论高职档案管理的创新与优化

陈传艳

（湖北三峡职业技术学院，湖北 宜昌 443003）

高职院校档案涵盖了方方面面的内容，包括组织沿改、学校发展、学生学习生活以及教师工作生活记录等等，因此做好高职院校档案管理工作，能够为学校的各项管理提供重要依据，有利于促进高职院校长久的发展。所以采取有效的措施，加强高职档案管理的创新，不断优化高职档案管理工作，提高高职院校档案管理效率，以保证高职院校档案管理效果。

1 高职档案管理创新与优化的必要性分析

随着我国高校教学改革的蓬勃发展，促进高职院校教学成果以及科研成果的产生，通过档案管理工作，将其完整的记录、保存下来，为高职院校发展留下宝贵的财富。与此同时高职院校具有一定的发展历史，而这些历史中涵盖了许多有价值的图文以及影像资料，都是档案管理的重要组成部分，保留这些有价值的相关资料，对高职院校教学的开展具有重要作用。

近年来，我国高职院校越来越重视档案管理工作，注重提升档案管理的时效性，因此引入了信息化技术，增强了高职院校档案管理的信息化水平。但是高职档案管理过程中，还存在许多的问题，具体主要表现在高职院校对档案管理工作的重视程度、高职院校缺少高素质的档案管理人才与设备等造成高职院校档案管理存在许多不尽如人意的地方。对此还需要对高职档案管理工作进行创新以及优化，从而促进高职院校档案管理工作的不断发展、壮大。

2 高职院校档案管理的优化

2.1 创建完善的档案使用登记制度

在高职院校档案管理过程中，应创建完善的档案使用登记制度，要求查阅档案资料的人员严格按照档案使用登记制度执行，并且还应限定档案使用资料权限，禁止档案中保密资料中信息的泄露，提高档案资料使用效率的同时，防止档案资料的丢失和损毁，保证高职院校档案资料的使用效果。

2.2 注重档案信息的分类汇总

高职院校档案中的资料信息涉及的内容较为广泛，为了完善高职院校的档案信息，还需要对档案信息进行分类汇总，可以分为学生档案、教师档案、教学成果等等，完成分类归档以后，便于工作人员的查询和使用，对提高档案的使用效率也具有重要作用。还可以为以后的档案信息的对比和树立奠定了坚实的基础。

2.3 改善档案资料使用的方式

高职院校档案管理过程中，应引入信息化技术，提高档案管理工作的信息化程度，便于相关工作者更好的查询和使用档案资料。档案资料的使用方式主要有两种，一种是有偿使用，另一种为公共资源。对于公共资源主要是一些基础资源，可以采用非加密储存方式，使用者可以随时进行查询获取，而有偿使用的资源则是特殊的档案以及个人隐私，需要使用者申请权限，经过审核以后，才能获取，这样可以有效保证档案信息的保密性。

3 高职档案管理的创新

3.1 强化高职档案管理人员的创新意识

想要提高高职档案管理水平，还应强化高职档案管理人员的创新意识，对此要求高职院校加强高职档案管理人才的引进，招聘更多高素质、专业的管理人员，同时还应注重对高职档案管理人员的教育培训工作，丰富高职档案管理人员相关的知识，提高高职档案管理人员的综合水平，建设高水平的高职档案管理队伍，以更好的完成高职档案管理工作，在此基础之上，运用先进的管理理念以及技术手段，创新高职档案管理模式，使其能够满足高职院校的发展需求。

3.2 创新高职档案管理服务

新时期高职院校档案管理工作的开展，还应做到以人为本，不断提高档案管理工作服务的主动性，充分发挥档案的价值。因此这就要求档案管理人员创新服务理念，根据学校以及市场的需求，对大量的档案信息进行重组和创新，为用户提供更高层次、超前的知识配送服务，满足人们对档案信息的需求。与此同时还要求档案管理人员具有一定的前瞻性，能够对市场需求进行科学的预测，加强档案信息的开发和利用，创造更多具有针对性以及超前档案信息内容，以提高档案服务的质量，促进档案管理的不断发展。

3.3 创新高职档案管理技术

在信息化时代下，传统、老旧的档案管理技术已经无法满足要求，严重影响高职档案工作开展的效率。对此加大创新高职档案管理技术，引进更多先进的信息化设备，通过对信息化技术的应用，将纸质档案转化为电子文件，建立完善的档案信息数据库，实现档案信息资源的数字化以及网络化。除此以外，利用信息网络的优势，可以在网络上广泛宣传有价值的信息，使得档案管理工作能够广泛服务于社会，有效提高高职档案管理效率。

4 总结

综上所述，档案管理在高职院校发展过程中发挥了至关重要的作用，因此应高度重视高职院校档案管理工作，不断提高高职档案管理水平。不断优化高职档案管理工作，加强高职档案管理的创新，提高对档案信息资料的使用效率，充分发挥档案的价值，促进高职院校档案管理效果，从而促进高职院校长久、可持续发展。