推行电子发票对企业财务管理的影响及应对措施

李 昂

(铁道党校，北京 100088)

伴随“互联网+”的快速发展，电子发票应运而生，它所具有的无纸化、网络化、电子化特点给企业财务管理带来了全新的变化和挑战。推行电子发票一方面降低了企业使用和管理发票的成本，开具方式更加灵活多样，而另一方面也带来了电子发票重复报销难识别、档案管理不规范、网络安全存隐患、业财税融合不充分等问题。本文从建立电子发票管理系统、规范会计基础工作、加强财会信息安全建设、搭建业财税一体化管理平台等方面提出了应对措施，以期解决企业面临的实际问题，推动电子发票的应用落地生根。

一、电子发票的产生背景

随着我国电子商务的快速发展，网上购物、网上支付成为普遍现象，为了快速开具发票，解决网上购物开票难题，同时有效监控电商企业应税交易行为，防止税款流失，2015年国家税务总局发布了《关于印发〈“互联网+税务”行动计划〉的通知》，提出加快税收现代化，把互联网的创新成果与税收工作深度融合，拓展信息化应用领域，推动效率提升和管理变革。行动计划包括“互联网+税务”重点推进的5大板块和20项具体行动内容，其中“互联网+电子发票”便是发票服务板块中的一项重要举措。电子发票作为税收征管发票服务管理的一项重大技术创新，不仅有利于加强税务机关对企业的税收征管与监控，全方位、全视角监督和管理纳税人的经营活动，而且有利于使企业的经营管理更加规范有序。

二、推行电子发票对企业财务管理的影响

推行电子发票是国家税务改革的重要举措，具有即时推送接收，开具方式灵活多样，便于保管存放的特性，大大降低了企业使用和管理发票的成本，缩短了发票开具所需的时间，提高了开票效率和质量，有效避免了发票在传递、邮寄过程中可能发生的丢失、损毁等风险，使用和管理起来更加高效、便捷。但是电子发票所具有的特殊属性好比一把“双刃剑”，在给企业带来便利的同时，也带来了一些新的问题，主要表现在以下方面。

1.电子发票重复报销难识别

由于电子发票是生成的电子文件，具有可重复多次打印的特点。纸质发票只有一张，报销之后就不能再报销了，而电子发票可多次打印，如果重复报销，常规的票据审核方法很难对此予以识别，因此如何才能又快又准的识别出重复报销的情况，防范电子发票重复入账的风险，是企业面临的新难题。

2.电子发票档案管理要求高、难度大

2020年财政部和国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，对在企业中大量存在的仅以电子发票纸质打印件作为报销入账依据的情况，通知强调“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”，这对电子发票的档案管理提出了新的要求。在实际工作中，大部分企业并不重视对电子发票的管理，依然沿用传统的报销模式，与纸质发票采用相同的管理方式，忽略了对电子发票电子文件的管理要求，而如何才能将电子发票的电子文件规范有序的管理起来是企业面临的又一新的难题。

3.存在网络运行安全隐患

电子发票应用领域广，覆盖范围大，发票开具、传送、保存等所有功能的实现均依托于计算机和互联网，一旦出现停电、网络故障或者受到黑客攻击，就会给电子发票的使用带来很大影响。同时，网络运行环境的不稳定也会大大增加电子发票数据丢失、内容被篡改的风险，如何构建安全稳定的网络运行环境，对电子发票的平稳运行提供强有力的信息技术安全保障是企业所要面对的挑战。

4.业财税一体化管理模式尚未构建成熟

电子发票灵活多样的开具方法改变了过去只能由销售方单方开具发票的模式，购买方可以在资金支付完成后，自助申请开具电子发票。这一新的支付开票管理方式在企业对个人的线上交易中已经非常普遍，但是如何让企业对企业在经营活动中也能借助这一优势，提升工作效率，节约人工成本，实现业务、财务、税务的一体化管理是亟待解决的新问题。

