信息时代加强电子档案管理的有效策略研究

林 琳

（山东能源龙口矿业集团离退休管理中心，山东 龙口 265700）

1 引言

科学技术的发展使得计算机信息技术被广泛应用于社会各个领域中，这改变了人们的生活方式，也给人们的学习、生活和工作带来了便利。随着现阶段档案信息化的发展，电子档案逐步取代了传统的纸制档案，档案管理逐步进入了信息化的管理阶段。在单位的日常管理过程中，会产生大量数据信息资料，将这些信息数据用现代电子计算机技术进行管理，可以有效避免传统档案管理存在的问题，提高档案管理的工作效率，使得档案管理工作实现质的飞跃。

2 信息时代加强电子档案管理的价值

1）档案管理体系规范化。电子信息化档案管理模式与传统的档案管理模式相比，解决问题的速度更快，可以让档案资源得以快速共享，还能让流程的构建变得规范化[1]。使用电子信息技术可以将档案管理转换成自动化管理的方式，人为因素和其他因素不能干预，通过设置相关的前期程序，计算机在运行时就可以根据实际的储存情况实施信息管理，得到完整、准确的信息。

2）提高档案管理效率。传统的档案管理工作依靠人工输入、收集、处理的方式进行，并且在实际的工作中面临着庞大的工作量，还需要工作人员进行分类、整理和收集工作，但是档案管理人员的数量和精力都是十分有限的，大量的档案得不到及时有效的处理，也就降低了档案管理工作的效率，在检索中出现了问题。档案管理的时间比较长，十分消耗工作人员的精力，而电子信息化档案管理工作有效地对上述弊端方面进行了弥补，从而使得管理人员的工作量大大缩减，后期的档案查阅和分析都变得比较容易，降低了档案管理工作出错的概率。目前，对于档案的检索和应用而言，电子信息化管理模式是一种十分有效的方式。

3）实现资源共享。电子信息化管理模式还可以实现档案管理系统的资源共享。很多企业及公司都将办公自动化与信息化档案管理同时办公，可以实现资源的共享，同时可以进行档案的归档和调用。目前社会信息化空前发展的前提下，档案管理的电子信息化的管理模式已经成为一种新的档案管理趋势，让人与人之间、各个工作单位之间乃至政府部门的资源共享都更加的快捷，对工作效率的提高有着重要意义。但是，在电子信息化管理模式的档案管理使用期间，也会发现许多的问题，这就需要管理人员在电子档案信息化管理方面的力度加强，确保档案的信息和资源安全，使档案管理的目标得以实现。

3 信息时代加强电子档案管理的有效策略

1）加强档案管理基础建设。加强基础建设是保证工作正常开展的前提。尤其在信息化的大环境下，工作人员要将档案储存起来，首先要选择良好的载体与媒介，加强信息存储的安全性，减少信息源的丢失。其次，时代是不断发展的，科学技术是正在进步的，许多设备的性能和质量都在不断提高[2]。因此需要工作人员不断革新自身技术，加大资金的投入，加强基础建设，继而打造出安全的环境。例如，档案管理人员要确保合适的温度与湿度，延长信息媒介的使用时限，做好相应的防尘工作，减少对设备产生的不良影响。还要避免其他磁性载体的侵入与干扰。与此同时，档案利用效果的反馈是了解和掌握档案价值的客观依据，也是能好好利用档案信息的重要前提。例如信息服务的不断完善，服务质量的不断加强，反馈渠道的不断进步，会让我们越来越好的了解人们生活中所存在的问题，看到当今网络存在的弊端，更好地服务于人民群众，使得大家的生活越来越方便，网络越来越安全，也可以很好地得到保密作用。

2）重视档案的收集与整理工作。档案的收集与整理工作十分重要，传统的纸质档案管理工作在时间和空间方面要求比较高，限制也比较大，为了做好电子信息化档案管理工作，就需要在实际的工作中做好规范化的档案管理和收集工作，提升工作的逻辑性和系统性，方便档案查阅。档案往往有多个卷宗，而在一些年代较为久远的档案中缺乏一定的编号，在后期的部门变动和发展中往往会出现十分混乱的现象，无法更好地进行档案的管理。为了实现规范化的发展，就需要建立起档案分类管理的工作模式，科学地进行档案分类，从而提升档案管理工作的延续性。另外，需要建立其规范化的管理指标与体系，尽最大的努力完善档案资料。制度的保证对于电子信息化档案管理至关重要，这也是提升档案管理工作水平的必经之路，需要将档案管理工作纳入考核工作体系中，建立起覆盖全面的工作体系，在此项工作中完善保管制度、查阅制度、安全管理制度等，杜绝不规范行为的发生。

3）完善智能化档案管理体系。为了真正实现“拓宽大数据应用范围”，必须加大资金投入力度，构建全新的智能化档案管理体系。所谓智能化，是指在互联网、大数据、物联网以及人工智能等先进技术的支持下，采用“能动”方式，满足人们的需求。智能化档案管理体系应该包含以下三个特点：第一，即时纠错系统。在进行电子档案录入时，经常出现错误信息，而通过大数据分析、计算，围绕已知的、全部的错误类型设计出自动纠错系统，能够极大地提升档案录入的准确率。第二，智能感知系统。档案的调取、存放、管理等必须经过严谨的流程，而在日常工作中，由于管理人员的失误造成的档案缺失现象频繁出现，而应用此系统之后，能够起到良好的提醒作用，时刻监督工作人员严格执行既定流程。第三，智能验证系统。“电脑”不同于人脑，通过程序控制执行相关命令，一旦设置上出现逻辑错误，其自身无法发现，而在档案管理的关键环节加入验证程序，能够搜索出很多档案中的逻辑错误，从另一个层面提升档案的管理水平。

4）确保电子档案安全性管理。随着信息技术的发展，电子档案管理也越来越依附互联网技术发展。互联网的研发速度一定程度上为电子档案管理提供了方便，同时互联网技术也为电子档案管理搭建了宽泛的技术平台支撑体系[3]。但是，相关网络监督部门要对互联网信息监督，技术人员也要定期检查电子档案系统是否有被入侵的问题。如有发现被他人电脑入侵的现象，及时查看电子档案管理的机密文件信息，并将文件及时复制拷贝下来存到 U 盘里，将原有文件及时删除，保管好重要的机密文件不被泄露。此外，相关单位也要聘请一些网络安全人才来协助电子档案管理人员来完成管理工作，加强网络安全，及时更新办公系统。此外，还要制定电子档案信息安全防护管理体系，对涉及单位的机密文件重点保护，防止被同行业工作人员窥探。

4 结束语

国家经济的发展、社会的进步及信息化技术的不断发展使档案管理工作更加便利。在这情况下，档案管理者一定要了解运用电子信息化进行工作管理的必然趋势。而此模式同时也是现代化档案管理的象征。档案管理者要与时代同进步，学习接收先进档案管理技术和经验，提高自身技能，改进电子信息化的管理工作，实现档案管理工作的信息化和自动化，努力发展好企业及事业单位，为国家和社会献出自身更多的力量。