浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

包 莉

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县经济贸易合作服务中心，黑龙江 大庆 166200）

随着信息化进程加深，电子信息技术更加深入生活的方方面面。“高效”、“便捷”、“准确”等观念已经深入人心。事业单位作为国家工作开展的平台，每天所要接收和发布的信息，所要处理的事务更是零散和复杂。而事业单位档案管理工作也面临着巨量的信息涌入，电子化是必不可少的。当下电子档案管理已在事业单位普及，信息化程度的提高为档案管理工作带来重大变革，在其优点充分展现的同时，这种管理方法所带来的问题也逐渐成为管理者思考的重点。如何才能充分发挥其优势，合理规避它所带来的风险。这也是笔者探讨的重点。

1 事业单位档案管理中采用电子档案管理的优点

1）绿色环保。首先，纸质档案每一次的编撰、印制、发行和收集都需要较大的资金投入。纸质档案材料的发行给事业单位带来的是巨大的印刷量，这种方式对于档案编制人员的容错率也是极低的。一个错误的档案编制就意味着一次巨大的纸张浪费。对比之下，电子档案符合当下社会对于环境保护的要求。它依靠的是事业单位现有的电子信息平台无论是编辑还是发放回收都十分便利。且具有较高的容错率，方便发布者随时进行重订，不会有较大的成本压力。

2）节约人力成本，提高工作效率。在档案管理工作中，档案的录入、查缺补漏及档案的调转都需要大量的人力资源投入。纸质档案对于填写者的容错率同样较低，所以在录入的过程中往往需要对填写要求有一定了解的人对填写者进行指导。而纸质档案的查缺补漏更是事业单位档案管理工作中内容繁重的部分。如果档案存在缺失需要专人将其补充全面后将原档案拆装重订。电子档案管理依靠互联网平台优势，将档案的第一录入者定位于档案持有者本人，在减少了事业单位档案录入者工作量的同时，搜收集的也更加可靠详实。信息数据输入和修改变得快捷方便，所有档案信息化整为零，可以随时随机整理；电子化信息检索方式更加多样，只需要输入相关的关键词即可筛选查阅，能够满足查阅者不同的查阅需求，极大减轻了工作负担。除此之外，随着近年来人口流动性的加大，档案的调转工作也成为事业单位档案管理工作中的重要一环。跨区域的档案调转在互联网上只需要极短的时间，极大的降低了这一工作的人力成本。为“便捷”、“高效”的事业单位服务提供了更多可能性。

3）存储环境稳定，节约实际空间。电子档案极大体现了信息化轻便、集约的特点。传统的存储方式不仅需要专门的存放空间，对存放环境的要求也是相对较高的。即使这样的条件下依然存在一定环境带来的损耗。档案利用率也因此受到极大限制。电子档案可存储的空间非常灵活，不受环境限制。档案材料的利用率也得到了极大的提升。

2 事业单位档案管理中电子档案管理的现状及问题

1）档案管理相应制度不完善，档案管理工作不受重。档案工作作为事业单位管理的基础性工作之一，上级部门对其的监督指导相对较弱，所以各单位领导和相关工作人员对这一工作重要性的认识程度直接决定着档案管理工作的质量。由于一些事业单位的领导档案意识的缺乏，对档案工作消极的态度，导致各级人员普遍忽视档案管理。档案工作已由纸质转为电子化管理的当下，一些单位仍沿用之前陈旧落后的管理制度，没能有效利用电子化带来的便利，使得当下的档案工作仍处于重收集轻整理，重储存轻利用的情况中。而与电子化相适应的收集、保密、借阅以及监督机制的缺乏甚至是空白也已屡见不鲜。

2）档案管理信息化在硬件方面的落后。由于对于档案管理工作的重视不够，很多事业单位的档案工作得不到应有的人力、物力、财力保障。档案管理的相关设施、设备存在包括更新缓慢、老化严重、缺乏安全防护措施等一系列问题，很多事业单位中档案管理工作所用的设备都是其他部门使用率不高或长期使用后淘汰的，这使得档案管理工作在效率和安全性上都存在不足。

3）档案管理相关工作人员专业素质不高。电子档案管理工作的普及在要求相关工作人员具有较高思想道德修养的同时也要拥有扎实的专业知识和一定的业务能力。当下很多机关单位档案管理工作人员缺乏必备的职业修养，工作态度敷衍马虎，消极被动，缺乏学习意识。加之单位层面缺乏相关的专业培训。最终导致档案管理人员自身专业素质不高，不能适应当下电子化档案管理的工作要求。

3 对于事业单位电子档案管理的优化建议

1）完善档案管理制度，提高档案管理意识。事业单位要尽快适应电子档案管理工作的特点。根据不同单位的档案管理工作特点建立健全与电子档案管理相关的包括档案管理工作人员选拔制度、档案管理工作监督制度、档案管理工作规范以及档案管理工作责任制度等在内的一系列制度和规范。除此之外对于电子档案管理中包括档案安全、档案整理等重点环节要建立一套具体的、规范化的、可实施的指导方案，要求工作人员严格贯彻执行《电子文件归档与电子档案管理办法》。让档案管理工作在部门层面有责任框架支持，在具体工作层面有可规范化的流程指导。

2）加强档案管理方面的硬件建设，提高档案利用率。硬件建设是电子档案管理的前提，是电子档案工作得以平稳运作的基石。电子档案管理依托于当下电子科技的发展，各单位应提高在档案管理设施建设方面的投入。一方面要配置技术成熟、性能稳定，安全性高的软件和系统，拒绝使用盗版的、未知的、存在安全隐患的软件。做好设备网络安全防护并定期杀毒、升级与维护。有关部门间可协调推出统一的档案管理软件，对各部门档案管理相关工作进行统一规划、统一设计、集中上传、集中管理，这样极大提升了档案信息的流通性，提高档案的利用率，充分发挥电子档案管理高效便捷的优势。

3）注重人才引进与培养，努力提升相关工作人员专业素养。相关工作人员的专业程度极大的影响着电子档案管理的水平。电子档案管理具备互联网背景下规模大、运转快和形式多样的特点，需要事业单位培养引进包括研究型、操作型、管理型等在内的高素质人才并根据不同档案管理工作的性质对人才资源进行合理的配置。在人才培养上首先要树立正确的人才观，做到重视相关专业的人才，制定规范的、系统的人才奖励晋升机制和人才培养计划。其次，加强相关企业和事业单位相关部门之间的联动，学习先进企业的电子档案管理办法，通过聘请专业人士进行讲座，引进先进企业的人才培养体系，综合提高事业单位档案管理人员的专业素养。最后，制定档案管理工作的相关考核、奖励和淘汰机制。全面调动相关工作人员积极性，提高其责任意识，从而实现整个档案管理队伍素质的提升。

4 结束语

电子档案管理凭借大数据的支持，集约化的特点极大的符合当前时代对档案工作的新要求、新期望，遂已取代传统的档案管理方式成为事业单位档案管理中不可忽视的部分，但当前事业单位但电子档案管理在制度方面、硬件方面和相关人才储备方面都存在许多缺漏。要充分实现电子化管理的优势需要相关单位部门一方面完善管理体系与相关制度，另一方面加大档案管理工作硬软件方面的建设。最终实现高效的，集约的电子档案管理。