试论干部培训档案信息化建设的困境及应对策略

龚 莉

（武威市委党校，甘肃 武威 733000）

在大规模培训干部的过程中会产生大量的档案信息，而这些信息的有效管理将直接决定着对干部培训过程的有效监督及结果的综合运用。因此，探讨和研究干部培训档案信息化建设对于提高培训质量有着十分重要的意义。干部培训信息化建设具体讲就是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将培训中的纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

1 干部培训信息化建设的困境分析

1.1 干部培训档案工作制度不完善

长久以来，干部培训档案工作未受到足够的重视，使档案工作处于混乱状态，没有专门针对干部培训的档案分类管理，直接导致了档案管理上的滞后和一系列内部档案规章制度的不健全。从现行管理体制看，有关档案部门的规章制度极少，对干部培训方面的档案更是疏于管理，另一方面，单位内部又对档案未形成统一的格局，大都按自己的档案管理习惯进行，并没有形成一体化的管理格局，使档案管理、传递和利用出现各种各样的麻烦。当下正值档案信息化建设的关键时期，除了完善和健全旧有的规章制度外，还要及时跟上时代发展的步伐，针对干部培训档案信息化建设面临的新情况、新问题，及时进行研究，使干部培训档案工作在新时期有新的发展。

1.2 不能够充分认识干部培训电子档案的重要性

在培训培训历史上看，没有一个时期重视过对干部培训档案的专门化管理，如今，在培训中应多头管理的需求而产生许多重要的电子档案。但是，长期以来，培训中的电子文件存在着不归档、不拷贝、不移交等问题，遗失和损坏现象很多，这在很大程度上制约着干部档案信息化的发展程。

1.3 电子档案的管理存在非常大的随意性，有制度不遵守现象十分突出

培训中对于电子档案在收集、归档、管理的过程中存在着严重的不规范操作行为。近年来，虽然纸质档案的管理方法直接移植到电子档案的管理方法中去，没有能够构建符合实际情况的电子档案管理方法以及相关的管理技术。再次，在实际运行中，形式上虽有一套电子档案，但是实际使用中还是依赖纸质档案，这样的做法没有发挥任何电子档案的优势，浪费了大量的财力和物力。

1.4 干部培训档案基础设施和设备建设相对滞后

由于档案管理自身起步较晚，发展不足，再加上重视程度不够，档案事业基础设施和设备建设是相对滞后的，在实际运行中基本上各自为阵，缺乏统一的规划和管理，在一定程度上阻碍了档案信息化建设的进程。从我国档案部门目前情况看，基础设施和设备建设未跟上档案工作发展的步伐，大部分的设备都是纸质档案时代遗留下来的，不适应当前档案信息化建设的需要。尤其在信息化时代，一些单位内部的档案管理上仍停留在传统管理方式之上，根本不存在现代化管理，也就谈不上设备的建设，全部的工作都是靠手工完成。

1.5 干部培训档案缺乏办公自动化档案管理

档案管理手段的落后，没有更新改造，给档案工作带来消极后果，档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。而且，档案技术落后，其中最主要的原因是档案管理人员缺乏必要的设备，没有受过档案信息化管理的专业培训，从业务熟练程度及管理经验上均落后于档案信息化建设的要求。

2 培训培训档案信息化建设的对策

2.1 要提高档案管理人员的业务能力

在电子信息技术迅猛发展的今天，实现档案资源管理手段的现代化，是每一个档案管理人员应该具备的基本素质，所以要加大档案管理人员业务培训的力度。可以根据实际工作中的不同需要进行分类培训，使得档案管理人员能够经常学习先进的管理理论和先进的管理方式，拓展档案管理人员的思维和知识面，提高其业务水平和业务素质；加大计算机知识的普及力度，让那些具有档案管理经验的工作人员，增加新的文化知识，掌握新的管理技能和管理方法，来提高档案管理工作的效率；对现有档案管理人员通过培训和在岗自学相结合的方式进行提高和培养，以增强对干部培训档案的规范化管理，服务干部队伍成长和管理。

2.2 加大对档案管理的经费投入和设备建设

时值我国档案信息化建设关键时期，传统落后的基础设施和设备难以适应档案信息化建设的新要求，这一反差必须引起相关领导部门足够的重视。要加大对干部培训档案管理上的资金投入，根据档案信息化建设的任务和要求，及时更新设备，夯实档案基础设施建设，为做好新时期干部档案信息化建设提供有力的技术支持和设备保障，促进文档一体化、档案电子化和服务网络化建设。

2.3 提高电子档案信息的安全性

实施干部培训档案管理的信息化，实现纸质档案和电子档案无缝链接的前提和基础，是保证网络系统的安全，有效地防止木马病毒的入侵，才能更好的实现档案信息资源的共享。干部培训档案管理主要的目的就是以备各部门和单位之间实现资源共享和信息查询，这就需要完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，达到保证系统的数据安全。

2.4 重视培养复合型档案管理人才，转变传统档案管理理念

针对干部培训档案信息化建设中专业人才缺少的现状，我们必须采取相应的措施，扭转目前的不利局面。首先，必须认清干部培训档案在干部队伍建设中的重要性，引入新的档案管理理念，以适应档案信息化建设的要求。其次，要引进和培养新型档案管理人才，建立人才奖励机制，通过培训提升从业人员整体素质，以适应档案信息化建设要求，最大限度的发挥人才的作用。

综上所述，困境和问题是现阶段干部培训档案信息化建设中存在的必然问题。我们只有从思想上引起足够重视，从行动上采取相应措施，积极面对，不断提升档案从业人员整体素质，更新档案管理理念，才能从根本上解决这些问题和困境。