浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理

高亢亢

（济宁市食品药品检验检测中心，山东 济宁 272000）

办公室文书档案收集与归档工作涉及会议记录、谈话以及决议等文件档案的管理，对于企事业单位的管理至关重要。但是在传统工作观念中，档案管理工作需要耗费大量的时间成本且档案文件的翻阅频率也相对较低，部分工作人员对归档管理工作缺乏足够的耐心，导致档案文件中的数据准确性和应用价值都大打折扣。在互联网时代，信息化的归档管理模式简化了办公室文书档案收集与归档工作管理流程，也为其科学化和规范化管理提供了有效支持。

1 办公室文书档案收集与归档工作管理的作用和意义分析

办公室文书档案是企事业单位后续工作开展的重要依据，对其进行收集和归档管理，能够有效节省调研工作量，提升企事业单位的该工作效率。办公室文书档案记录了企事业单位会议内容、谈话内容以及项目商榷内容等，具有重要的参考价值。随着企事业单位规模的不断壮大，办公室文书档案数量和种类也日益增多，查找难度也越来越大，只有将这些文书档案分门别类地进行归档管理，才能够让企事业单位工作人员在需要查阅历史数据时能够在最短的时间找到需要的文件资料。由此可见，办公室文书档案收集与归档工作的管理对于企事业单位各项工作的开展具有重要作用，对于其工作效率的提升具有促进作用。

2 传统办公室文书档案收集与归档工作管理的不足

2.1 工作人员缺乏足够的耐心和责任心，职业素养和专业能力无法达到文书档案管理需要

企事业单位在多年的发展过程中，会积累大量的文书档案，对其进行收集和归档管理需要耗费大量的时间成本，也要求工作人员拥有足够的耐心和细心，才能够保证数据收集的准确性和档案文书管理的条理性。鉴于传统企事业单位管理模式，办公室文书档案收集与归档工作并没有得到足够的重视，会议记录等文件在事后鲜少有人再去查阅，这也导致负责办公室文书档案收集与归档工作的人员对此掉以轻心，数据收集也是应付了事，导致文书档案中的数据出现大量纰漏，参考价值大打折扣。不仅如此，办公室文书档案工作在企事业单位中被视作“闲职”或者没有技术含量的工作，工作人员职业素养和专业能力都无法达到文书档案管理的需要，导致办公室文书档案收集与归档工作科学性和规范性不足，也对其应用价值造成了直接影响。

2.2 管理工作片面追求形式，管理质量不佳

办公室文书档案收集与归档工作管理片面追求形式，实际管理质量不佳的问题也对其作用和价值的发挥造成了直接影响。长久以来，企事业单位的各个部门对文书档案收集和归档工作不关心也不积极，只是根据单位要求提交相关的资料，但是资料整合质量和数据精准度等方面都无法保证。有的单位部门还不愿意配合文书档案收集工作，给办公室文书档案收集与归档工作造成了严重的阻碍。只重形式不重质量的办公室文书档案收集和归档工作丧失了其收集和归档管理价值，也会对企事业单位后续工作的开展产生潜在负面影响。

2.3 纸质档案数量众多，信息化程度低

传统办公室文书档案收集与归档工作主要采用人工收集方式，文书档案也是以纸质档案为主，纸质档案数量众多，信息化程度低，在一定程度上影响了工作效率和查阅效率。首先，纸质档案数量众多，需要耗费大量的人力成本和时间成本进行文书档案的收集、整理和归档，管理难度相对较大。其次，纸质档案信息化处理难度大，尤其是对一些历史比较长的文书档案进行扫描处理。部分企事业单位办公室工作人员会心存侥幸心理，忽视对这些文书档案的扫描和信息化处理，为之后的工作埋下了隐患。最后，基于办公自动化（OA）的应用，传统的办公室文书档案收集与归档工作管理方式在一定程度上拖慢了工作进度，与信息化工作模式和工作节奏不相适应。部分企事业单位在收集资料数据时还是采用纸质材料提交的方式，办公室工作人员还需要对这些资料文件进行重新整理录入，无形中也增加了办公室工作人员的工作负担。

