■ 张 琨
(中国石油化工股份有限公司胜利油田分公司技术检测中心)
可持续发展不仅是我国经济发展的代名词,也是企业转型升级中的代名词[1]。当前,行业竞争日趋激烈,企业要实现可持续发展的目标,不仅需要从外部予以转型,也需要不断优化内部各项控制措施,解决内部管理中存在的问题。企业以合同管理为核心建立法律风险防范体系,可以更好地帮助企业实现经营战略目标,促进企业经济效益的提升[2]。合同绝不仅仅是一项固定当事人权利义务的工具,其还具有很强的法律效应。企业只有不断强化合同法律风险管理,才能从事前、事中以及事后的角度对法律风险进行分析与把控,将损失控制在最低范围内。例如,一旦企业与其他市场经济主体因商业活动、贸易活动以及其他活动产生纠纷后,就需要寻找合同中对于己方有利的条款,分析合同中对于己方不利的条款,才能在谈判活动以及司法活动中占据主动权[3]。因此,企业以合同管理为核心建立法律风险防范体系,可以更好地实现依法合规目标以及可持续发展战略目标。
从法律层面来看,企业与其他市场经济主体订立合同过程中不得损害社会公共利益、国家利益以及人民群众利益,不得就违法违规性事项订立合同,否则将会导致合同出现无效的状况[4]。同时,企业员工也不得采取胁迫、诈骗以及商业贿赂等方式来商定合同。一旦出现上述状况,影响合同的效力,不仅会导致企业正常经营活动的开展,也会影响企业在社会中的形象。除此之外,部分违法违规性合同甚至会给企业管理者以及决策者带来刑事法律风险。
因此,企业以合同管理为核心建立法律风险防范体系,立足于法律法规框架开展合同管理活动,严格规范合同的各项内容,可以帮助企业实现保护目标,预防各种经营中出现的风险,营造良好的企业形象。
合同主体资质以及资格直接关系合同后期的履行,不具备相关资质以及资格的市场经济主体与企业签订合同,不仅会影响合同效力,也会影响合同正常履行。现阶段,部分企业合同主体资质审查层面存在漏洞,对于合同主体资质审查不严,进而引发履行不能、合同无效等法律风险。第一,部分企业合同管理专责并没有严格审查对方当事人工商执照上的经营范围以及资质,与不具备相关经营资质的合同相对方签订合同,导致合同无效的同时,使得企业将要面临接受工商行政部门行政处罚的相关风险。第二,部分企业合同管理专责在审查对方资质过程中,忽视了对方当事人的法人主体资格,与不具备法人主体资格的部门签订合同。典型如,企业与不具备法人主体资格的项目部、职能部门以及分公司签订合同,最终引发争议。
伴随企业组织结构不断优化以及企业生产经营规模的扩大化,部分大型企业逐渐开始将合同签署权限下放至相关部门负责人、分公司负责人以及项目负责人,一定程度上提升了企业生产经营效率,推动了企业转型升级。但是,部分企业在授权委托管理层面存在漏洞以及缺陷,授权委托事项不明、授权委托内容不规范等问题突出。第一,部分企业授权委托书内容欠缺完整性,没有就授权事项、转授权问题、授权时限进行明确规定,导致企业合同签署过程中存在超授权、转授权等问题。第二,部分企业尚未建立系统化、明确化的授权管理机制,在授权书办理、授权台账登记、授权书作废失效等方面存在管理漏洞,存在相应的法律隐患。企业如果存在大量的超授权、转授权问题,则会导致授权滥用状况的发生,使得企业利益受损。例如,本应当经过会审的重大经济合同没有经过会审,由被授权人超越授权权限直接签字。又如,本应当经过履行报批程序的合同,被授权人没有经过履行报批即签署相关的合同,导致企业在合同履行中陷入不利地位。
众所周知,企业生产经营工作会受到市场环境、行业环境、政策环境、金融环境的影响,一旦市场中相关要素发生变动,则有可能导致企业在合同履行过程中出现履行不能、履行瑕疵以及违约等相关法律风险。当前,我国部分企业忽视了合同履行阶段的风险把控,无法实现对合同法律风险的事中防控,最终导致企业蒙受经济损失。第一,部分企业尚未设立合同交接机制,无法实现合同的全过程管控。对于合同履行周期较长的合同,部分企业合同承办人员岗位发生变动后,没有及时将相关的合同交予岗位交接人,也没有将合同中的风险予以提示,导致岗位交接人在不了解合同事项的情况下出现法律风险扩大化的问题。第二,部分企业尚未建立重大合同跟踪管理机制,对于重大合同缺乏跟踪管理,无法及时发现合同对方当事人履约能力发生变化,导致企业错过追究对方违约责任的有利期限。同时导致企业无法及时根据合同中的相关条款主张继续履行、违约赔偿等违约责任,进而陷入被动的境地。
