浅议信息化建设在图书馆档案管理中的必要

赵 莉

（山东电子职业技术学院，山东 济南 250000）

对比研究当前，数字化已演变成了各个领域的主要发展趋势，档案管理也是如此。为了能够实现对档案的数字化管理，需全面展现出信息技术所具备的作用，把信息载体由物质转换成数字形态，同时创建档案目录，以便于提供更好的服务。实际上，传统档案和数字档案是能长期一同存在的，其可以将取长补短的效果顺利实现。确保档案信息化的有序性和规范性，属于档案信息化的主要工作内容，同时也属于档案管理工作实现现代化的基础。管理人员在进行档案管理信息化建设时，需立足于国家相关管理标准，将管理制度与实际发展状况结合在一起，并严格落到实处，在这一过程中积极总结。除此之外，要对档案项目、数据库和内容的格式与结果提出统一要求，如此才能对档案展开有效管理。

由于现代信息技术发展得越来越迅速，因此对于信息技术的运用在各个领域中也变得普遍起来，图书馆中档案管理工作也逐渐引进了数字化的方案，通过先进科技对档案管理进行更加有效合理的安排，将档案资料以数字化的渠道进行整体管理，为读者提供越来越充实的服务

1 图书馆档案管理信息化建设定义及档案管理中的应用重要性

2000年国家档案局明确了“加快档案信息化建设”的目标，档案信息化建设成为未来相当长一段时间内我国档案事业发展的重点，高校档案信息化建设成为我们关注的问题。那么，什么是图书馆档案管理信息化？档案管理信息化具体是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，以提高管理和利用的现代化水平。

通过将现代信息技术合理的应用到档案管理的日常归档与管理过程中，首先需要对档案管理进行数字化处理，以便能够在经过数字化处理之后能够将档案的原件存储到库房中。这样档案资料的归档和管理都是在电脑上直接操作完成，而并不需要以手动的形式来对照文献内容。同时，档案管理可直接管理在电脑中，这样通过利用信息网络便能够便捷地查阅相关的档案信息，最大限度提升了档案管理的构建水平。在档案管理的构建过程中应用信息技术，这样档案信息便可以数字化的形式存在，而档案管理的证据功能与使用功能便可以直接被区分开，让档案管理的再加工能够真正实现，从而让广大人民群众能够更加便利地应用档案管理。相关的档案管理能够被第一时间上传到信息平台中，让不同的单位将内部的资源平台紧密结合起来，真正达到档案管理共享的目的。同时，广大用户还可以充分利用现代信息技术将档案管理连接到信息平台中，让广大用户可根据自己的需要进行档案资料查询，为档案管理的构建创造良好的条件。

2 图书馆档案管理信息化的内容

图书馆档案管理信息化建设是一个庞大的系统工程，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用等。

档案管理信息化首先是利用数据库技术，对纸质的档案、声像档案、实物档案进行录入、扫描、数码处理，将馆内各类档案数字化，以达到对档案信息管理和利用的高效、准确。其次是通过办公网络，使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作，对电子文档进行准确的归档鉴定，执行电子文档归档管理办法，进行网络归档处理，实现电子文档管理一体化。档案管理部门还将对电子文档进行及时的接收和进入相应数据库的处理。最后，图书馆管理系统通过公众信息平台，利用公开的档案信息，或者是在专用服务器中调用，查找保密档案信息，全面实现档案管理的信息化。

档案图书管理的信息化建设问题比较图书信息化建设和档案信息建设存在很大的差异性，在互联网+时代下，Web2.0概念的网络技术的大力应用与发展加快了信息传播速度，生活节奏加快以及生活水平提升的今天，用户内容需求也呈现出多元化特征，内容需求以海量内容为主。

3 信息化建设在图书馆档案管理中的必要性

1）传统意义上的档案管理需要很大面积来储存档案，还需要大面积的借书室、阅览室以及采编室等相关办公科室。而很多城市，尤其是中等以下城市的政府对图书馆的建设不够重视，很难会在城市中心地段建设正规化、规模化的图书馆。这样一来，图书馆档案信息化的优势就显现出来了，它只需要一个很小的空间甚至一台电脑就可以实现储存的功能，而不需要大费周章的去查找。同时对保护馆藏历史档案，对节约人、财、物力，提高档案管理工作效率，创造更好的社会、经济效益等方面都具有重要的意义。

2）随着信息技术的发展以及信息技术在图书馆档案管理中的运用，使图书馆不再只是传统意义上的实体，而是一个信息储存空间。它以用户为中心，以数字化的形式在网络中高速传递文献和信息，在“用户”和“文献信息”之中起着桥梁作用。

此外，计算机网络信息的一个突出特点就是资源信息量的最大化，档案信息化建设将为信息社会提供必要的、可靠的、大量的基础性公共原生信息，满足人们共享信息的需求，为社会公众信息的开发利用提供基础条件，为信息化起到支撑作用。

3）传统的图书馆档案管理机构间是相互隔离的。信息化的发展为这些机构间的信息共享提供了可能，信息技术在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案管理信息化是顺应市场要求应运而生的，它改变“重藏轻用”的观念，实现由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变，融传统与现代于一体，开发与利用于一体。可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；还可为行业和单位的办公自动化提供日常工作所需的共享数据，逐步形成决策咨询系统，对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

4）目前国内图书馆档案管理基本已经信息化，很多图书馆采取将传统服务延伸拓展到现代网络上，形成一种传统与现代结合的综合服务方式，这极大地提升图书馆的现代科技含量和服务功能，规避了人工判断、查找出现的错误。档案信息化，可用翔实的档案信息支持决策和管理，能够大大缩短档案形成和利用周期，避免归档过程中容易出现的不及时、不齐全等现象，有利于节省库房空间、有利于保护馆藏历史档案、对节约资源，提高档案工作管理效率都有重要意义。决策的及时正确、管理措施的适当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

4 结论

目前高校图书馆档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，它可以使图书馆档案管理部门从封闭走向开放，提高了档案的利用率、节约了大量的人力、物力、财力，对于信息的共享、错误率都有了大大的提高。随着计算机和网络技术的广泛应用，利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。