3 办公室文书档案收集与归档工作管理的优化路径分析

3.1 外引内培，促进工作人员职业素养和专业能力提升

办公室负责文书档案收集与归档工作的人员职业素养和专业能力对这一工作的管理成效起着重要作用，针对传统办公室文书档案收集与归档工作中存在的问题，当前最为紧要的是通过“外引内培”的方式促进工作人员职业素养和专业能力的提升，打造专业化的文书档案管理团队。首先，针对办公室文书档案收集与归档工作人员中兼职人员多于专职人员的问题，需要通过招聘来增加专职人员数量，优化文书档案收集与归档工作团队。在招聘过程中，需要根据当前办公自动化要求和文书档案归档管理的现实需要，明确招聘条件，吸引高校的高素质档案管理毕业生加入进来，利用专业知识和能力来推动办公室文书档案收集与归档工作管理质量的提升。其次，针对当前部分工作人员在惯性思维影响下不愿意接受新型工作模式或者在操作过程中不熟练的问题，需要通过系统化的信息技术培训以及专业知识培训，让工作人员将自己多年的工作经验与当前办公自动化、档案管理信息化需求结合在一起，主动提升自身专业能力和职业素养。通过“外引内培”，能够有效优化办公室文书档案收集与归档工作管理，提升该项工作的精准度和相关档案文书数据的参考价值。

3.2 做好管理机制构建和管理制度优化

在办公室文书档案收集与归档工作管理中，需要做好管理机制构建和管理制度的优化，强化工作监督和管理。首先，企事业单位需要充分重视办公室文书档案收集与归档工作，将这一工作与企业文化建设以及企业发展紧密联系在一起，提升各部门工作人员对文书档案收集的配合度，为其收集资料和数据扫清障碍。其次，构建办公室文书档案收集与归档工作管理机制，设定监督管理岗位，对工作人员的数据收集和档案管理工作效果进行监督，保证数据的精准度和文书档案内容的准确性，提升办公室文书档案收集与归档工作管理成效。最后，针对部分工作人员态度不认真以及出错率过高的问题，也需要设计相应的管理制度，明确文书档案收集与归档工作管理的责任以及奖惩措施，用制度来约束工作人员的行为，提升其对文书档案管理工作的认知，也强化其思想意识，降低其在文书档案收集与归档工作中的出错率。

3.3 引入信息化文书档案收集与归档工作方式，提升管理效率

互联网时代，大数据技术以及云计算等信息化手段正在改变着传统办公环境和传统办公模式，在办公室文书档案收集与归档工作管理中引入信息化的工作模式，不仅能够提升管理效率，还能够提升数据精准度和数据分析的参考价值。首先，办公室需要在办公自动化的基础上构建大数据库以及相应的信息系统，实现企事业单位内部数据信息的线上传播和合理共享。这样一来，办公室文书档案收集与归档工作人员便可以通过连接各个部门的互联网系统来快速高效地收集部门数据和相关信息，减少了数据重复合算和录入的工作环节，沟通效率和工作效率都会大大提升。其次，依托云计算和大数据技术，能够形成更为规范化和条理化的文书档案管理模式，实现文书档案等信息的自动归档管理等。智能化和自动化的工作模式能够有效避免数据信息错误的情况出现，也便于后期文书档案信息的查阅，大大减轻了工作人员的归档工作量。

4 结语

面对办公室文书档案收集与归档工作管理效率不足以及归档方式传统落后的问题，优化其工作团队和管理机制，在全单位范围内提升对文书档案收集与归档工作的重视度，提升各部门在数据资料收集过程中的配合度，做好信息化建设，是推动其适应新时代要求的必然 选择。