浅谈新时期如何做好电子档归档管理

李 娟

（襄屯灌区管理中心，山西 长治 046000）

相比于纸质文件，在电子档归档管理工作中，具有更高的难度和细致程度，主要原因在于当前负责处理电子档案的工作者，仍然受到传统观念影响，而电子档案又十分依赖计算机系统，在归档过程中需要借助计算机完成编目，假如从事档案管理的人员对计算机操作不熟悉，就会在工作中遇到许多困难。因此，在单位电子档案管理工作中，应充分考虑单位自身办公自动化与信息管理工作的实际情况和需求，掌握规律特点，并对信息产生源头予以详细了解，从而在办公自动化信息管理工作程序中纳入电子档归档工作，并对归档制度进行建立。

1 电子档管理方式的选择

在实践中我们发现，借助磁盘对数据进行脱机采集，这种移交方式中很容易丢失数据。一些存在质量问题的磁盘还会破坏文件的可读性。为了避免丢失数据，通常需要制作多个备份盘，使工作量和存贮磁盘数量极大，而最为简便、安全的方法就是使用网络移交归档手段，将光盘作为存贮介质。随着计算机信息网络在工作中的应用，许多重要文件都借助网络进行传输。这些文件会由各个业务管理部门挑选且对职能活动概况予以反映，并且在上网前结合信息管理部门要求来转换了文件格式，从而实现了更具通用性、可靠性的数据传输，也是归档工作的关键。而一些具有保存价值的电子文件并没有输送到计算机信息管理网络上，针对这些文件应该形成部门编目整理，并借助于网络技术，传输给档案部门，在各业务管理机构和档案部门之间，借助于信息管理网络开通电子文件归档专递网线，在信息管理网络上建立相依附的专用归档子系统。

在办公自动化发展过程中，为了满足工作需要人们越发对信息工作系统化、标准化等予以重视，在开发计算机信息系统方面，逐渐由分散各异转化为集中统一，在系统中逐渐将某个方面或者多个方面的职能活动内容结合起来。在开发集中统一型信息系统过程中，规划、统筹本单位信息管理工作主要由计算机信息管理部门负责，这些部门属于牵头部门，是电子文件信息的集中部门，并且在技术设备、人才配置等方面更为完善。在归档管理工作中，针对工作中形成的具有保存价值的电子档，由这些人员负责归档是最为有效的。

2 建立电子档归档制度

在电子档归档工作中，电子文件头绪较多，制度约束是必不可少的，借助制度可以激发归档人员的自觉性。在本单位立卷归档制度中要纳入电子档归工作。并在信息管理工作程序中列入，在开展布置、检查、总结以及考核信息管理等工作过程中，同时开展相关电子文件的归档工作。相比于纸质文件，在电子归档工作中，涉及了更加广泛的问题和众多制约因素，难以仅仅依靠档案部门独立完成工作，因此，在电子档归档工作中应充分联合电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门等三方面的工作。在电子文件形成部门中，对各项管理业务较为熟悉，对电子文件形成规律、历史联系等较为了解，在电子档归档工作中承担着主要责任，在工作价值鉴定中也具有较强发言权。在档案部门工作中，主要对原则、方法、全局情况等十分了解，从而具有把关、统筹等作用。在计算机与信息管理部门中，这一单位是电子文件的形成单位，并且还负责对信息管理网络的设计和维修，以及对电子信息进行管理，在制度化、标准化的电子档归档工作中，这一部门工作具有非常重要的作用。通过相互渗透三个部门之间的职能，将各自优势充分发挥出来，协同开展电子档归档管理工作，从而实现更高质量的电子文档。

3 归档的必要性与适时简化合一的可能性

在电子文件载体、信息技术等方面，存在不稳定性和电子文件的易修改性，需要针对重要文件进行必要的拷贝和复制，从而提升数据安全性。当前工作中，通常采取双轨制来将电子文件和纸质文件转化成档案，并形成“两套制”归档内容，也就是将纸介质、光磁介质等文件共同归档，从而使两套档案的内容相同。在归档过程中，所使用的编目方法和存贮装具不同，在每一卷纸质档案备考表、卷内目录备注项中，档案部门应将相应电子文件编码和地质进行明确标注，同时，将纸质文件的档号和存址也相应标注在电子文件归档目录的备注项中，从而方便两者之间的对应。从长远角度看，在进一步改进电子文件的存储介质技术条件以后，这对那些具有较高参考作用、情报价值的档案，可以尝试主要采取纸质介质作为归档方式，并借助光磁介质作为辅助。通过这种方式，可以实现档案管理工作效率的提升并对馆藏予以优化，使档案体积变得更小，从而避免库房出现紧张。在简化合一这两种介质归档方式过程中，应做到万无一失，并将信息的实质内容作为其他档案所包含文件的简化的合一首选目标。

4 加强电子档档案管理工作应采取的措施

在对电子档归档工作予以推动时，要保证较高的着眼点并立足于实际，在对电子档归档进行规划时，应对单位内部办公自动化和信息管理工作实际情况予以充分考虑，详细掌握规律特点，掌握信息的来源，并在办公自动化和信息管理工作程序中纳入电子档归档工作，实现归档制度的建立。

电子文件载体和信息技术，具有不稳定性和易修改性等特点，在电子文件的制作、管理、档案工作等方面，应对相关技术措施予以积极采取，从而实现具有更高可靠性的电子文件。

针对电子文件归档，建立全过程管理制度，对各方面职责要求予以明确并加强重视。在一开始，就需要针对信息的收集、整理等工作明确工作责任，并建立好归档制度，从而实现具有原始性、真实性、完整性的电子档案。

在电子档归档管理工作中，对“历史记录”“社会记忆”等功能予以实现，借助一定技术处理方式针对已归档文件进行处理，将文件设为只读性文件，这些文件只能阅读而不可以被修改，从而对电子文件的原始结构进行识别和保护，对电子文件可靠性予以保证，将纸质文件所具备的社会效用同样借助于电子文件实现。

在归档工作中，可以采取多种编目方法、存贮装具等，在档案部门工作中的，针对每一卷纸质文档，都要将其对应的电子文件编码和存址详细标注到备考表或者卷内目录备注项中，电子文件档案也同样如此，对相应的纸质文档档号和存址进行标注，从而方便两者之间相互参照和对应。

加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养档案管理人才，要让档案管理人员不断“充电”不断补充，“能量”，以求适应。要使档案人员适应信息技术和档案事业的发展，就需采取积极措施，抓好知识更新，引进、消化，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。

5 结语

在单位发展过程中，会产生各种文件，而为了对这些文件进行良好地储存和记录以方便后期的追溯，就开展了相应的档案归档和管理工作。而随着信息技术的快速发展，在档案归档管理工作中，逐渐将电子文件作为了主要形式，因此，必须认真开展电子档归档管理工作。