现代化技术在人事档案管理领域的运用研究

吴铁萍

（四平市铁东区环境卫生管理中心，吉林 四平 136000）

现代化技术在近些年以惊人的速度发展，并迸发出令人难以置信的生命力，凭借其便捷、省时诸多优点渗透于各领域，逐渐赢得人们的认可。面对新的时代潮流，人事档案管理工作面临从所未有之挑战，倘继续沿用以前遗留的传统管理途径，必将使自身置于落伍之境地，须大力吸纳现代化技术并将其融入各管理及工作之中。工作人员要结合自身的工作情况与工作性质，注重现代化技术在该领域的实践于运用，不但要注重人事档案管理效率的增强，而且还得考虑进一步提升其人事档案管理的精准度，对与之相关的系列工作管理进行分类和细化，避免人事档案管理的错误及风险的发生。

1 现代化技术在人事档案管理中的应用现状

1）存在一定的地区差异。在现代化技术被不断推广于人事档案管理的过程中，其地区性差异状况日益凸显，尤其是城乡差异与东西部差异的状况尤为突出。当前在我国大中城市的人事档案管理的现代化技术水平高、覆盖面广，在小城市或者乡镇虽然出现部分单位投入和使用了现代化技术，但在其发展过程中仍存在较大的差异且部分地区继续延续着传统的管理模式[1]。此外，从总体来看，我国人事档案管理的现代化技术的推广与运用表现为不均衡的状态，具体呈现为东部地区沿海城市的推广率远超中西部地区，其中在西北与西南的相对偏僻的省份表现得尤为突出，甚至在西部地区的部分城镇在人事档案管理上仍继续沿用以前的非常落后的管理方式。部分单位的人事档案室设备更新滞后，顾及到成本因素而排斥设备的更新，从事该领域的工作人员在年龄上出现老龄化现象，由于受到年龄与经历等因素的制约，部分人员不思进取，满足于以往的工作现状，对人事档案管理方面工作的更新不够热心，对改变长期遗留的工作模式持抵触心理。

2）人事档案数字编码管理相对滞后。人事档案管理运用现代化技术进行管理是一个相对繁复的工作，由于工作人员素质比较低、专业性水平不高，以及设备更新滞后等元素的客观存在，导致在人事档案管理方面的效率特别低下，其中数字编码管理滞后就是重要的环节，数字编码管理的缺失导致对个人档案难以实施有针对性的编录和分类，部分工作人员因基础薄弱，刚接触该项工作时对工作流程比较生疏[2]。在对相异型号的档案采取数字化编码期间，很难得到与之相匹配的信息，部分管理人员在管理综合能力上无法与数字编码管理更新的速度匹配。

3）现代技术运用于人事档案的利用率普遍偏低。人事档案管理在现代化技术投入方面可谓困难重重，因相当数量的现代管理技术源自国外不同的国家和地区，这些产品在标准制定上无法做到整齐划一，在其设计的语种上大多使用英语或日语，势必给习惯于汉字语言设置工作人员带来巨大的挑战。加之在人事档案管理中的诸多档案都运用了大量的古文献，拘泥于汉字标准而导致人事档案在现代技术的实际运用方面面临巨大障碍，致使部分具有自身优势的档案管理与现代技术特别是国外引进的先进技术的拓展服务难以开展。

2 有关人事档案管理对现代技术运用的优化渠道

1）加大在落后地区的该领域的技术投入。技术实践同技术投入之间的关系是互相补充、互相促进的关系，将现代化技术渗透于人事档案管理之中。首要解决的问题是做好现代化技术与人事档案管理链接，最大限度地避免在其运用中出现频繁的安全隐患，上述问题值得引起重视。西部地区的现代化技术人才的匮乏和资金投入的不足严重制约着现代化技术在人事档案管理中的运用[3]。其运用过程纷繁复杂，波及的信息数据多如牛毛，在档案借阅与归类方面同样需要对其进行必要的细化。因而提高西部地区的现代化技术的运用效率，引进现代化技术高端人才，加大对西部地区现代化技术在人事档案管理中的实际投入势在必行，因而对现代化技术与档案管理的理论与实践研究是目前西部地区人事档案管理工作亟待解决的问题。特别是有关现代化技术在人事档案管理的理论与实践研究需要大量招揽更多在该领域的比较擅长的人员，因而扩大对经济文化发展水平比较低的区域的理论与实践技术运用与投入必将成为提升人事档案管理亟待解决的问题。

2）致力创建高效档案管理系统。将现代化科技实践于人事档案管理方面，其工作内容相对纷繁复杂，特别是将档案室的资质文件同相关数据资料融合更是困难重重，做到电子文件与元数据信息的有效存储并非易事，使其自动完成档案文件的生成显得极其困难。这一工作任务的完成对于刚接触档案管理的工作人员而言变得异常困难。切实做到熟稔高效的档案管理系统并能将电子文件转化成长期储存更是难上加难，这就需要从事该领域的人员在档案元数据储存上做到规范化，在对档案元数据的分类保存必须做到将其与之相对应的内容复制在纸质文档上，这样做的重要目的是便于随时对档案信息数据进行修改和更新。除了上述需考虑的因素外，还需将纠错编码与数字签名技术、运算技术融合在一起，以此来达到最大限度地规避安全隐患的发生，高效率运用该系统。当然，构建高效的人事档案管理系统不是一劳永逸的过程，甚至还需有漫长的路要走，需要最大限度避免急功近利现象发生。

3）扩大现代技术在人事档案管理中的覆盖面。提升和推动现代化技术服务高效开发的力度，是现代人事档案管理的更高层次的要求，为达此目标，如对档案管理中的复杂资料实施高效数字编码，需要将档案管理中的图像、指纹、影音以及数字等紧密融合在一起，这样才能做到检索工作变得更加简化，在对身份的识别过程中避免出错。可见档案管理的运用毋庸置疑地需要在实践中对其不断的完善。当档案管理需要变更时，可借助现代化技术对其实施定位与鉴别，与此同时需要尽量降低人事档案管理的风险，上述问题既要考虑到在具体实践过程中的不断改进，又要考虑到对于不适应社会和市场需求的技术进行系列整改，以使档案管理高效运行，使其档案管理的效率得以更好地提升。

3 结论

在信息技术日益发达的今天，现代技术已经融入到人们生产生活的各个领域，在将其运用于人事档案管理的过程中，除了凭借其储量大、处理数据及时、精准度高等优势逐渐占据各领域的市场先机。更为重要的是必将成为我国人事档案管理现代化水平的重要标准。同时值得注意的是将其大力运用于人事档案管理过程中，需要预防客观存在的系列安全隐患，避免档案工作人员由于业务素质偏差的原因而落后于现代化技术发展速度，基于部分地区档案工作人员在技术运用操作方面存在短板的现状。不仅需要提高现代化技术在人事档案管理中运用的效率，而且需要构建一个健全的现代化技术与人事档案管理相互结合的管理系统。