办公室文书文档手机与归档工作管理探究

覃爱群

（大港油田公司档案中心，天津 300280）

文件和档案的收集和整理是公共机构日常管理和运作的重要方面之一，充分利用档案对公共机构的发展具有重要意义。随着中国经济和社会的飞速发展，业务管理和运营面临的内部和外部环境正在发生巨大变化。如果单位组织希望在新时代取得更大进展，如何加强文件管理已成为当前的业务。这是单元开发中要解决的重要问题。

1 在办公室收集和存档文档和档案的重要性

首先，随着现代归档概念和技术的发展，归档媒体向数字媒体的转换以及文件传输网络是文档归档的最新进展之一。这是使内容越来越广泛和复杂的重要趋势。第二，当前单位组织的运作和发展非常重视文件和档案的价值，档案的使用频率显着增加。为了确保文档文件收集和归档的完整性，准确性，标准化和及时性，确保文档文件的质量以及如何进行有价值的信息的提取，分类和处理已经成为重要的问题。加强办公文件和档案的收集和归档有助于最大程度地利用参考和利用价值，并为单位组织带来更大的经济和社会效益。

2 办公室文书档案收集与归档依据

办公文件和档案的收集和提交是根据国家有关办公文件和档案管理的适用法律法规进行的，大学还开设了有关文件收集和管理的专门课程，以提供办公文件和档案。我们正在提高存储管理的质量。同时，为减轻实际过程中因文件和档案管理引起的工作负担，国家对办公文件和档案管理中应保存的文件进行了明确规定，设定了判断标准，避免了因盲目归档而造成的管理压力。具体的判断标准如下。

1）处理后必须收集并保存文件。需要及时查询和显示正在处理的文档和文件，由于实际工作中的问题以及存储后的不便访问，因此无需存储它们。例如，如果发布了文档，则仅在发布注册之后，才可以认为该文档是完整的，并且已经执行了提交过程。相关文档和材料应根据需要进行组织和归档，以避免在某些存储过程中遗漏。

2）文档文件在存储之前必须具有保存价值。一些不具有保存价值的文档文件不需要归档，保存价值的判断主要基于文档文件是否具有基本原理，实践基础，行为验证，实际工作证明。对于某些临时文件，交易文件和某些与设备无关的文件，无需保留它们。

3）系统组织的文件。它主要是指应保留的文件。在提交之前，必须对其进行分类，分类和标准化。我不能随心所欲。未处理的文档不能被判断为档案，它们只能作为累积文档的“身份”来维护。通常，只有满足上述三个条件的办公室文档和文件才可以归档，并且如果不满足要求，则不需要归档管理。

3 办公室文书档案收集和归档问题

1）对文件和文件的收集和归档缺乏兴趣，文件管理系统不完整。大多数非文件管理组织都更注重实现自己的功能，而很少关注文件管理任务。他们认为，它们很少用于单位运营和实际任务开发。大多数部门认为档案的收集和分类是相关的，数据可以合并提交。这种落后的意识形态使文件和文件的收集和提交更加困难，因为某些部门不配合工作。此外，由于缺乏对相关工作的关注，导致系统不完整，导致所有部门和个人缺乏文件管理职责，并且缺乏有效的文件收集和存储标准。有格式不规范、名称不规范和内容不规范的文件以及完整性不够，提交率低等问题，收集和提交文件和文档的总体效率和质量不高。

2）逆转了现代技术对传统存储操作以及存储材料的收集和处理的影响。现代技术的进步对传统的存储操作产生了一定的影响，旧的管理模式已经不能满足新时代存储操作的需求。一方面，档案和文件的部分收集和归档可以通过计算机进行，这大大提高了效率，并大大减少了文件和档案的收集和归档中的重复工作和劳动强度。但是，与此同时，虽然信息密度的显着提高，信息格式的多样化以及文件收集和归档的技术性在增加，但由于单位组织，仍然无法达到要求。在“无纸化办公室”中，文档和文件经常以纸质和数字格式共存，从而增加了处理文件的难度。另外，一些部门没有为建立档案信息化提供足够的支持，相关设备落后，性能不佳，对信息时代的档案处理效率产生一定的影响。

4 改进档案收集和归档工作的措施

1）在收集和提交文件方面引起所有员工的兴趣并提高他们的意识。首先，企事业单位领导要提高认识，更多地注意这项工作，发挥领导和示范作用，营造良好的管理氛围，激励员工积极开展档案管理。为了实现这一目标，需要投资人增加投资，办公室部门定期举行档案管理座谈会，并邀请公司和机构的员工解释档案管理的重要性，相关法律和管理要点。并且从合法化的角度分析文件管理对企业，机构和个人发展的影响以及解决问题的重要性，并提高管理意识。其次，企业和机构应加大对文件收集和提交的投入。在人员方面，有必要对现有人员进行专业的管理知识培训，并通过实践提高员工的实践技能。在财政投资方面，它应包括购买此类设备，维护存储位置和改善环境，以加强用于收集和提交文件的预算支出，并确保文件管理的安全性。在物质资源方面，有必要引入先进的设备和系统来实现文档收集和归档管理的自动化，智能化和信息化，例如文件管理软件系统和多功能查询系统。

2）改革和创新文件和档案的工作方式，提高文件和档案的收集和归档质量。首先，档案管理人员必须积极地将现代信息技术应用到他们的工作中，并改革和创新文件和记录工作方法，以便档案管理人员可以积极地将现代信息技术应用到他们的工作中，以便在新技术不断发展的同时满足新时期国家企业的石油业务发展的需求。例如，文件管理者需要改变概念，以便在新情况下提供文件管理，在这种情况下，他们需要更改现有文件管理方法并升级其文件管理方法，并充分利用最新的办公设备和办公软件。其次，档案馆负责人应当对文件和档案进行收发，对文件进行归纳，分类，组织，创建搜索工具，归档和管理等工作，以提高信息档案馆的安全性和效率性等有待进一步研究。同时，为了增加文件利用的便利性，文件管理人员必须做好文件分类和绑定。根据不同文件绑定的不同要求，在卷上进行编目可使存储的文件的存储更加有序，更合理。最后，负责档案管理的人员必须根据单位的实际情况组织一个特殊的档案。例如，当测量和制图与设计相关的单元时，归档者必须精通收集，审查，组织和提交各个项目（包括控制）的测量和测绘归档。它还提供档案咨询服务，为我国石油勘探工作的研究和制图管理提供合法有效的数据，材料和证据。

5 结语

总而言之，办公文件和档案的收集和提交应加强对相关工作的投资，使用现代管理方法实现动态，专业，标准化，并建立目标管理系统作为实际管理。做吧有必要为提高人力，设备，方式等的管理水平，加强对档案管理专业知识的获取，提高管理意识，改善档案整体管理奠定基础。