重大国际性会议相关食材供应链的财务统筹管理刍议——以金砖国家领导人厦门会晤为例

■陆 旭

（厦门夏商配送有限公司）

引 言

2017年9月3日至5日，金砖国家领导人第九次会晤在福建厦门举行，为盛会提供有效而又安全的食品保障服务是厦门市委、市政府赋予XS集团的光荣而又艰巨的任务，早在2016年12月中旬，厦门市委、市政府决定将食品供应、餐饮服务及食品安全保障为一体，寓名为“XS冷库”的项目直接交给XS集团来担纲完成。“XS冷库”作为厦门会晤期间所有食材供应的总仓，会晤相关酒店在会晤期间所有的食材必须由“XS冷库”供应。集团领导在接到这个任务后，作出举全全集团之力实施项目的决定，先后抽调1380多名员工，历经288天奋斗及拼搏，完成场馆建设、冷库运营，食材供应等重要业务环节，最终实现了食品供应满足需要率100%，餐饮服务食品安全标准符合率100%的“双百”目标，赢得了参会宾客广泛赞誉。

1 重大国际性会议食材供应的特点

根据XS集团对项目工作的安排，厦门会晤配套食材供应项目以XS集团XS配送公司作为业务运作主体，XS配送公司主营业务为食材供应链管理，主要为企事业单位食堂、超市等企业提供食材供应，会晤食材供应业务与公司主营业务模式类似，但也有所不同。主要区别包括：

（1）会议规格高：金砖国家领导人厦门会晤为高规格国际性会议，为厦门市近年来主办的最高规格的会议，与公司常规服务对象有很大区别。

（2）食品安全要求高：国际性会议对食品安全要求非常严格甚至近乎苛刻。公司日常食材供应也是将对食品安全视作生命线，要求必须做到索证索票完整，检验合格，但是会晤食材供应要做到食品安全标准符合率100%，所有食材必须能追溯到源头，以及过程可控，可追溯。

（3）保密要求高：国际性会议对食品安全要求做到全程可追溯，但是同时要求保密，所有供应商资料、酒店资料在会晤结束前必须执行严格的保密要求。保密性要求增加了客户资信调查及信息系统维护的难度。

（4）库存管理方式不同：公司日常食材供应以“以销定采”为主，力求零库存，降低损耗；国际性会议供应食材在会晤前有经过反复审查，相对比较确定，即“以采定销”为主，但是为达到食品供应满足需要率100%要求，采购商品必须留有一定的弹性，即库存量加大。

鉴于上述业务特点，会晤食材供应项目决定采取独立核算、独立帐套、独立业务系统、独立人员的方式核算和运作，业务管理系统、财务系统、业务流程须与公司日常业务严格区分，从而便于日后的项目评估和考核。

2 重大国际性会议相关财务统筹管理

2.1 会议前财务管理工作

（1）业务流程制定：根据会晤食材供应业务特点，合理制定了《XS冷库运营组业务审批流程》，流程包括九部分，包括物资采购立项、商品采购、商品配送、招投标、合同管理、资金费用、工程验收及决算、签章和对外发文等。其中合同审批流程包括：商品购销合同、固定资产及其他资产购置合同、资产租赁合同、物流运输合同及其他合同。资金费用包括7个部分，分别工程款支付、经销货款支付、预付货款支付、预付货款核销、应急采购备用金支付、应急采购款核销、其他日常费用支出等。

（2）信息系统选型及实施：会晤食材供应链业务与日常业务类型虽然，选择江苏XX云公司为会晤业务ERP系统及WMS系统服务商，实现对会晤业务的进销存管理、商品品类管理、商品的库位管理、商品溯源管理、检测报告管理、供应商价格管理、供应商结算管理，配送业务管理及信息保密管理等，将业务流程嵌入信息系统，实现数字化，在线化管理。

（3）项目预算编制：自项目筹备小组成立后，项目筹备组便开始着手项目预算的编制，包括会晤项目销售预算、成本费用预算、资本支出预算以及项目财务预算。在编制销售预算时，事先明确了会议类型和会议流程，根据会议类型定位为金砖国家领导人会晤及新兴市场国家与发展中国家对话会，确定预计参加国家除了五个金砖国家外，至少还有5-10家的新兴市场国家，由此确定预计接待酒店家数在15-30家，根据会议流程的特点接待酒店最早于2017年8月下旬开始封闭式管理，并由XS冷库供应食材，由此测算整个食材供应周期近7-15天。并最终形成会晤食材销售预算。最终在业务预算确定的前提下形成财务预算，完成会晤项目预计资产负债表、预计利润表、预计现金流量表。

