浅议疫情防控采购便利化下如何做好采购内部控制

●刘丽花

为贯彻落实习近平总书记对新型冠状病毒感染肺炎疫情防控工作的重要指示精神，财政部办公厅制定了《关于疫情防控采购便利化的通知》（财办库2020）23号，通知中提出“各国家机关、事业单位和团体组织，使用财政资金采购疫情防控相关货物、工程及服务的，应以满足疫情防控工作需要为首要目标，建立采购“绿色通道”，可不执行政府采购法规规定的方式和程序，进口物资无需审批。此通知是在特殊时期制定的规定，简化了采购程序，提高了工作效率，但同时要求各单位做好采购内部控制工作。

一、正常的采购内控流程

采购计划——采购审批——选择采购方式——确定供应商——订立合同——实施采购——采购验收——报销付款——定期对账。

二、采购内部控制单据的控制

1.采购计划阶段。根据生产和管理计划制定采购计划文件。

2.实施采购阶段。采购相关的单据主要包括请购单、招投标文件、订购合同、订购单。请购单是需求部门和仓储部门填写的；通过采购方式确定的采购文件，如招标文件、投标文件、评标文件等，订购合同，是采购人与供应商之间对采购货物或服务的约定；订购单，是采购人填制的，作为整个环节的终端凭证保存。

3.验收阶段。这个环节会产生的文件，有验收单和入库单。这是证明货物真实存在的证明文件。这两种单据必须写明货物的名称、规格型号、数量等，信息。

4.开票付款阶段。单据为发票及购货明细单，作为报销付款的凭证依据。

5.对账阶段。对账单，是采购人与供应商定期核对采购付款或未付款金额的文件。

三、采购内部控制不相容职务

采购内部不相容职务为。采购人与验收人、领用人与发放人职责相互分离。分离的目的为减少舞弊，例如若采购人与验收人为一人，若采购的实物数量与验收的实物数量不一致，但一人不说明就不会发现这一舞弊行为，若为两人则下一步人员为上一步的复核人员。领用与发放也为同一道理，例如某职员领用了300件劳动服，发放时他偷偷将10件衣服占为己用，其他用于发放，发放时则记录为全部发放，只是检查账务则不会发现。

四、正常采购内部控制的关键环节

1.采购计划的申请，要按照各单位的财权流配置规定，进行审批，要求申请要切合实际，需经过需求部门负责人或主管管理人员和仓储管理人员审批。请购单需写明请购的原因、货物的参数需求。

2.采购方式选择。采购部门在收到经审批的采购单后，需根据采购制度限额规定，选择适当的采购方式，包括议价、竞争性谈判、竞争性磋商、公开招标等方式来确定供应商，并建立供应商档案，包括供应商地址、规模、联系人、联系方式等。

3.采购验收入库阶段，库房收到货物后，通知检验部门人员，与验收员对照订货单上的数量，检验部门进行质量验收后，进行入库。

4.付款阶段。需对照订购合同中约定的付款方式、验收单等资料，进行核对后付款。

五、通过梳理采购流程找出疫情下便利化采购，内部控制的关键点

1.简化后的采购流程。确定采购需求——选择供应商——实施采购——实物验收——报销付款

2.简化后的采购流程，需要重点关注的内控点。采购流程中的方式和程序，意味着达到公开招标限额的，若时间紧急，将不需要采用公开招标的方式，这可能导致供应商的选择没有经过充分的竞争，不够透明，存在舞弊风险。购买的价格偏高，只有通过对比以前的价格，及判断市场竞争形势，来判断购买行为的合规性。

3.加强验收，验收是判断实物真实存在的重要依据。采购便利化的情况下，必须重视实物验收。而且要保证验收人与采购人不是同一人，验收人要认真核对订购单采购的数量与入库的数量保持一致，并有专业的检验人员对到货实物的质量进行验收。对采购货物的规格、型号、质量进行验收，防止出现价优质次的商品。特别是疫情期间，如果购置了不合格的防护用品，那么将给使用的研究人员和医护人员带来感染的风险。

4.加强票据的核查。主要包括对发票上货物的价格数量进行核对，核对价格的高低，可以通过对比往常购买该产品的价格，或者通过市场价格对比，了解价格的真实性。通过核对发票上产品的数量与验收数量来核实采购实物入库的真实性。

六、结语

因此，在便利化采购的情况下，通过加强验收环节、价格核实、票据审核等环节来加强内部控制，才能减少采购过程中的风险，保证采购工作的内部控制的有效性，减少采购环节舞弊的发生。另一方面，要加强政府部门对采购的监管，以及单位内部审计部门和纪检部门对采购的监管。按照《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控财政资金和捐赠款物审计监督工作的通知》的要求，审计部门可以做好疫情期间购买环节的咨询工作，结合实际情况做好疫情的防控资金的有效使用，可以针对资金使用开展专项审计，审计中发现采购环节存在资金挪用等舞弊行为，及时交纪检部门处理。通过以上日常加强票据审核、实物验收、专项审计相结合的方式可以将采购风险降至最低，保证疫情下企业目标合规合理地实现。