医院档案室档案信息化建设现状及建议

戎 煜

（首都医科大学附属北京妇产医院，北京 100026）

2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，这是档案法自1988年1月1日施行以来的首次修订。新法强调推动档案开放与利用，并进一步要求加强档案信息化建设。新增设的“档案信息化建设”这一专章，标志着档案工作又有了新的变革与转型，同时对档案工作的创新和发展也有了更高的要求。档案对于医院来说是关键资源，是各项管理工作运行的基础。医院档案室作为存储医院进行各项医疗活动的真实的原始记录的重地，档案信息化建设工作势在必行。

1 医院档案室档案信息化建设的重要性

随着时代的进步，医疗行业的不断发展，新医改工作的有效推进，近年来医院日常处理的文件量与日俱增，这给档案室档案管理工作带来了前所未有的压力。与此同时，医院档案室档案的存储量加大也使档案在提供利用方面增加了不少阻碍。文件资料种类繁多，档案又多是纸质载体，在检索查阅过程中就会费时费力，这样的提供利用服务往往都是事倍功半的。因此将纸质材料转化为电子文件存储在档案管理系统中或上传至云端，从而实现档案资料能够快捷便利的传递与共享，这样不仅能为档案工作者和查阅者节约了成本，也对医院各项事业运营发展给予了强有力的支持和保障。

2 医院档案室档案信息化建设现状

1）医院管理者对档案信息化建设意识薄弱。近些年来，“档案”一词逐渐进入大众的视野，各行各业开始加强开展档案管理工作，招纳引进档案管理专业人士，人们对档案的管理慢慢重视起来。但是“档案信息化建设”一词对于大部分人来说还是个新概念，毕竟是今年新加入到档案法中的一部分内容，甚至很多人对于档案怎样信息化、怎样建设、如何去实现都一筹莫展，非专业人士必然会轻视档案信息化建设工作。在医院档案管理过程中，一些领导只注重纸质档案的保护和保管，常常忽视了电子档案的重要性。纸质档案没有及时转化存储，电子计算机硬件和软件环境是否适宜、设备是否符合现代化要求、信息化系统是否匹配本院的工作模式等问题都没有考量，档案信息化建设并没有实际运行起来，种种问题的搁置严重影响着医院档案室档案信息化建设的进度。

2）档案信息化建设人员配备不足，缺乏专业素质能力。尽管很多管理者对于档案专业开始招贤纳士，重视档案的专业、有序、规范保管，但仍有不少医院档案室（馆）的专职人员并非科班出身，很多医院档案管理人员都是从别的岗位调岗或是借调到医院档案室工作的，他们对档案信息化认识不够、专业素质水平不高、知识储备不足，并不具备开展档案信息化管理的要求。档案管理者对于医院档案管理信息化的实现，在主观因素上，最需要的就是档案管理人员的整体素质的专业化[1]。没有专业化的知识储备和思维能力，很难发现档案信息化建设过程中出现的问题，更难解决问题，只是一味的在做最基础的纸质档案归档整理工作，早已无法满足当今社会的档案工作需求。另一方面，经过多年的建设与经营，很多医院的规模已经不容小觑，相对应的其档案室室存档案量也已逐渐趋于饱和，但是档案室配备人员数量却严重不足。这种情况下，没有足够的人力和物力，更没有专业的技术和硬件支持，档案信息化建设寸步难行。

3）医院档案信息化标准不统一，制度不健全。医院属于医疗机构，它不同于传统的事业单位，但在档案管理工作中的各项制度方针政策都是参照机关、企事业单位档案准则进行的。而对于医院这一庞大的机构体系，没有明确的制度规定，没有属于医院行业的档案归档范围和保管期限表，更没有档案信息化准则和信息安全保障，各家医院只能按照本院的工作习惯和性质特色自行制定，导致医院档案管理工作水平参差不齐、管理混乱。

3 医院档案室档案信息化建设建议

1）加强医院档案室软硬件设施建设。为做好档案信息化建设工作，医院管理者应加大医院档案室硬件设施资金投入。在电子设备方面，应购置配置高、处理速度快、安全性强的专用电脑，并配备清晰度高、快速便捷的彩色扫描打印一体机，将传统的纸质档案在最短时间内转化为电子档案，在确保信息安全、数字化档案完整性的前提下，尽快落实档案信息化工作。其次，可外聘或寻求专业的软件制作公司根据医院自身特性和需求订制档案信息化管理系统，借助互联网平台，从而实现信息公开的内容院内互通有无、交流共享，不断挖掘和利用电子档案其中的价值。对于档案管理人员来说，查档检索也变得更加简单容易，节省了时间，也减少了大量的翻找查阅工作，既能提高效率，又能保证质量，还能节省成本，降低人员的工作强度。

2）引进档案信息化建设专业人才，加大对现有档案管理人员的培训力度。医院可以通过多种专业渠道获取档案信息化管理人才资源，经过层层选拔择优吸纳最符合医院档案信息化建设方向的高端人才进入本院档案管理团队。医院在建设档案信息化人才队伍的过程中可以重点选拔那些具备档案管理知识和信息化操作技能的复合型人才，也可以加强对现有档案管理人员的培训来提高他们的专业素质，培养更多优秀的档案管理人才[2]。定期组织安排各类档案业务培训，培训内容涉及档案管理各项规章制度，最前沿的档案讯息、管理模式和信息化管理技术等，强化档案管理人员对各项工作的认识，增强人员的专业素养及保密意识，提高管理团队专业技术水平，锻炼档案管理人员对于档案信息化工作的创新思维和处事能力，从多方面多角度不断提升医院档案室档案管理人员的职业水平。

3）完善档案管理制度，制定并落实档案信息化工作流程。医院为达到档案数字化资源信息共享利用的目标，应开展相应的研究讨论，结合医院自身特性和工作模式统筹考虑，要明确医院档案管理流程，制定档案信息化管理步骤和方法，并依照相应的规则贯彻落实，保证医院管理工作规范、有序进行，确保管理制度及方法长期有效。在档案文件管理信息化建设的过程中，要以《档案法》、《医院卫生档案管理办法》为基础，并将其贯穿到医院的档案管理制度建设与工作流程中，使医院档案管理人员在工作中做到有据可依[3]。

4 结束语

综上所述，档案信息化建设对于医院长远发展有着不可忽视的重要意义，因此，医院需要切实做好各项内容确保信息化工作的顺利进行。在今后的档案管理工作中，医院管理者要重视档案信息化工作，加大档案建设资金投入，引进专业人才，注重培训培养，建立健全制度规则，全面推进档案数字化进程，从而最终提升医院经济效益，为医疗卫生事业的健康发展贡献力量。总而言之，信息化建设在当下已经成为一种必需的工作，医院档案室管理人员势必要挑起这份责任负重前行。