合同订立阶段,企业合同承办人员以及合同管理专责要重点对合同主体的资信进行审查,避免与不具备相关资质以及资格的市场经济主体签订合同,确保合同正常履行。第一,企业应当明确合同经办人员需要提供的必备附件材料。合同对方为自然人的,应当附上相关的身份证明。合同对方为企业等市场经济主体的,应当附上《营业执照》、《开户许可证》等相关证件。同时,如果对方是从事特殊许可行业的,则应当附件相关的行政许可证件,确保交易内容以及交易护体依法合规。例如,《成品油批发(零售)许可证》、《特种行业产品生产经营许可证》、《危险化学品经营许可证》、《易制毒品备案证明》、《压力容器制造许可证》等相关类型的证件。第二,企业合同管理专责对于上述材料存在遗漏的,应当要求合同经办人员予以补齐,便于后期工作的正常开展。对于上述材料齐全的,则应当审查上述材料的内容,及时发现合同主体资信问题,把控合同订立阶段的法律风险。第三,企业合同管理专责在审核重大经济合同过程中,也可以通过企业信用信息公示系统等官方渠道进行调查与核实,提升审查工作的科学性、准确性以及合理性。
授权委托管理与企业“放管服”工作能够有效贴合,但并不意味着企业无需对授权事项进行管理。为了更好地规范合同签署工作,防止超越授权、滥用授权、转授权等现象的发生,企业必须要强化授权委托管理工作。第一,企业要结合企业状况,出台相应的授权委托管理办法等内部规范性文件,对各个部门、分公司的授权事项予以明确规定,实现层级化授权以及分工。同时,企业要明确授权委托的种类,按照固定授权以及专项授权的方式对授权种类进行划分。通常而言,固定授权适用于企业日常业务领域,专项授权则适用于企业非日常业务领域以及临时性业务领域。企业要明确授权委托书的办理流程,并要求相关部门建立相应的数字化台账,及时对企业授权事项进行全方位监控。对于岗位发生变动的,企业要及时撤销、废除相应的授权,防止出现表见代理等问题,降低合同签署阶段的法律风险。第二,企业要规范授权委托书的内容,明确授权委托事项、时限,设置“禁止转授权”条款。第三,企业要明确责任落实机制,及时处理超授权、滥用授权以及转授权等相关问题,提升被授权责任意识,促进企业依法合规管理。
市场环境、行业环境、政策环境、金融环境具有多变性,与其他经营活动相关的因素变化,将会导致相应的蝴蝶效应。同时,合同对方当事人在生产经营过程中不诚信、不规范以及违法问题也会导致合同对方当事人履约能力发生变化,进而滋生合同履行阶段的法律风险。为此,企业要严格把控合同履行阶段的法律风险,及时发现风险并解决问题,实现对风险的事中管控。第一,企业要建立合同交接机制,明确合同交接的内容,防止合同履行过程中因岗位变动而出现监管空白等问题的发生。例如,企业合同承办人员离职后,应当及时将尚未履行完备的合同交予被交接人,并告知合同签署、谈判以及履约过程中存在的争议以及问题,防止法律风险扩大化,保障企业合法权益。第二,企业要建立重大合同跟踪管理机制,将重大合同跟踪管理责任落实到具体的工作人员,直至合同履行完毕或者合同终止。企业相关工作人员在合同履行过程中发现对方当事人履约能力、履约行为发生变化的,应当及时通过相应的程序告知企业法律归口管理部门,防止企业错失主张违约责任、解除合同、变更合同等主张权益的机会。例如,合同对方当事人提供的产品出现重大质量问题、因违法违规行为被查处、因破产而履行不能等相关情况,均属于相关工作人员在重大合同跟踪管理中应当注意的情形。
本文以合同管理为切入点,探讨企业法律风险防范体系的构建路径。通过本研究可以发现,企业合同管理与生产经营之间具有内在紧密联系,它是一项系统而复杂的工作,不仅需要合同管理专责从合同管理的各个环节入手,实现对法律风险的事前、事中以及事后把控,而且需要企业生产经营部门以及其他业务部门给予配合,才能真正提升企业抗风险能力的同时,保障企业平稳发展。