医院人事档案和大数据的融合发展

张海红，黄凯

(山西医科大学第二医院，山西 太原 030001)

我院系省城建院历史最早的集医疗、教学、科研、预防、保健和康复于一体的大型三级甲等综合医院。由医院本部、西院和南院区三个院区组成(即“一院三区”)，辐射省内医联体医疗机构50余家，规划开放床位5 000 张，目前实际开放2 300余张。目前有在岗职工3 600余人，由卫生编制(含差额编制、自收自支编制)、教学编制、聘任制、合同制、劳务派遣、退休返聘、外聘专家、临时用工等10余种身份人员组成，涵盖医疗、教学、检查、检验、药学、后勤保障、管理等40 余个岗位。每个岗位由正高、副高、中级、初级(师、士)等能级构成。人力资源管理复杂、难度大，管理要求也非常高。随着大数据时代的到来，国家对大型公立医院开展了全方位的绩效考核工作，各方面工作的提升均对医院的人力资源管理，尤其是人事档案管理提出了更高更新的要求，传统的人力资源管理面临诸多方面挑战，但同时也会迎来新的发展机遇[1]。

随着近年来我国社会和经济水平的快速提升，档案资料在各项工作中的作用也越来越重要，而档案资料的准确性和完整性问题也日益凸显出来。医院人事档案管理工作具有任务重、责任大等特点，通过档案管理信息化的建设，不但能够使档案的准确性和完整性得到大幅度的提高，同时还能明显提高档案的使用效率和查阅速度，进而更好地促进现代化医院管理模式的发展[2]。由此可见，人事档案管理信息化建设将是医院未来发展中的必然趋势和要求。

1 人事档案管理信息化的优越性和必然性

1.1 信息化技术使人事信息采集更为简捷

信息化技术在人事档案管理领域中的应用，可以有效地减轻传统人事档案管理人员的工作量和劳动强度；可以实现对人事档案信息的高敏捷性管理，即实现人事信息发生变化时能够及时进行记载、存储与展示；可以实现多维度快速进行信息的登录，确保了人事信息的全面性和准确性；可以有效地避免手工记载时所出现的缺档和断档情况的发生；可以有效减轻人事信息的重复录入工作量。我院人员身份繁多、岗位技术含量各异、评价方法多样，准确全面地采集人员的基本信息和工作量信息尤为重要，但信息采集的工作量却十分复杂繁重，各管理部门可以利用信息系统从多个维度分别录入同一人员的信息。这就大大提高了工作效率。

1.2 信息化技术使人事档案信息处理更及时和快速

通过对人事档案数字化处理，可以及时快速地对人事档案进行采集、存储、分析、传输和展示等处理；可以有效地保证人事档案信息管理的准确性、连续性、敏捷性；可以利用信息技术优势，在几分钟之内自动完成人事信息的数据深度分析，为决策提供高质量、高水平的依据。

1.3 信息化技术使人事档案管理具有强大搜索功能

对人事档案信息管理的终极目的是如何利用档案信息更好地服务于人力资源管理[3]。实现档案管理信息化，可以为员工个人自我管理、科室级管理、院级管理提供多层次快速查询的功能，更利于实现员工的自我管理，管理层可以快速地对个人的档案信息进行全面的了解，过去需要多日多人完成的工作，只需少许操作即可完成查询功能；可以为实现对员工职业生涯规划及全面绩效管理等方面提供详实依据，实现人力资源的合理配置。

1.4 信息化技术使人事档案管理信息管理留痕可追溯

人事档案信息的准确性、及时性、敏捷性、客观性及其固化是人力资源管理最重要的基础。信息化技术可以实现信息采集、存储、分析、利用、查询、变更等全过程的痕迹管理，较传统的人事档案管理手段而言，它的信息链、责任链更为清晰，权威性更高。可以有效地避免传统人事档案管理工作中由于信息的不全而导致纠纷的复杂化等问题，从而为人事纠纷的处理提供有效的帮助。

1.5 信息化技术使人事档案信息安全水平大幅提升

人事档案需要具有较强的保密性，针对不同人群，管理权限清晰而又复杂[4]。而利用密码技术、电子签名(即CA)技术实现多角色分级授权，完善和强化了保密措施，不仅符合人事档案的保密要求且为群众提供更为便利的服务。

