含义呢？为什么要取消“会议”二字呢？而“XXXXX”又代表什么呢？标准未给出明确的答案。

但根据《格式》可以得出的信息包括四个方面：第一方面可以理解为，在一般情况下不出现“会议”二字，因为如需要出现“会议”二字，《格式》就可明确纪要的标志为“XXXXX会议纪要”了。第二方面可以理解为，不仅仅是召开会议才能产生“纪要”，工作调研等也可以将相关内容通过“纪要”形式形成公文。第三方面，可以将“XXXXX”理解为发文机关，这样符合一般公文格式中关于标志的要求，即公文标志由“发文机关全称或者规范化简称+文件”组成，也可以使用“发文机关全称或者规范化简称”，只是因为“纪要”为特殊格式公文，应为“发文机关+纪要”，这样就不难理解了。第四方面，“XXXXX”也可以理解为“发文机关+事由+纪要”形成纪要的标志，如“某机关办公会议纪要”“某机关某调研工作纪要”，实际操作中现在也有类似的做法。

二是关于纪要格式公文中“出席”“列席”“请假”人员标注的相关问题。《格式》7.4.2 条对纪要的“出席”“列席”“请假”人员标注予以了明确规定，即“标注出席人员名单……在正文或附件说明下空一行左空二字编排‘出席’二字……标注请假和列席人员名单，……将‘出席’二字改为‘请假’或‘列席’……”但实际公文处理操作中，“主持人”标不标注？如需标注应放置在“出席”还是“列席”人员中？还有，只参与一个会议议题的人员如何标注？

首先，对于“主持人”标注问题，如果在纪要的主体部分“正文”中已经出现，可以不作标注。其次，如果要标注主持人，主持人肯定是会议的出席人员，可以标注在“出席”人员中。再次，在会议中仅参加一个或部分议题的人员，一般是列席人员，不能直接在“列席”人员中标注，应在参加所有会议议题列席人员的后面使用“第X议题：XX单位XX”标注以示区别。

三是关于纪要格式要素及编排的问题。《格式》7.4.2 条对纪要的“出席”“列席”“请假”人员标注予以了明确规定，但同时强调“纪要的格式可以根据实际制定”。这就使大家在公文处理中觉得不好理解。

以前，纪要（会议纪要）常见的格式，包括版头部分的标志、纪要编号（发文字号）、印发机关、印发日期和横线要素，主体部分的正文，以及版记部分的主送机关、抄送机关和分隔线。

第一是从公文格式的要素看，作为特殊格式的公文，须满足一般格式公文的要素要求。如根据公文的实际需要，版头部分可增加“份号”“密级及保密期限”“紧急程度”等要素；主体部分可根据需要，增加“附件说明”“发文机关署名”“成文日期”“印章”“附注”“附件”等要素；版心外可增加“页码”要素。

第二是从公文格式要素的编排看，不论是将“印发机关”“印发日期”放在版头还是版记部分，也不论是将“主送机关”放在主体部分“标题”的下方还是放在版记部分来进行编排，均符合要求。但一般应理解为“特殊格式公文除特殊要求外，应遵从于一般格式公文的要求”，从这个意义上理解，“主送单位”编排在主体部分“标题”的下方更为合适。

四、关于公文附件编排的问题

《格式》7.3.7条规定：“附件应当另面编排，并在版记之前……附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。”在实际的公文处理工作中，一些单位是将“附件”放置于版记之后；有的在“附件”名称上加注双引号或书名号；有的随意增加或减少“附件说明”中标注的内容，使“附件”与“附件说明”不能保持一致，造成遗漏或增加“附件”的情况；有的使用一种字体或多种不符合规范要求的字体和字号；在电子公文处理中，一些单位为了方便，直接将附件放在附件列表中，或使用链接、超链接方式罗列附件，以致出现附件打不开或找不到等问题；还有的将非附件如印发、转发类文件当作附件来处理，人为增加“附件说明”并将印发、转发的文件作为附件编排在版记前的附件位置。这些都不符合《格式》要求。

解决上述问题，要高度重视《条例》《格式》的学习和贯彻，加深理解和认识，工作中要结合新旧标准学，结合实际学，结合惯例学，结合标准中的格式范例学，才能确保学深学懂学透、学以致用。

五、关于贯彻落实中央要求，在公文处理中整治“文山会海”，压减公文发文数量，为基层减负工作中公文计算范围的问题

根据《条例》中关于公文处理的原则，从为基层减负的精神和要求来看，本人认为，首先为基层减轻负担，就是上级向下级发文的数量要减少，所以向上级报送的上行公文包括请示、报告，向不相隶属单位发送的平行公文如函件、沟通类文件，以及应下级要求所制作的下行发文中的批复类文件，应不属于正式发布公文的控制之列。因为上行公文、平行公文的行文对象均不属于发文机关的基层单位，而批复件是应下级机关的请示事项而必须作出明确答复的正式公文。所以，在整治“文山会海”、为基层减负的实施过程中，压减发文数量方面，计算标准应该仅限于下行公文，且要扣除下行文中的批复文件数。只有在这个范围内计算的压减发文数才符合中央的精神。