新时期职业学校档案管理工作创新探索

鲁 芩

（普洱市职业教育中心，云南 普洱 665000）

1 职业学校开展档案管理工作的重要性

一个企业在经营管理的过程中，往往会通过开展各种各样的经济活动来增强公司的市场效益与经济效益。但经济活动的开展往往不是一蹴而就的，它会由一系列的文字资料、表格、音频、视频以及一些人事资料等组成。将这些资料进行整理归档，保存起来并加以利用，就是档案管理。在职业学校的档案管理中也是一样的。而且随着我国现代教育制度的逐步完善以及档案管理工作制度的不断建立健全，档案管理在职业学校的日常管理过程中也起到了不可代替的作用。它不仅能够推动学校内部控制建设，规范学校日常管理事物，还能提升职业学校的管理效率。另外。在职业学院教研的过程中，档案管理工作也成为学校调研工作的“指路人”。具体来说，在职业学校对学校内部进行形象宣传时，档案管理工作能够促进该校科学研究工作顺利进行[1]。因此，在新时期下的职业学校档案管理工作中，应立足真实性原则，一方面对学生的学籍档案进行有效管理，全面记录学生在校的日常学习情况，帮助学校更有效地进行档案管理工作；另一方面应在创新2.0的大背景下，职业学校的领导以及档案管理负责人员都应积极推动学校档案管理工作创造性转化、创新性发展，进而为学校档案管理工作注入时代发展新动能，实现学校档案与教学建设同步管理，杜绝不利于职业学校档案管理的因素，促进职业学校教育教学的可持续发展[2]。

2 基于新形势下的职业学校档案管理工作的创新策略

2.1 由分散管理走向集中管理

根据相关调查表明，职业学校传统的档案管理部门对于档案资料的收集往往较为分散，管理都是以结构或部门为一个整个群体。但由于每个计构或单位之间存在一定的独立性，学校内部的档案管理工作也就成为一项较为复杂的工作。因此，在新时期下，职业学校的档案管理工作应逐渐改变这种单一化的管理形式，通过采用建立集中的“档案管理中心”、成立专业的档案管理计构等方式来提高学校内部档案管理的工作效率。不仅如此，在档案管理工作由分散管理走向集中管理的过程中，学校内部档案管理创新工作也应该充分借助指在原有的档案管理工作模式下得出一些自己独特的看法与见解，再运用类比、对比等手法在同类或异类事物得到深度认知，其次再将这些总结归纳的工作想法融入新时期的职业学校档案管理工作之中，形成独特特色的档案管理工作模式。再次，档案管理工作的创新不仅是考验档案管理人员的专业技能与专业知识，也是帮助档案管理人员提高创新思维的重要举措。由此，在档案管理工作创新的过程中，档案管理者首先应跳出自己的舒适圈，学会利用自身优势借鉴适合学校实际发展需要的成功经验和方法，同时也要对其关联行业的知识进行深入学习，并在其学习、借鉴中找到合理的工作方法，促进职业院校档案管理由分散走向集中管理[3]。

2.2 由纸质管理走向电子化、网络化管理

实现职业院校学案管理的电子化、网络化不仅能够更好地适应新时期档案管理制度改革的需要，还能够满足当代社会对职业院校档案管理的多元化需求。传统的档案管理工作制度主要是通过手写记录来记录学校教学调研及师生的日常管理等工作。随着我国信息技术的不断发展成熟，职业院校档案的管理手段与记录方式也在发生一些改变。因此，在“互联网＋”的21世纪，职业院校的档案管理工作也应根据学校管理的实际需要，对职业院校的档案管理事物进行合理创新。同时该学校的档案管理人员还可以利用计算机、扫描仪等现代信息设备将学校相关档案的信息资源转变为电子稿等网络形式，实现档案管理工作的数字化发展。其次，由于档案工作是一个较为保密的工作，这就需要档案管理人员在整理与记录个人的资料时需要做好相关的工作，而现代信息技术的保密性不仅能够促进电子资料的永久保存，对学校档案管理的信息的安全性与严密性也有一定的保障[4]。

2.3 提升医院基建档案人员综合素质，推动信息化建设

档案管理工作是一项技术要求强、程序繁琐的工作。这就需要档案管理人员必须具备严谨踏实的工作态度与良好的职业道德素养，学校也应定期组织相关技术管理培训，不断提升学校内部档案管理人员的管理水平，包括法律法规、财务管理、内部控制等。改变过去的工作观念，变被动为主动，自觉发挥主人翁意识，通过采取多元化管理工作形式合理配置资源，提高管理人员的专业技能，为职业院校档案管理建设培养一支高素质队伍。鉴于此，我国各个地区的职业院校在进行档案管理工作创新时可以在充分利用现代网络信息技术的基础上应提高档案管理人员的专业素质，通过开展定期培训等形式丰富现代化职业院校档案管理内容与工作形式，进而促进我国各个地区的职业院校档案管理工作的健康长远发展。其次，在现代化的信息社会中形成科学的档案管理方式与手段，创新人事档案管理的方法与形式也是促进我国各个地区职业院校档案管理工作创新的重要途径[5]。

3 结束语

职业院校在教育教学进程中，潜藏着诸多教育风险。面对无所不在的教育风险，职业院校的档案管理工作影响着学校的教育教学活动能否平稳进行，教育事业能否长远健康发展。档案管理工作作为职业院校管理工作的重要环节之一，对学校的教学调研活动活合规开展具有重要的监督和指导意义。因此，当地相关管理的学校部门应高度重视档案管理工作对学校教育事业可持续发展的重要性，通过建立健全相关管理工作制度、由分散走向集中管理、由纸质管理走向电子化、网络化等创新手段以及加强档案管理部门的相互沟通来充分发挥学校档案档案管理职能，提升档案管理质量，推动职业院校档案管理的高质量发展。