档案信息化建设与档案管理的探讨

夏劲东

（金乡县妇幼保健院，山东 济宁 272200）

档案信息化建设是对传统档案管理工作模式的革新，通过先进的信息化技术手段，实现档案的高效存储，并且档案的存储期限也得到了有效的延长。由此可见，加强档案信息化建设具有不可忽视的重要性。另外，档案信息化建设的实现，档案资料可以在一定的范围内实现共享，为档案的查询提供了很大的便利。

1 档案信息化建设的重要性

1）存储主体更加的小巧，容量增大。档案信息化建设，档案通过光盘、硬盘和云存储便可以完成档案资料的储存，与以往相比信息化建设后的档案资料更便于携带，并且存储的容量明显增加，一张小小的内存卡就可以存储很多的档案信息。

2）档案信息的存储更加的可靠。实现档案信息化建设后，存储的档案信息可以及时的进行归档，并且还可以设置电子锁，这样就只有拥有权限的人才可以进行查看和提取，可以很好的避免档案信息被恶意篡改和删除，存储的档案信息更加的安全可靠。

3）档案信息的备份更多。档案信息化建设实现以后，人们在使用存储的档案信息时，可以随时的进行复制或者以其他的方式进行存储，档案信息不再具有唯一性，可以实现更多的备份，这样就不会出现因为唯一的档案信息丢失而带来不良的后果。

2 档案信息化建设中存在的问题

1）档案存储安全性中存在的问题。造成档案信息化建设的进程较为缓慢的原因通常包括两个方面：一方面，对于计算机系统和网络来说，其自身就存在着安全隐患，在利用信息技术手段存储档案信息时，很可能在连接网络时，被病毒入侵，造成档案信息资料被恶意篡改、删除或者窃取。另一方面，到目前为止依然还尚未形成完善的相关法律规定，也可以说档案信息化管理还尚未得到我国法律的认可，信息化档案管理的真实性未被认可。

2）技术和经费都存在明显不足。若想完善的实现档案信息化建设，就必须保证档案管理信息化技术水平达到标准，用来存储档案信息资料的系统较为稳定，不容易被病毒所入侵，也不容易崩溃。然而，从现阶段档案信息化管理的实际情况来看，通常都是将档案信息资料通过电子文件的方式存储起来，而电子文件的存储不仅在存储上有一定的限制，同时存储的期限也有所限制。而档案信息化建设对档案存储的期限要求较高，这种普通的电子文件式的档案存储方式根本无法满足这一要求。并且在将纸质性档案资料转变为电子文件时，海量的档案信息资料根本就无法通过人工的方式进行输入，需要利用扫描仪来实现转化。然而当前市场上很多价格便宜的扫描仪很难保证扫描的精确度，而能够保证扫描精确度的扫描仪通常价格又十分的昂贵，并且在完成档案转化后，价格高昂的扫描仪就会被闲置。对于档案管理部门来说，其经费非常的有限，并没有专门的款项用来支付这笔高昂的费用。正是因为技术和经费上的不足，阻碍着档案信息建设的进程。

3 档案信息化建设与档案管理的有效策略

1）强化档案管理意识，提高档案管理工作人员信息化水平。目前，依然有部分档案管理工作人员的档案管理意识比较薄弱，这也是导致档案管理工作中频频出现问题的一个重要原因所在[1]。为此在进行档案信息化建设的过程中，必须在强化档案管理意识的同时注重提高相关工作人员的信息化水平。首先，应该针对档案管理工作人员展开全面的培训，其中既包括有关档案管理方面专业知识和技巧的培训，又要包括先进技术手段的培训，以此促使档案管理工作人员可以灵活的运用先进的技术手段开展档案管理工作。其次，给档案管理工作人员适当的提供外出学习的机会。再次，鼓励档案管理工作人员不断的创新档案管理模式，以此找到一个更加高效的模式。最后，加强对档案管理工作人员的人文关怀，强化工作人员的职业归属感，尽可能的满足工作人员合理需求，这样其才能够更富有热情的投入到自身工作中，才能够更加高效的完成档案管理工作。

2）制定规范的档案信息化管理制度体系。一个科学的、合理的档案管理制度体系是确保档案信息化建设和档案管理工作顺利开展的重要前提和基础[2]。因此，必须制定明确的档案信息化管理流程，将权利和责任落实到各个工作岗位，各个工作人员，只有这样才能够保证档案管理工作的效率和效果。通过先进的信息技术手段整合档案信息，不仅可以减少人力、物理和财力的支出，同时还可以避免不必要人为错误的出现。除此之外，在建设档案信息化的过程中，还应该积极的引进一些已经比较成熟的档案管理软件或者根据自身的实际情况自主研发档案管理模块，这也是制定规范档案信息化管理制度体系的重要基础。

3）转变档案管理工作人员的观念，共享档案资源。若想切实的实现档案信息化建设，不断提高档案管理水平，就必须及时转变档案管理工作人员以往较为落后的观念，促使其清楚的认识到传统档案管理模式中存在的诸多不足，并认识到档案信息化建设的重要优势，强化工作人员档案信息化管理的意识和主动服务意识[3]。促使其及时的、高效的整理档案资料，最大限度的保障档案信息的时效性和真实性。除此之外，还应该注重强化档案管理工作人员的共享意识，以此扩大档案资源的利用率。

4）注重加强对基础设施的完善。随着信息技术的不断发展与进步，不法分子盗取档案资料的手段也越来越高明，为了避免重要性档案资料被盗取[4]。在进行档案信息化建设的过程中，档案管理部门应该注重加强对基础设施的完善，最大限度的保障档案信息资料的安全。首先，可以通过监控设备的安装，对档案室的情况进行全面的监控。其次，对于一些重要性的档案信息资料可以进行加密处理。再次，在档案管理系统内通过杀毒软件、防火墙、数字证书等来保护系统不被病毒入侵，做好安全防护工作。最后，加强对档案管理专业性技术人才的培养，随时检查档案信息资料的安全状况，一旦发现存在安全隐患，及时进行处理，避免造成不必要的损失。

4 结束语

综上所述，档案信息化建设的实现具有不可忽视的重要性，不仅可以减少在档案管理中的人力、物力和财力支出，同时还可以提高档案存储的期限和档案信息资料的利用率，有助于档案信息资料价值的充分发挥。但是从现阶段档案信息化建设的实际情况来看，其中依然存在着一些问题影响着档案信息化建设的进程。为此，档案管理部门必须树立起档案信息化建设意识，提高档案管理工作人员信息化水平，并制定规范的档案信息化管理制度体系，同时注重加强对基础设施的完善，以此不断的推进档案信息化建设，在提高档案管理水平的同时，最大限度的发挥档案信息资料的利用价值。