基于互联网+背景下的中学文书档案管理工作研究

遇晓红

（龙口第一中学，山东 烟台 265701）

文书档案是中学档案管理中的重要组成部分，详细记录了学校发展历程，同时文书档案管理水平也是学校管理建设的良好体现。在大数据时代背景下，需要加强“互联网+”和文书档案管理的联系，使其朝着现代化方向发展，全面提升管理效率，为学校稳定发展提供必要保障。

1 “互联网+”时代背景下中学文书档案的应用价值

1）文书档案查询功能更为突出。中学文书档案的管理价值主要体现在信息查询，由于文书档案和学校发展历史有着紧密联系，在信息化时代下，学校所拥有的档案数据量会猛增，涉及范围也会更加广泛，为了充分体现出文件资料的价值，需要意识到文书档案的重要性，便于工作人员更快查询和调取档案。从这个角度来看，文书档案对学校发展的意义不言而喻。

2）文书档案记录功能备受关注。在文书档案管理过程中，需要严格遵循学校规章制度，对其进行规范化管理，关键原因在于要充分发挥其原始凭证的作用，使其朝着制度化方向发展。在教育体制不断深化改革的背景下，中学数据资料呈现逐年上涨的趋势，为了实现数据的及时更新，就需要利用文书档案进行动态化跟踪管理，提升档案数据的真实性。

3）文书档案能有效促进学校可持续发展。“互联网+”为学校带来了新的发展机遇，不管是在育人、管理还是科研方面都有重要意义，有关学校进程的一切内容都会被记录在文书档案中，便于中学领导回顾历史、立足当下、着眼未来，能够为学校在日后的发展起到指导作用。

2 “互联网+”背景下中学文书档案管理工作存在的问题

1）对文书档案管理工作认识不够充分。目前中学文书档案管理工作还处于初级阶段，在各大中小学中的起步较晚，没有先进的实例和成熟经验进行参考，且每个学校发展历史、环境都存在较大差异，使得文书档案管理工作进展更为缓慢。很多学校无法充分意识到文书档案管理的重要性，没有对其进行全面深入的研究，也有部分中学意识到该工作的意义，但不愿意投入人力、财力，使各项工作无法得到有效落实，且该工作无法为学校带来直观的经济收益，这也是文书档案工作难以开展的重要原因之一。

2）文书档案管理队伍不稳定。随着时代不断发展，文书档案管理工作所涉及的范围越来越广泛，这也为管理人员提出了更高要求，素质高、专业程度过硬的团队才能够承担这一责任，这也是提升中学文书档案管理工作质量的关键所在。但是就目前情况来看，部分中学档案管理团队建设并不能取得理想化效果，对部分档案管理人员而言，他们认为文书档案管理工作的专业性不强，因此无法端正工作 态度。

3）文书档案利用率低下。部分中学沿用传统档案管理模式，很多档案资料都被严密保存，不供各部门查看，与外界业务的交流较少，无法充分发挥文书档案的价值和意义。在“互联网+”背景下，部分工作者不具备创新意识，仅把信息技术当成便于查找文档的工具，没有构建信息化共享平台。

3 “互联网+”背景下促进中学文书档案管理工作顺利开展的策略

1）积极转变思维。中学文书档案具有见证性和记录性的作用，能够详细记录学校发展历程、教学理念变化等多方面信息，不管是学校领导层还是档案管理人员，都需要意识到该工作对于学校发展的重要性，让广大师生对学校产生强烈的认同感。想要全面提升文书档案管理工作效率，首先就需要加大宣传力度，创新宣传方式，让领导层认可该工作，这样才能为工作顺利开展提供必要保障。不仅如此，还需要根据学校实际发展情况，建立符合学校规章制度的文书档案管理工作体系，将开放性和共享性的理念融入其中，提升文书档案的利用率，与此同时优化内部组织结构，大力建设文书档案信息资料库，做好统筹协调工作。利用互联网技术，构建信息资源共享平台，使学校各部门都能实时了解到文书档案中的各项信息。

2）加快文书档案信息化建设。就目前中学文书档案管理工作的实际情况来看，纸质档案依然是主要管理模式，信息技术的实际应用效果不尽如人意，针对此，需要在传统文书档案管理模式上进行创新升级，紧跟时代发展脚步，建立信息数据库，以“互联网+”作为技术支撑，全面提升文书档案信息化建设水平。学校领导人员要大力应用图像、文字识别技术，同时还要引进先进设备，包括自动著录、标录等，提升档案录入的效率，同时也能够更好保存档案，避免遗失。中学档案管理部门要构建独立的档案管理机构，充分应用信息化资源和手段，确保档案管理流程的规范性。不仅如此，还要大力完善基础设施建设，对档案进行科学划分，充分挖掘文书档案的价值和作用，提升档案利用率。

3）提升文书档案管理人员综合素质。在当前时代背景下，想要推动文书档案管理工作高质量、高效率发展，就必须要提升管理团队的综合素质。由于文书档案管理工作本身的专业性就较强，且在“互联网+”的时代背景下，对档案管理工作者的要求也会更高，其专业能力必须要达到规定的标准。中学管理人员需要紧跟时代发展趋势，全面提升档案管理者的综合素质，需要定期开展教育培训工作，可以通过讲座、座谈会、交流会等方式，让档案管理工作者畅所欲言，充分交流在工作中的心得体会，发现自身存在的不足，提升培训的针对性。不仅如此，文书档案管理人员还需要具备新媒体观念，扩大档案资源的应用范围，可以建立属于学校的微信公众号或自媒体平台，提升文书档案的影响力，与此同时要主动学习新技术、新理念、新知识，加大宣传力度，在学习中实践，在实践中学习，提升个人综合素质，促进中学文书档案管理工作稳定进行。

4）建立正规化制度。在“互联网+”时代背景下，需要加强中学文书工作和档案管理工作的联系，促进两者有效结合，同时要提升文件的规范性，确保每个文件的质量，在细节方面需要做好定性分析，档案管理人员在收集和整理数据时，要确保流程的规范性，让文书和档案管理工作良好融合。在信息技术应用的过程中，以计算机作为有效技术支撑，全面提升档案查询、检索效率，为资源共享工作顺利开展提供必要保障，正规化制度也能够全面规范档案工作者的各项 操作。

4 结语

总而言之，“互联网+”为中学文书档案管理工作带来了新的挑战，同时也为其指明了发展方向，在新的时代背景下，文书档案管理需要以信息技术作为技术支撑，全面提升档案管理工作的规范性和科学性，要充分意识到文书档案和管理工作对学校发展的重要性，提升档案利用效率，创新档案管理形式，全面提升管理人员的综合素质，使中学文书档案管理工作在“互联网+”时代背景下实现质的飞跃。