对于文档管理工作的思考

◎任雅宁

在诸多行业中，都缺少不了文件的整理、传递、归档工作。文件管理工作及其考验人员的耐心及细致程度。在不同的行业中，文件的种类及操作运行模式各有不同。对于某制造厂而言，文档部承担着该公司对外、对内文件传递，保存，归档工作。

文件传递工作，不是单纯的利用网络介质将函件进行收发即可，还需要针对传递过程中的任何问题，积极与对方进行良好沟通。高效、及时、准确的沟通，能够提升文件处理速度，并且保证处理质量。

文件处理工作主要包含三条脉络：1.接收，转化，输出。2.更新账目，跟踪记录，梳理清单。3.保存、归档。第一条脉络是山脊，脉络纵深，伸向公司的各个部门，传达至基本单元，即每位工程师手中；第二条脉络是战事基地，文档工作的大后方。一盘大帐，记录了任何一个文件的诞生至今所走的路径，方便追溯历史；第三条脉络是存储库房，无论是电子文件还是纸版文件，都需要有个安置的地方。账面与实物相对应，保证有据可查，有物可寻。

文件的顺畅传递及妥善保存、及时跟踪是公司顺利运行技术支撑卫士。文件如不能顺畅、高效传递，就如同人体的穴位堵塞，血液运行不畅，无法给身体供给营养一样，而会降低公司的业务运转速度，这个影响会像多米诺骨牌一样，呈现连动趴伏效果。良好的文件传递如同静水幽深，悄悄地给各部门传递必需品，而不尘嚣于上。

本文以某公司为例，介绍项目文件是如何在本公司内部及与甲方顺利传递及归档的。

一工作范围

1.接受公司内部各部门提交的各类图纸、技术、质量、管理程序、普通信函等文件，将这些文件整理后添加传递函件，按照相应的通信渠道规则，准确无误传输出去。

2.接收上游文件、信函的输入，并根据函件内容进行分类分项传送至各相关部门。

3.文件传递往来记录，根据函件通信渠道，分类建立双向传递记录台账。同时编制所有传输文件的索引清单，便于追踪记录文件的历史提交及审核状态，清单中记录信息较为全面。

4.审核文件页面质量、根据文件编码要求，面向全公司提供文件外部编码。

5.追踪文件修改、及文件会签状态，编写适用文件清单。

二、工作中的重点

1.接受公司内部四面八方来文来函，首先要初步审核文件质量，对于合格的文件再进行下一步处理，否则退回原部门，要求修改重新提交。对于合格的文件，首先建立档案记录，记录文件的本身的各种属性信息，同时记录文件传输渠道，编写文件传递函，这过程不允许出现信息错误。台账记录完整、及时，信函待部门领导审批后，开启传输模式，登陆传输系统，上传文件，至此，上传文件工作完成。

2.根据甲方公司的来函提示，进入传输系统，下载外方公司传递的文件，同样及时记录各相关信息，并根据来函要求，起草传达处理单，待领导审批后转至各相关部门。

在上述工作中，"细致、小心"贯穿其中。就某制造厂而言，当分供方的文件传输到公司的分供方管理部门后，将文件没有进行严格检查而传输至文档部，文档部将文件传递上游甲方公司的文档后，发现文件存在瑕疵，势必被退回要求修改重提，而后文档部将该文件依次退回公司的分供方管理部门，该部门将文件又退回至分供方手中，待文件修改后重新提交。如此一来，文件前期流转就白白消耗掉时间成本，并为各相关部门都带来了不良影响。所以，文档部的工作虽然在技术、制造进度上不占有明显的重要性，但仍不能小觑。

3.文档工作的考核

文档工作在一般人理解，觉得工作的难度不大，工作方向不需要做经常性的汇报及总结，所以，是一个挑战性和竞争性很小的工作。然而，事实上，文档工作的考核也是非常必要的，有利于工作的质量保证。可以从文件传递的及时性，被退回修改率，账面记录准确率进行考核。

三、工作中需要改进的方面

目前的文档工作还都是在线下，由人工进行电子介质的传输，并建立各种互不兼容的手工电子帐，人员消耗大，人工出错率高，以及重复劳动等诸多弊端，建议未来的定位是，所有文件传递通过线上传输，自动生成台账记录，人员审核、批阅即可。

由于文档工作技术含量低，定位薪酬较也较低，岗位人员流动性较大，所以，文档工作的模式应该固化，线上的操作恰好满足了这一要求。

四、文档工作的憧憬

文档工作任何领域都存在，它的广泛性和普遍性不言而喻。文档管理即有现时性的意见，也有留存的历史责任及可追溯的重大价值。尤其在历史追溯的价值上，更是尤为重要。文档材料成为历史之后，没有人能够为此辩解，账面及签署相关单据即为有效证据。

五、结束语

文档工作是一份值得细细品味和斟酌的工作，其价值和意义比我们所想到的更加重要。愿我们战斗在文档工作的同志们，能够尊重并珍惜这份工作，多思考，多总结，为文档工作的发展以身作则，发光发热。