测绘档案数字化管理探析

沈 萍 叶 擎 余华翔

（武汉市测绘研究院，湖北 武汉 430022）

在当前互联网环境下，信息资源变得越来越丰富，测绘单位对于档案信息的传播与使用的需求都在持续提升。作为测绘单位，构建档案数字化管理体系就成为其发展的关键所在。所以测绘单位的档案数字化管理成为其档案工作改革的重要组成部分，需要重点关注。通过构建档案数字化管理体系，拓展其传播途径，保证发挥档案的应有价值。

1 档案数字化

所谓档案数字化建设，实际上就是通过网络技术和计算机技术的应用，使原本的档案管理方式得以转变和更新，让纸质文件全部转换成数字信息，基于多元化的方式来呈现原本的内容。在使用数字化档案管理技术的时候，其拥有明显的可操作性和便捷性。在信息技术不断发展的今天，档案数字化建设也拥有良好的发展前景，通过档案数字化建设形成之后，在网络环境之下原本的纸质文件就可以通过电子文件的方式来加以呈现，进而在电子设备之中加以存储。因此，对于测绘单位而言，明确档案数字化无论是对于档案本身的管理还是对于单位未来的发展都具有重要的现实意义[1]。

2 测绘档案数字化管理的有效途径

针对测绘档案而言，落实其数字化的管理，就要求通过完善测绘档案管理制度、强化档案基础工作、做好档案鉴定工作、统一档案数字化建设标准优化软硬件配置、定期开展数据培训以提高员工数字化意识几个方面入手，满足测绘单位档案数字化管理的实际要求。

2.1 完善测绘档案管理制度

开展测绘档案数字化管理需要做好对应的基础工作。考虑到测绘档案的来源较多，并且分类复杂，会涉及各个部门与人员。在这样的情况下，档案管理制度的建立和完善显得至关重要。在档案资料的管理与规范的进程中，要确保收集档案信息的完整性，尽可能避免出现资源丢失的情况。所以作为测绘单位，要懂得与自身的档案管理情况结合起来，制定一个管理网络图，基于测绘的实际需求创建档案管理部门，实现统一的安排与管理，并且将工作安排到各个部门的人员手中，将责任制落实，做好对应的基础工作，保证发挥档案数字化管理的优势。

2.2 强化档案基础工作

第一，对于测绘的档案资源实际情况分析，要考虑到数字化的测绘专业档案管理。第二，构建管理科学、设置合理的数字化系统。基于档案原始材料作为基本依据，利用信息技术构建数字化系统，直接将相关的信息输入到计算机之中，以此来建立准确的、完整的档案信息数据库。第三，做好全过程的档案管理数字化控制。在档案数字化管理过程中还要做好质量全面检查工作，加强数据的质量控制。针对质量检查而言，其关键点在于实施数字化检查之前做好档案的整理检查工作。数字化的档案原件要求准确、完整、有序，对于影响扫描质量的要求做好对应的修复与整理。在实施数字化之后，扫描需要保持图像档案的原貌，并且字迹要清晰、亮度适当，不能出现错扫、漏扫的情况，如果质量有问题，必须重新扫描。

2.3 做好档案鉴定工作

众所周知，由于档案管理本身的工作量大而繁琐，所以，作为测绘单位的工作人员，就需要花费大量的时间与精力来筛选档案资料，从中将价值较高、需要永久保存的资料直接挑选出来，针对这一部分资料做好数字化的管理，通过合理有效的手段，最终体现出档案数字化建设的实际价值。因此，测绘单位的相关部门就需要重点做好数字化建设成本和对应开发使用收益之间的有效对比，通过合理的管理档案资料，针对不同类别的档案进行对应的划分，进而有针对性的做好档案资料的筛选工作。如，测绘单位的档案管理人员在数字化建设的进程之中要系统化开展档案资料的筛选工作，并且按照测绘档案的实际内容，对其做好相应的划分，对于其中具有较高保存价值的档案资料实现数字化处理，按照重要程度进行再一次细分，以满足档案数字化建设的实际需求，提升其档案数字化管理质量[2]。

2.4 统一档案数字化建设标准

开展测绘档案数字化建设需要相应的标准规范，这是开展档案数字化建设的根本所在。对于测绘的档案数字化管理而言，标准化的管理需要考虑到档案管理的基本情况，完善对应的工作制度与管理体系，并且建立合理的工作流程。第一，在开展档案管理工作的过程中要完善各项档案管理机制，基于统一标准提升档案数字化管理效率。第二，制定对应的数字化标准，要求选择专业的管理人员，按照测绘的实际情况，从而形成档案数字化标准。

2.5 优化软硬件配置

在数字化飞速发展的时代背景下，测绘事业得到可持续发展，而更新测绘的档案软件，需要跟上时代的步伐。注重更新升级档案管理软件是开展档案数字化建设的关键，能为测绘的监督管理带来活力。所以，重视档案管理软件配置的完善，首先就要求做好对应的硬件配置，对相关的档案管理软件进行持续的更新与升级，并且在升级方面投入大量的精力和资金，提供资金与精力方面的保障，推进档案的数字化建设。在管理软件更新过程中，要求选择资质良好的软件开发公司，并且与现阶段的档案管理情况结合起来，制定能匹配测绘实际需求的建设方案，发挥数字化建设的基本作用[3]。

2.6 定期开展数据培训，提高员工数字化意识

对于测绘档案管理而言，只有一个人懂得现代化的档案管理，是跟不上发展需求的。在网络时代下，对于我们每一个人都提出了明确的要求，想要在大浪淘沙之中寻求生存，就一定要迎合时代的改变。在当今时代下，数字化是每一个人都需要拥有的基本素养，能够从小事出发，从每一个人的日常生活出发，从而保持良好的习惯。对于档案资料的存储与查找来说，能够熟练的掌握数字化工具，那么就能够跟上时代的发展需求。

放在测绘单位的工作条件下，人员的高水平数字化素养可以帮助测绘单位规避很多问题，在每一个部门的沟通上保持高效和及时，这样就可以减少文件丢失与损坏的情况。为了实现全体人员数字化意识的提升，可以邀请档案管理工作的专家与当前的情景结合起来，定期开展对于全体员工的培训，向其传授对应的做法，以此保证测绘单位的所有员工都能拥有数字化的意识，实现测绘单位整体水平的全面 提升[3]。

3 结束语

对于测绘单位而言，开展信息化建设需要档案数字化管理提供支撑，能够基于不同类别的电子档案信息资源的基本沟通，搭配互联网技术和计算机技术的使用，通过互联网的传输为用户提供档案信息资源。就目前的档案数字化管理发展过程来看，实现档案数字化管理可以推动档案管理工作的有序开展，这也是测绘单位需要重点关注的问题，是其做到与时俱进的关键。