新时期医院办公室文书档案规范化管理研究

武秀凤 曾笑寒

（1.鄂东医疗集团黄石市中心医院（湖北理工学院附属医院）党委办公室，湖北 黄石 435000； 2.肾脏疾病发生与干预湖北省重点实验室，湖北 黄石 435000）

医院办公室文书档案是医院在党务、行政、医疗等过程中形成的具有历史和保存价值的资料，是医院不同时期发展的原始记录及重要凭证，主要包括文件、会议记录、合同协议、重大事件原始资料等。互联网+大数据时代，医院办公室文书档案管理面临新挑战、新问题，规范化工作意义重大。

1 新时期医院办公室文书档案规范管理的意义

1.1 有助于医院档案规范化管理

医院办公室文书档案是医院档案的重要部分，它所建立的整套管理体系，如档案工作的组织领导机制、规章制度以及档案收集、整理、鉴定、立卷、归档、利用等流程环节，将会对医院其他类别档案提供借鉴和示范作用，有助于医院档案整体的规范化管理。

1.2 有助于提高医院办公效率

医院办公室文书档案工作的规范化管理，可以促进办公室文书档案完整、有序地保存，而且，文件资料都有相应的电子文件，当办公室有需求时，档案工作人员通过文书档案管理系统可以快速高效查找相关资料，为领导决策或办公室工作提供原始证据或佐证资料，提高了医院办公效率。

1.3 有助于增强医院保密性

医院办公室文书档案包含重要文件、医院发展核心数据等，如果文书档案中一些重要信息的泄漏，可能会使医院的形象和信誉受到影响。互联网+大数据时代，为档案运用带来了便利的同时，也增加了重要信息泄漏的风险。档案规范管理后，通过身份认证、权限设置等手段，有效避免档案资料信息的外泄，增强医院保密性。

2 新时期办公室文书档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识薄弱

医院的中心工作是“以病人为中心”，为人民群众提供优质、高效的医疗服务，医院领导大多将精力和时间都投入到学科发展、新技术、医疗质量与安全等核心工作上，对医院办公室文书档案管理重视不够，对档案工作没有投入足够的人力、物力、资金。其次，办公室都承担着医院相关的管理职能，如行政、医疗、护理、人事管理等，工作任务繁重，大家都负重前行，办公室负责人及工作人员没有精力和时间顾及档案的整理，这就导致档案科室在收集档案资料时，存在收集不及时，资料不健全、不完善的问题。

2.2 制度陈旧或执行不到位

当前，信息网络技术在文书档案管理中得到充分运用，但是文书档案管理制度未及时跟进，电子档案的信息化管理未在现存制度中呈现。有的医院虽然建立了完善的文书档案管理制度体系，但是在实际执行中，由于各种原因存在执行不到位的情况。

2.3 缺乏监督考核机制

文书档案管理作为医院办公室的辅助管理工作，大多数医院未将其纳入医院的考核体系内，档案工作仅仅依靠档案工作人员的责任心，如果责任心缺失，档案管理就会出现疏漏和缺失。而且，档案工作人员大多非档案专业出身，医院也未开展系统的档案管理知识和技能培训，档案工作人员的专业性不足，也会导致档案收集、整理、鉴定、立卷、归档、利用等环节的不规范。

3 医院办公室文书档案规范化管理措施

3.1 增强管理意识

从一个侧面看，文书档案管理成效反映一家医院的现代管理水平和精细程度。文书档案管理得好会提升医院办公和管理效率，也有助于医院的精细管理和文化管理。医院领导应增强对办公室文书档案管理工作的重视，根据医院实际，建立明确的组织领导体系，保证档案工作人员数量、场地。当然，也可以用“请进来”和“送出去”方式，开展与文书档案工作相关知识和管理技能系统培训，提高办公室人员对文书档案工作重要性的认识，提高档案部门工作人员对自身职业角色的认定和专业素养。

3.2 重视建章立制

可以针对文书档案管理的信息化管理，严格按照《档案法》《保密法》规定，建立一套符合医院实际的文书档案管理制度体系，包括文书档案管理办法、文书档案管理人员职责、文书档案利用等制度，规范文书档案收集、整理、鉴别、立卷、归档、利用每个环节。值得重视的是，医院办公室文书档案管理制度的建设不能忽略办公室文书档案信息安全管理制度的建立。办公室文书档案管理制度建立后，将纳入档案管理部门常规工作，部门负责人定期听取文书档案工作汇报，确保制度落实执行。

3.3 配备齐全设备

将文书档案规范化管理所需的经费纳入医院整体预算，安排经费购置新时期文书档案管理所需文书档案管理系统以及计算机、扫描仪、刻录机、复印机等软、硬件设备。同时，购置恒温机、空调机、除湿机、除尘机等，改善文书档案室环境。

3.4 强化监督考核

实行文书档案管理工作人员的岗位职责考核，参照机关事业单位年度档案考核内容，开展医院办公室文书档案规范化管理工作考核，将考核结果与科室工作人员年度考核相结合，作为档案工作人员评先、评优依据，从而促进其责任意识和上进心，提升文书档案管理规范操作。还可鼓励档案科室申报省市档案先进单位，通过“以考促建”、“以评促建”，提升文书档案管理工作的规范性。

4 结束语

针对医院办公室文书档案管理存在的管理意识薄弱、制度陈旧或执行不到位、缺乏监督考核机制的问题，通过增强医院文书档案管理意识，建立落实文书档案系列管理制度，配备齐全的文书档案管理设备，建立文书档案监督考核工作机制四大措施，促进医院办公室文书档案的规范化管理，从而提升医院管理效率，促进医院的大发展。