基于大数据的高校档案信息化管理方法

辛克盛

（青岛大学，山东 青岛 266071）

档案管理，作为高效运营当中的重要模块，信息繁杂，分类、处理以及管理等方面都存在着许多困难。如果是高校的档案管理变得更加信息化，那么不仅能够降低档案管理的工作压力，节约人力，而且在档案管理和获取的效率方面，成效也非常显著。

1 现阶段高校档案管理的情况分析

1.1 高校档案管理观念有待转变和提升

在以往很长一段时间内，高校在进行档案管理的过程当中，常常遵循传统的档案管理办法，更加注重对于纸质档案的管理和收藏。这样的档案管理方法，不仅在效率方面无法取胜，而且还会造成大量的人力物力损耗。此外，过度重视纸质档案的管理，而忽视档案的信息化管理，一旦发生纸质档案的损毁，那么就很有可能造成档案丢失的不良情况，影响高校的正常运行。所以说，现阶段高校的档案管理观念有待提升，高校需要充分认识到档案信息化管理对于信息管理效率提高，以及档案信息保护的重要性[1]。

1.2 高校档案信息化管理缺乏专业性人才

由于长期采用纸质档案管理方法，所以很多高校的档案管理人员，目前对于大数据时代下的档案管理工作，还没有足够深刻的认识，在大数据时代下的档案管理工作素养还有待提高。这些档案管理工作人员，因为对大数据的认识不足，所以常常很难独立使用大数据档案管理设备，对大数据档案管理的主要特征也认识不足，所以在进行高校档案数据化管理的时候，总是存在许多亟待解决的现实问题。简单来说，现阶段高校的档案管理工作当中，缺乏专业的信息化管理人才。

1.3 档案管理目标不够明确，工作紊乱

档案管理是高效运行当中的重要内容，各种各样的档案错综复杂，对档案的归类和整理也有着非常大的工作难度。再加上一些高校，只是初步开始了档案信息化管理的探索，在档案信息化管理方面还缺乏足够的经验。所以，很多档案管理人员在进行档案的信息化管理时，很难有在传统档案当中那样清晰的管理思路，能够将各类档案进行分门别类地整理，明确管理目标，采用合理的管理办法。在高校档案的信息化管理当中，在短时间内没有办法完全适应这样的档案管理方法，所以在工作当中常常造成目标不明确，档案分类不严谨等现象，导致高校档案信息化管理呈现紊乱的状况[2]。

2 大数据时代高校档案信息化管理的可行策略探究

2.1 转变传统的高校档案管理理念

高校对于档案信息的管理持什么样的理念，对高校档案的管理产生着直接影响。所以，要想转变传统的高校档案管理理念，提升高校档案信息化管理的能力，必须首先转变传统的高校档案信息管理观念，培养大数据时代的高校档案信息化管理意识。首先，高效的档案管理工作人员需要更新自己的档案管理观念，转变传统的档案管理办法，积极学习大数据时代各种档案管理的技能和知识，并且运用到自身的档案管理工作当中。其次，学校决策人员的观念也需要转变。只有高校管理层对于学校档案信息的管理，有足够的认识，并且能够与时俱进，注意到现阶段的高校档案信息管理办法，已经不能满足高校的未来发展需求，并且愿意为高校档案信息化管理，倾注一定的物力财力和人力。比如，投入资金购买档案信息化管理设备、投入资金，培养高校档案信息化管理人才等等。总而言之，要想从根本上改变高校档案管理的传统方法，高校管理层就必须首先改变自身的传统观念，做到与时俱进，从学校的档案管理工作需求出发，寻求新的档案信息化管理办法，在档案管理工作的物质基础方面，投入一定的资金和人力支持。

2.2 从增强高校档案管理人员的自身专业素养方面出发

高校档案管理工作人员，是高校档案管理的主体。其是否具备足够专业的档案管理素养，对高效的档案管理工作质量产生着直接影响。因此，仅仅只是从档案管理理念的转变方面，是无法从根本上提高高校档案工作管理水平的。所以，要想适应大数据时代档案管理工作的开展潮流，就必须要提高高校档案管理工作人员的自身素质，增强档案管理人员的信息化管理专业素养。对此，学校可以投入一定的资金，对学校档案管理工作人员进行定期培训，加深其对于大数据时代信息管理的认识，不断提高这些档案管理工作人员的专业能力和专业素养，只有这样，才能促进学校的档案管理工作效率不断提升。此外，大数据时代也是一个瞬息万变的时代，我们的档案信息化管理办法也不是一成不变的，而是随着时代的发展不断变化的。因此，高校档案管理人员在增强自身专业素养的同时，要注重跟随时代潮流，不断更新自身的管理能力和管理意识，不断学习新的档案管理技能。

2.3 明确档案管理目标，确保档案管理工作井然有序

就像传统的档案管理那样，对于档案的分类和归是至关重要的。只有把不同的档案分成不同的类别，将不同类别的档案进行不同方式的储存，才能够确保需要这些档案的时候能够迅速调出。在大数据时代也是这样，要想使档案管理工作高效化，专业化，就必须要确保档案管理目标明确。无论是在对于档案的分类和整理上，还是对于档案管理方法的选择上，都需要进行充分考虑。所以，高校档案管理工作人员在进行工作的过程当中，首先需要充分明确档案管理的目标，对各类档案信息进行整理和分类，区分档案管理当中的重点部分和次要部分。就确保档案管理目标明确，管理重点突出，才能保证档案管理工作进行得井然有序，不至于陷入到混乱的状态当中。

2.4 构建完善的档案信息化管理平台

如果说档案信息化管理技术和能力是软实力的话，那么档案信息化管理平台就是硬实力。高效的档案信息化管理，就是需要软实力与硬实力相互结合，形成合力。学校需要充分认识到的是，仅仅依靠计算存储，是无法满足现阶段高校档案信息存储和管理的要求的。所以，要想让高校档案信息化管理工作落到实处，高校还需要为档案管理工作人员提供一定硬实力的支持。就像前文中提到的那样，在必要的时候，要为高校档案管理工作人员提供一定的技术支持和资金支持。只要是档案信息化工作管理当中所需要的设备和技术，高校就要引起足够的重视，及时补充和满足。就比如档案信息化管理平台，就需要高校投入一定的资金去进行构建，只有有了稳定的高校档案信息化管理平台，才能够确保高校档案信息化管理工作能够稳步推进。

3 结语

总而言之，大数据时代的来临，为高校档案信息化的管理提供了优渥的发展土壤。而高校本身也要及时抓住这个机会，不断转变传统的档案管理观念，构建完善的档案管理信息平台。才能确保学校的档案管理观念与时俱进，档案管理能力与日俱增，能够满足现阶段高校的发展要求。