1.6 信息化技术使人事档案信息记录由自然语言上升为结构化语言

传统的人事档案信息中，绝大多数信息均使用自然语言方式采集，虽然实现了信息的采集和记录，但自然语言记录方式不利于人们对信息的利用效率，更无法对信息进行深度挖掘，更不可能为各级领导决策提供高质量的依据。2010年，我院启动人力资源信息化建设工作，人事档案信息补录与完善是人力资源管理信息系统建设的最重要的组成部分，经过全面认真的收集、核对，我院完成了人力资源管理信息系统的部署并投入使用。在干部任免工作中，利用信息系统完成了候选人等信息的深度挖掘分析工作，为院领导识骏马、选人才提供了大量有价值、可靠的决策依据，提高了选人用人质量。

2 人类进入大数据时代，人事档案管理工作面临新的挑战和机遇

2.1 加强对人事档案管理数据化工作的重视

加入WTO十几年来，我国市场经济体制日臻完善，人员流动日益频繁，人力成本以及人力管理成本也随之增加。如何帮助员工提升职业生涯规划水平，如何深度挖掘人力潜能，如何使员工高水平展现才华，提升人力资源使用水平，是我们人力资源管理者无法回避的重要课题。面对这种情况，首先要加强对人事档案管理工作的重视度，其次要全面提高人事档案管理工作的高效性和科学化。在实际工作中积极学习先进的数据化管理模式，通过构建数据库，实现对人事档案的数据化管理。

2.2 创建和优化人事档案管理流程

基于大数据时代背景下，各种信息技术、标准化技术和多媒体技术的快速发展，为人事档案管理工作的优化提供了重要的技术保障。在当前人事档案管理工作中，要积极引进并利用多媒体设备和信息技术，加快推动人事档案信息化处理和建设，在确保信息安全的情况下，充分地运用大数据、云计算等新兴技术开展云服务，实现人事档案管理工作流程的全面优化，以此来提高人事档案管理工作的效率，实现人事档案管理的规范化和标准化。

2.3 构建人事档案管理大数据平台信息系统

为了全面提高人事档案管理工作效率，我院建立人事档案大数据管理平台，基于数据的标准化和开放性，进一步提升人事档案的管理效率。人事处通过利用大数据管理平台，实现了对员工个人信息资料的统一收集、整理、查阅、利用，更好地发挥了人事档案管理的优势。另外，还借助于大数据技术、云计算、WEB技术优势，对人事档案信息资料进行有效整合和扩充，及时更新了人事档案信息资源，极大地提升人事档案管理水平。

2.4 加强了数据库管理力度

大数据技术的发展使人事档案管理工作发生了颠覆性的变化，在人事档案大数据建设过程中，依托了大量的原始信息构建基础人事档案数据库。在档案数据库建设过程中，采用了国内外的先进技术标准和管理标准。通过构建一系列具有通用性和标准化的数据库，为档案查阅和利用提供更多的便捷性。在档案数据库建设工作中，我们完善档案数据库管理制度，以确保数据的完整性、安全性和应用系统功能的实现，实现真正意义上的档案资源的及时更新和高度共享[5]。

2.5 加强档案管理人员培训，提升其综合素质

首先，对我院档案管理人员进行了多层次培训。结合我院实际以及大数据时代的各种要求，采用各种培训方法，提升工作人员的信息化素养，使我们能顺利胜任大数据背景下的人事档案管理工作。其次，我们积极参加专题学术活动、业务交流会议、在线交流活动等，学习和掌握先进的档案管理方法和技能，了解大数据时代的发展趋势，迎接和适应大数据时代的挑战。

3 结 语

基于信息化环境下的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设模式，对实现医院的人事人才信息管理工作有着非常突出的现实意义。医院应该创造条件尽快实现本单位的人事档案管理的信息化，完成档案管理的根本变革。随着现代科技的迅猛发展，人事档案数字化建设和管理是发生在人事档案管理领域的一场革命，人力资源管理的重要性日益凸显。利用现代科技技术保存数字化档案信息，对已经熟悉了传统档案管理方法的工作人员来讲无疑是一个巨大的挑战，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径[6]。在云计算、大数据背景下，应该充分发挥大数据技术的重要作用，将其与人事档案管理工作相融合，创新档案管理理念和档案管理服务模式，档案管理人员要树立大数据意识，并及时构建完善的人事档案数据库，为人事档案的管理和数据开发利用奠定良好的基础[7]。