关于文书档案管理工作的规范化思考

张春艳

（大庆油田第五采油厂信息中心档案室，黑龙江 大庆 163000）

文书档案管理工作在社会上各个行业中都有着广泛的应用，主要应用群体有企业、单位和机关。需要根据实际需求按照一定的规则进行书面的收集、整理、保管、利用的过程称之为文书档案管理。为了保证档案文书工作的质量，我们需要对科学合理的进行文书档案的管理工作，才能保证文书记录的正确性和规范性。只有在对文书档案管理工作不断进行规范化的处理方式，才能使文书档案管理工作越来越高效合理，促进企业、单位和机关的发展进步。

1 文书档案管理工作规范化的影响因素

经过对现有资料的整合和研究，我们对文书档案管理工作规划范产生影响的几个主要因素进行归纳总结：

1.1 技术原因

现阶段，大部分企业管理者对文书档案管理工作敷衍了事，这就严重影响了文书档案管理工作的质量。事实上，随着时代的发展进步，企业的档案管理基本实现了信息化建设，但是根据实际的调查研究发现，大部分的企业的档案信息化建设水平较低，使用的计算机技术和系统仍然比较老旧，无法满足现代的文书档案工作需求，而且有些企业虽然已经应用了较为先进的系统设备，但是难以真正进行有效利用，大多都停留在检索、浏览等功能上。另外，随着计算机技术的飞速发展，文书的档案系统向着更加先进的方向不断发展，出现更多文书档案的新技术，为文书档案工作的开展起到了巨大的推动作用。但是现阶段，还是有很多企业没有对新技术进行有效的吸收和使用，这就要求相关企业能够不断加强新技术的应用，以提高文书档案管理水平。

1.2 人为因素

档案管理人员是决定文书档案管理规范化的关键，只有具备足够的专业知识水平和丰富的操作经验，才能满足文书档案管理工作的规范化要求。但是现阶段的部分企业都没有完善的人才储备，大部分的文书档案管理人员都没有达到相应的要求，严重降低了文书档案管理工作的质量。随着时代的发展进步，文书档案管理工作都是通过计算机进行操作，这就需要文书档案管理人员具有一定的计算机操作水平，但是现阶段大部分企业的文书档案管理人员的计算机水平较低，无法对档案管理的系统完全掌握，这对文书档案管理工作的规范化发展也起到了不小的影响。现在的很多企业没有专门的人员进行文书档案管理工作，企业的文书档案管理工作由其他部门的员工承担，这种现象也对文书档案管理工作的规范化产生影响。

1.3 观念因素

文书档案管理工作对企业的发展进步有着巨大的促进作用，企业在制定下一步的发展规划时，文书档案管理工作可以提供相应的信息资料，为企业的决策提供帮助，所以说企业的文书档案管理工作具有很重要的作用。但是根据实际的调查研究发现，很多企业管理者观念落后，认为文书档案管理工作没有实际作用，忽视了文书档案管理 工作。

2 企业文书档案管理工作规范化的实现方法

2.1 完善文书档案管理工作信息化建设

随着时代的发展和改变，我们全面进入了信息时代，信息技术对很多领域的发展进步起到了巨大的推进作用，文书档案管理工作的信息化建设也是时代发展的必然趋势。通过对文书管理工作的信息化建设，可以有效的对文书管理工作的工作效率进行提升，促进文书档案管理工作的开展与进步。通过对先进的计算机技术和网络技术的应用，可以有效的提高文书档案管理工作的效率和准确程度。文书档案管理工作的规范化，是一个系统性工作，需要重视企业工作人员建档、归档意识的提升，在此基础上推进文书档案电子化发展。随着计算机技术的广泛应用，无纸化办公模式已经逐渐取代传统档案管理模式，因此企业文书档案管理工作人员应当合理利用计算机网络技术，提升文书档案管理工作的整体效率与质量。

2.2 重视文书档案管理队伍的建设

企业文书档案管理工作需要依靠人完成，因此应当充分重视文书档案管理队伍的建设，这是实现企业文书档案管理工作规范化的重点。主要从以下几个方面出发：1）重视文书档案管理工作人员综合素质的提高。企业领导层可以采取鼓励自学、培训等一系列方式，提升文书档案管理人员的专业水平，使管理人员了解与掌握文书档案工作中的每一个环节及其相应的要求，确保文书档案管理工作的有效性。2）重视文书档案管理工作人员思想层面上的建设，加强文书档案管理人员的服务意识，在对文书档案管理人员进行筛选的过程中，应当侧重于责任心强、政治可靠以及行为端正等方面，同时加强工作人员的教育培训，关心他们的生活、工作，以此充分调动文书档案管理人员在工作上的热情与积极性。

2.3 建立一个健全的文书档案管理制度

文书档案管理制度是文书档案管理工作的行为准则，是规范化文书档案管理的关键所在。因此，企业领导应当根据相关的法律条文，结合企业文书档案管理工作的实际状况，制定一个健全的文书档案管理制度，其中必须包含文书档案的收集、整理、统计、处理、鉴定、借阅以及销毁等一系列环节，以此提高企业文书档案管理工作的规范性，使文书档案管理工作中的各个环节都能够实现规范化、标准化以及统一化，不再仅仅只重视文书档案保管、整理，还要重视挖掘文书档案的内在价值。

3 结语

文书档案管理工作对企业的发展与进步可以积极的促进作用，需要我们对文书档案的管理工作进行高度的重视。现阶段我国的文书档案管理工作还存在很多的问题和不足，只有我们对这些进行不断的研究解决，才能为企业的发展打下坚实的基础。本文首先对文书档案管理工作规范化的影响因素进行了介绍，接下来针对这些因素提出了实现文书档案管理工作规划范的具体实行办法，希望可以为文书档案管理工作今后的发展提供帮助，促进企业的进步。