（4）资金筹集：根据项目财务预算及资金预测向集团资金结算中心申请流动资金借款数千万元，用于商品采购、费用支出等。资金预测由会晤服务规模测算，根据金砖会晤参会规模及酒店数测算，并保留一定的弹性。此外根据了解到的业务特点，假设采购款全部于会晤完成后一个月内完成支付，销售款于会晤完成后三个月内支付，因此最大的资金缺口存在于会晤后一个月，因此根据总体资金需求，一揽子提交资金需求申请，并采取分期提款的方式，节约资金成本，提高资金使用效率。

（5）项目财务梯队搭建：会晤开始两个月前，从现有财务队伍中抽调一人作为专职会计负责该项目的财务核算工作，负责该项目相关所有合同审核、付款单据审核，会计核算等工作。鉴于项目临时性特点，其他包括出纳、对账统计等以兼职的方式配合完成工作。

（6）会计核算账套设定：为便于独立核算，设立单独的财务帐套用于核算会晤业务，与日常业务分开，便于日后会计核算、决算、考核及相关内外部审计工作。账套分开后，会晤业务审批流程与日常业务审批流程平行运作，相当于“一个牌子，两套人马”操作，从而实现分工明确，相互监督。

（7）会计核算指南编写：根据会晤业务特点，编写《XS冷库进销存业务会计核算指南》会计核算指南内容包括：商品入库；供应商付款；酒店销售、结转成本、销售收款；批发销售、成本结转；冷库大包装冻品出库加工成小包装后重新入库等，从而实现对主要会计业务的会计核算的规范。

2.2 会议中财务管控及服务工作

鉴于会晤服务时间短，同时重大国际性会议过程有诸多保密性要求，财务人员在会晤过程中对具体业务参与较少，但是财务监督与服务仍然是保障会晤食材供应顺畅的必要保障，重点工作包括：①严格执行项目预算，根据资金预算及计划做好部分预付款客户的付款结算工作。②监督相关人员严格执行《XS冷库运营组业务审批流程》及其他相关业务操作流程。

2.3 会议后财务结算及资产处置工作

（1）财务结算：会晤结束当天，从会晤抽调支援人员中抽调10名从事财务相关岗位人员组成会晤对账小组，并且10人再分成两个小组，分别从供应商货款结算及客户销售款结算两个维度对账，其中上游供应商达到257家，下游会晤接待酒店17家，在会晤结束后半个月内基本完成会晤业务的对账工作，并及时收回销售款。

（2）存货处置：因国际性会晤对食材需求量的不确定性较高，为达到食品供应满足需要率100%的目标，必须加大安全库存量，导致会晤结束后，总仓仍然剩余部分库存待处理，会晤后参与完成《XS冷库库存处置方案》的制定，根据保质期长短，合理定价，其中生鲜商品在会晤期间便同步分流到市场上销售，非生鲜商品保质期较长，全部留置到会晤结束后统一处置，并按照保质期长短，合理确定价格，完成存货处置工作。

（3）固定资产再利用： “XS冷库”项目作为食材总仓，根据会晤食材特点设4个温控区，设立清真与非清真库区，配套建设指挥中心、生活配套区、翻修综合宿舍楼，为驻仓人员提供办公、食宿便利，建立毒化检测室、食品检验室、监控中心、驻点办公场所，同时，开发建设冷库独立机房及仓储信息管理系统等，在会晤后面临两个选择，一会晤改造内容全部拆除，恢复原有设计功能，二是继续保留多温区设计，不做重大改动，以备厦门市有可能再次主办重大国际性会议需要。

（4）项目后评估：项目结束存货处置后，项目筹备小组对项目执行情况，形成了一份完整的项目执行情况汇报，通过项目利润表及资产负债表分析，厦门会晤食材供应项目整体实现了项目收支平衡，完全符合“勤俭办外事”的原则，同时实现了食品供应满足需要率100%，餐饮服务食品安全标准符合率100%的“双百”目标，赢得了参会宾客广泛赞誉。实现了经济效益和社会效益的双丰收。

3 结 语

国际际性重大会议的举办可以增进国家间、城市间的文化、精神、价值的交流,是塑造国家形象、提升城市知名度的重大契机。食材供应作为重大国际性活动中一项不可或缺的保障工作，在活动中起到举足轻重的作用。作为财务人员应全程参与项目财务管理工作，在业务开展的不同阶段，合理搭配项目财务团队，提供有效的财务管理服务。力求实现事前参与、事中控制、事后评估，财务管理服务应贯穿于业务的全过程中。同时财务人员须与企业经营层保持良好的沟通机制，通过制定合理的业务流程以及通过信息化手段实现流程的固化，对业务顺利、合规开展至关重要，提前做好流程制定及信息化工作，对于事中、事后财务管理工作往往能够达到事半功倍的效果，从而为完成高质量、高效益的国际性重大活动提供财务管理支撑。