试论企业养老保险档案的信息化管理

王晓莉

（山西省忻州市忻府区社会劳动保险所，山西 忻州 034000）

随着人们生活水平的不断提高，人们对生活质量也有了更高的要求，对养老保险也越来越重视，企业为员工缴纳养老保险也更为普遍，企业内部人员通常较多，涉及的养老保险档案也比较复杂，因此进行信息化管理可以大大降低企业养老保险档案管理的工作量，提高工作效率，使企业的管理发展与现代化科技相融合，确保每一名员工的养老保险资料、数据都准确齐全，保障员工的合法权益，促进企业的持续发展。

1 企业养老保险档案管理信息化的必要性

1.1 可以使档案信息利用更加快速便捷

企业养老保险的办理是为了保障员工的个人生活和权益，在职期间，员工可能会需要利用养老保险中的相关信息，档案信息化管理可以把信息转化为电子数据，只用通过网络查找或线上搜索就可以快速提取自己想要的信息，信息化管理可以使数据的保存和利用更加便捷，具有即时性，不断更新，保证所提取的信息都是最新的，提高信息的时效性。信息化管理可以实现数据的远程共享，避免员工来回查找浪费时间和精力，可以有效的提高档案信息的利用率，为员工和企业管理提供便利。

1.2 可以节约纸质档案信息的保存空间

传统的养老保险档案都是纸质资料，需要有足够的空间专门存放，还需要确保档案库房的安全性和保存条件符合要求，需要投入大量的资金、人力和物力，而使用信息化管理就可以解决空间不足的问题，为企业节约档案管理成本，缩小纸质档案的保存空间，只用计算机和硬盘设备等就可以保存所有员工的养老保险档案。

1.3 可以有效提高企业档案信息的安全性

电子信息化管理的特点在于登录的唯一性，网络系统可以设置登录密码，提高档案管理的安全性，只有企业的档案管理人员才有相应权限登录系统，网络后台有登录浏览记录，可以保证档案管理过程严格受控，提高员工个人信息的安全性，防止不法分子损坏档案或修改相关内容的现象，使员工的养老保险信息保密，杜绝信息泄露的情况，充分保障企业员工的合法权益。

2 企业养老保险档案的信息化管理存在的问题

2.1 档案管理的基础设施不完善

信息化管理就需要有专业的设施投入，才能更好的发挥信息化管理的优势，目前很多企业对养老保险档案的信息化管理重视程度不高，基础设施投入不足，一些电脑设备的系统较为陈旧，没有及时更新维护，功能的落后使得管理人员对电脑有很差的体验感，降低管理人员的工作热情，企业内部缺乏专业的档案管理网络系统，没有建立专门的网络系统研发团队对企业的内部管理网络进行定期维护和系统功能创新优化，基础设施的不完善极大地影响了企业的养老保险档案管理水平。

2.2 档案管理人员专业水平不高

很多企业的档案管理人员和养老保险管理人员是分开的，养老保险是由人力资源部门进行管理，他们负责企业的员工养老保险档案管理时就会缺乏专业的档案管理知识，认识不到养老保险档案和其他档案的同等重要性，对一些档案管理的信息化技术的了解不足，使得企业的养老保险档案管理混乱，缺乏系统性，影响档案的利用和查找效果，降低档案的利用率。档案管理人员的能力不足还可能导致录入的信息准确性和真实性不够可靠，影响员工的个人利益。

2.3 档案管理的安全意识不强

养老保险的信息化管理带来很大的便利，同时也有一定的安全隐患，如果有不法之徒对一些信息进行泄露就会对员工产生较大的影响，一些档案管理人员的安全意识不强，不重视其他员工的个人信息保密管理，有的信息设备安全性不足，没有及时进行管理和维护，就会产生系统漏洞，导致养老保险信息泄露，因此企业在进行信息化管理时必须要加强安全意识。

3 优化企业养老保险档案管理的信息化建设的措施

3.1 提高企业对档案管理的重视程度，加大经济投入

企业的综合管理和投入都需要管理者的审批同意，因此要做好档案的信息化管理工作，就要提高管理者对档案的重视，认识到养老保险档案对员工、对企业的重要性，从而加大资金投入，完善企业档案管理的信息化基础设施，购置先进的硬件设备，确保功能和数量满足企业的日常管理要求，同时，增加管理的软件设施，聘请专业的信息技术人才进行软件系统研发，打造企业内部的管理网络系统，提高企业信息化管理的独特性，再根据企业的养老保险档案的种类进行分类，如按照员工的入职时间、员工性别、员工的职业状态等进行分类，需要更新或查找某一员工的资料直接搜索就能快速找到，促使管理更加条理化和系统化，促进企业养老保险档案管理的不断进步。

3.2 提高企业档案管理人员的专业水平，加强能力培训

档案管理人员的综合水平体现了企业的能力，因此企业要加强对档案管理人员的专业能力培训，制定对养老保险档案管理人员的培养计划，促进企业档案管理人员的技能提升，鼓励员工积极参加各类培训学习，对养老保险档案不同岗位职责的管理人员进行培训，如收集管理岗的养老保险各种资料的收集和移交等工作、综合管理岗的养老保险文件接收和整理等，使得员工能够充分发挥自己的工作能力，完成本职工作。加强档案管理理论知识培训的同时，也要注重对信息化设备的操作学习，提高计算机使用能力，掌握电脑系统的运行操作和基本的维护，提高企业养老保险档案管理的效率。

3.3 建立健全企业养老保险档案管理机制，做好安全保障

良好的管理机制是促进企业发展的前提，养老保险档案也应该有规范的管理机制，尤其是进行信息化管理时，档案管理的安全性更为重要，企业要建立科学规范的养老保险档案信息化管理机制，对档案管理的过程要做好保密，建立科学安全的管理系统，重视信息系统的安全维护和运行安全保障工作，制定养老保险档案管理人员所需技能和工作职责的相关规定，利用管理制度约束档案管理的安全性，确保员工的个人信息得到保障。

4 结语

总之，企业员工的养老保险档案信息化管理是时代的发展趋势，企业应该提高对养老保险档案管理的重视程度，加大投入，完善管理的基础设施，通过档案管理培训提高企业档案管理人员的专业水平，建立健全企业养老保险档案管理机制，提高养老保险档案信息化管理的安全性，促进企业的持续稳定发展。