关于加强新形势下档案管理工作的探讨

刘思文

（扎赉特旗应急管理局，内蒙古 扎赉特旗 137600）

档案馆档案管理工作绝不是一项简单的工作，很多人认为档案管理就是整理工作。其实档案管理设计到很多方面的工作，设计到资料整理、数据分析、档案储存。通过档案管理还能够合理地进行信息资源的共享。但是很多档案馆在开展档案保密管理过程中还存在着很多问题，例如信息程度不高、安全性不强等问题，这样对于档案工作开展是什么不利地。档案馆在日常管理过程中必然要有效地解决这些问题，从而更好地促进档案馆健康的发展。

1 档案馆档案保密管理概述

档案安全管理是档案馆发展的一个重要环节。通过档案管理能够完成对于档案的整理、保存以及鉴定，更好地反映个人的相关培训经历、社会关系、学历及年度考核等信息。当前时代对于档案管理提出了新的要求，需要不断打破传统档案管理的方法，积极引进数字化管理系统，不仅能够提高档案信息的电子化管理，还可以有效防止纸质档案出现数据损坏问题，提高档案保存年限。对于档案馆而言，一方面，传统的档案管理就是一份“死物件”，职工若不发生职务任免、工作变化等外因变更因素，本人的档案基本上处于“静止”状态，基本不可能被查看。另一方面，档案馆人力资源管理尚不完善，以岗位设置为例，不仅十分复杂，而且不同岗位的工作内容也十分广泛。这样容易导致工作效率不高，很多部门或者工作人员的工作内容出现重叠现象；再比如招聘工作，一些档案馆在招聘过程中不是根据岗位需求进行招聘，即使定岗定员招聘了，又将招聘的人员随机安排在空缺部门，没有考虑到被招聘人员的工作经历、工作能力等因素，导致人才没法发挥自己最大的效用。

同时，随着信息时代的到来，各种数字化管理系统和技术被广泛应用到档案管理过程当中。借助计算机操作，即可在档案管理系统中植入人力资源管理的模块，用现代人力资源管理的思想分模块化管理档案，通过对模块的查询使用，即可使档案变“活”，发挥档案应有作用，促进档案管理工作。当然，由此对管理人员提出了更高的要求，需要他们不仅要掌握专业的管理知识，还需要掌握一定的信息化管理能力。

2 档案安全管理和利用过程中存在的问题

1）管理制度和管理理念滞后。我国档案馆在档案管理理念还存在着一定的滞后性，虽然很多档案馆在发展过程中已经建立了完善的档案管理体制，但是这种体制并没有随着时代的变换植入新的内容，导致档案安全管理存在着一定的问题。例如随着黑客技术的发展，新的病毒层出不穷，如果没有升级安全防护系统，这样使用旧的系统很容易发生信息泄露，给档案馆造成严重的经济损失。另外很多档案馆在开展档案安全管理过程中也没有意识到人力资源管理的重要性，导致人力资源管理没有在档案管理中发挥相应的作用和功能。

2）缺乏专业的信息技术人才。很多档案馆对于档案管理的重视程度不够。大多数档案管理人员都是公务员，在工作过程中缺乏一定的创新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多档案馆在人事招聘方面也不会去招聘专业的信息管理人员，只是根据岗位的需求来对于录取人员进行随机分配，在分配方面并没有完全考虑到档案管理人员的专业、综合素质以及工作经验。这样对于档案馆开展信息化建设也是十分不利地。很多档案馆在信息化管理培训方面的工作也存在着一定的问题，导致很多人员没有得到系统的和专业的培训，使得他们对于很多管理软件不熟悉，导致档案管理效率不高，如何更好地提高档案管理人员的素质，是档案管理信息化建设的重要举措。

3）信息管理体系不够完善。档案信息管理的建设和完善是信息化建设的重要环节。在开展信息化建设过程中需要结合档案馆实际规模以及档案管理发展的情况来合理开展系统地建立和完善。在建设管理过程中要充分发挥信息技术的作用，将各种档案管理相关环节数字化和系统化，减少纸质存储所占的比例，将各种业务转移到线上，能够方便用户和管理者的管理，从而也减少了用户办理相关业务所需要的时间。但是很多档案馆在推进数字化建设过程中缺乏一定的指导，使得档案管理效率不高，这样对于档案馆档案管理是十分不利地。如何更好地更好地开展信息化系统建设也是档案馆发展需要考虑的重要问题。

3 加强档案馆档案管理的几点建议

1）着力加快“智慧档案”体系建设步伐。加强档案信息系统建设是档案管理信息化发展需要考虑的重要问题。在建设过程中需要加大对于软硬件的投入力度。尤其是需要加强新技术的应用，例如数据库技术、区块链技术等。通过建立虚拟云，将所有的生产档案资料全部上传到这个虚拟云当中，通过权限控制技术能够使得不同层级的人员具有不同的读写权限。另外通过引进区块链技术，工作人员只需要把自己负责的那部分内容传到区块链里实现信息共享。另外通过云计算和分析能够完成高级信息检索，通过数据挖掘技术能够对于生产档案中的数据进行有效挖掘，更好地得到数据背后的规律，从而服务于档案馆的发展。

2）加强人力资源制度在档案管理过程中的应用。人力资源在档案安全管理和利用过程中发挥着积极地促进作用。档案馆可将人力资源管理制度有效地应用到档案保密工作的管理和建设当中。因此要积极制定相关的福利政策来吸引具有扎实信息技术基础、掌握工程管理专业知识的高素质人才。为了加强人资资源管理制度在生产档案管理中的应用，首先需要不断完善制度建设。根据档案馆实际情况，不断制定完善的管理标准以及相关责任制度，明确各个岗位的责任以及负责内容，哪个环节出现问题要追究相关人员的责任。另外还需要规范生产档案管理的具体环节，规范档案的归档和借阅环节，严禁任何人利用职责借阅档案，避免生产档案出现数据丢失或者损毁。切实发挥生产档案管理制度的优势，提高管理水平。

3）注意信息管理人才的培养。在进行档案管理系统建设的过程中各个档案馆要一定要认识到高素质人才在促进信息技术应用方面发挥重要的作用，因此要积极制定先关的福利政策来吸引具有扎实信息技术、掌握工程管理专业知识的高素质人才。需要注意以下几点。档案馆为了可持续发展目标地需要，需要积极引进优秀的档案管理人才。这些档案管理人员不仅需要有扎实的档案管理专业业务能力，同时还需要具体很强的信息管理能力，能够掌握信息管理系统地使用，同时还能够对于相关数据进行有效地分析和处理，从而更好胜任档案管理档案管理系统和科学化建设地需要。加强在职管理者信息技术培训。

4 结语

综上所述，档案馆档案管理是一项重要的工作。目前在开展工作中要加强信息技术和大数据技术的应用，不断促进档案管理工作朝着数字化和信息化的方向发展。另外档案馆管理人员还要重视档案的管理工作，制定完善的人才建设制度，从而建设一支优秀的档案人才队伍。