三、针对电子发票对企业财务管理影响的应对措施

1.针对电子发票重复报销难识别问题的应对措施

随着电子发票在企业中的广泛应用，以电子发票进行报销的情况越来越多，应对电子发票重复报销主要是采取已报销入账的电子发票与正在申请报销的电子发票进行信息相互查验的方法。首先对所有已报销入账的电子发票进行完整准确记录，形成数据库，然后将正在申请报销的电子发票与数据库中的数据进行逐条比对，以此达到对电子发票的查重效果。显然，仅仅依靠电子发票台账、会计凭证进行人工查验很难完成这一庞大的数据分析对比工作，而且电子发票的数据会不断累加，数据源会越来越庞大，花费的时间、工作的强度、查验的难度、操作的安全性等客观因素都会影响财务工作的效率和质量，要想合理高效的解决这些实际问题，目前可行的方法是借助信息化手段，建立电子发票管理系统。具体做法是使用扫码枪对每一张电子发票进行扫描，自动快速提取收集电子发票信息，系统自动校验，对发票进行查重检验，未提示重复报销的，自动存储电子发票信息，增加已报销电子发票的数据源，同时由财务人员补充录入会计凭证信息，建立发票号与凭证号的检索对应关系，解决电子发票重复报销的问题。更为合理的解决途径还需由税务局牵头，在增值税专用发票勾选认证平台的基础上，进一步扩大发票查询范围，将全部发票作为查重的数据源纳入到认证平台中，在平台上对已报销入账过的电子发票进行勾选，更加便捷的进行查重检验。

2.针对电子发票档案管理不规范问题的应对措施

一是及时学习传达财政部的文件精神，落实文件要求，将电子发票电子文件的管理纳入到单位的日常会计基础工作中，明确电子文件存档的具体要求。二是适应工作需要，制定电子发票电子文件收集管理要求。电子发票的电子文件来源于企业各业务部门、各经办人员，要及时规范电子发票电子文件的收集渠道，统一电子发票电子文件的命名格式和传递方式。三是明确部门的职责分工。业务部门作为电子发票管理的第一道防线，要对电子发票业务的真实性、发票内容填写的准确性和完整性负责。在使用纸质打印件作为报销依据时，同步上传电子发票的电子文件，确保电子文件的数量和内容与纸质发票相符。同时，加强财务人员对电子发票的审核把关。对未填写电子发票真伪查验结果，开票信息不正确、不齐全的，要求经办人及时进行更正，在未纠正前不予报销。对符合报销规定的电子发票，及时编制记账凭证办理资金支付报销手续，并汇总业务部门上报的电子发票电子文件，与会计凭证建立检索对应关系，做好备份保存工作，方便电子档案的查找和使用。四是在条件成熟的情况下，升级财务核算系统，将电子文件作为报销附件，在编制凭证时直接收集存储，归集成电子会计档案。

3.针对电子发票网络运行安全问题的应对措施

面对互联网时代的快速发展，电子发票的快速普及，信息安全成为企业必须予以重视和解决的问题。传统“查缺补漏”式的信息安全防御方法已经无法适应现在的发展需要，亟须转变思路，形成“纵深防御”式的思维，构建一套行之有效的财会信息安全保障体系，为电子发票的安全使用保驾护航。这其中最为关键的因素是人的因素，要充分重视财会信息安全人才建设的培养，使财务人员不仅具备丰富的财会知识，同时具备较强的信息安全风险防范意识及应对能力，以充足的知识储备、过硬的技术本领应对新形势下可能出现的各种困难和挑战。在技术层面，开具电子发票的计算机要专机专用，不得用于其他用途；对计算机和开票软件都要设置登录密码，定期升级杀毒软件，防范病毒入侵；对电子会计档案要指定专人做好数据维护工作，定期备份数据。

4.针对实现业财税一体化管理的应对措施

充分借鉴企业对个人在线上交易中支付、开票一体化管理的成功经验，借助信息化手段，搭建B2B线上交易平台，集合业务办理、资金支付、自助开票等功能于一体，打通企业、银行、税务各自为营的技术屏障，企业在办理完资金支付手续后，自助开具电子发票，从而提高电子发票开具的及时性、主动性和准确性，有效节约企业的人力成本，全面提升企业的管理水平。

推行使用电子发票作为我国税收改革的一项重要举措，具有里程碑式的作用和意义。作为这一重大变革的亲身经历者和参与者，财务人员要在思想上充分认识推行电子发票的重大意义，在实际工作中，认真贯彻落实政策要求，建立健全内部制度法规，规范业务办理流程，明确具体工作方法，建立事前预警、事中把关和事后监督的长效机制，加快复合型财会人才队伍的培养，有力推动财务信息化、标准化、一体化进程，转变传统思维观念，积极应对困难和挑战，推动电子发票的应用落地生根。