完善与创新机关干部人事档案管理模式，走多元化之路

江秋峰

（福建省龙岩市永定区人事人才公共服务中心，福建 龙岩 364100）

机关干部人事档案存在独特性与复杂性，对于各单位的人才聘用、提升培训、测评管理、劳动关系认定及职业规划等作用重大。中共中央组织于2018年召开的全国干部人事档案工作会议中，明确提出干部人事档案作为党的重要资源也是建设干部队伍的基础，是人力资源管理参考资料，对个人职业生涯作用不可替代。而在人事档案愈发重要的情况下，对于档案管理也提出了更高要求，在信息技术推动下，必须实现机关干部人事档案的完善与创新。

1 机关干部人事档案作用

干部人事档案是组织及部门输送、选拔干部人才的重要依据，在培养、选拔、任用及输送人才中，不仅需要派人对其进行考察，还要查阅相应干部人事档案，充分了解其在廉、勤、能、绩、德等方面成长表现，全面分析拟提拔干部，择其所长，因人制宜，权衡利弊，将干部积极性充分发挥出来，构建高素质干部团队。并且，人事干部档案可维护和澄清个人问题，其伴随干部成长，将干部参政、文化、经济活动、工作情况等记录其中，真实记录了个人行为与思想，历史证据令人信服[1]。个人利益受损、纠正错误、合同鉴证、调整工资级别等均需要有档案为信证，以此可知，机关干部人事档案管理十分重要，需遵循人事档案规定及《干部人事档案工作条例》对档案妥善管理。

2 机关干部人事档案管理的问题

1）档案管理混乱。机关干部人事档案管理中，由于管理对象为不同干部档案，其包含干部过往成长履历、工作经验、学历中是否存在问题等，该资料会对日后干部评价、选拔造成影响。但是，由于管理对象较多，管理机制不足，导致档案管理存在不详尽、不齐全问题，对于各地区组织干部选拔评价造成严重影响，无法做出相应用人决定。

2）系统配置不足。人事档案管理中存在系统配置不足情况，大部分机关单位均广泛应用计算机技术、大数据技术等录入档案信息，或建立相应数据库，但应用技术仍停留在辅助录入档案材料方面，未能与单位情况相结合制定软件[2]。并且在系统安全方面，缺乏一定的监管措施，易被黑客攻击，造成信息泄露。

3）人才配置不足。在机关干部人事档案管理中，人才多为其他工种兼任，其缺乏相应的档案管理素质，易产生质量参差不齐、管理操作不规范、服务态度差等情况，对于工作效能及严肃性造成影响，甚至无法推动档案管理实现创新完善。管理员即便对档案管理内容十分了解，实际工作中由于缺乏充足人员，同样会出现上述问题。因此，需加强人员配置，提高人员素质。

4）开发档案不足。当前，档案信息处理、加工与开发仍然处于封闭半封闭状态，属于被动服务，未能健全信息化功能，在人事资源信息仅限于干部考察任用、工资套改等，降低了档案信息利用率，未能将其作用发挥出来。

3 机关干部人事档案多元化创新管理措施

1）创新档案管理机制。机关干部人事档案管理中，管理机制创新作为重要前提，外部环境不断变化，机关单位人事档案改革成功与否对于其大环境中竞争力具有直接影响。一是构建领导机制。管理人事档案中，需加强管理力度，构建合理科学领导机制，进而提升管理质量。管理档案中以档案管理部门为机关单位实施干部档案管理工作主体，各职能部门均应当对档案管理工作积极配合，强化各部门监督人事档案管理力度，实现集中、统一的人事档案管理，优化配置各项资料，以提高管理水平；二是构建动力机制。工作人员只有拥有充足动力，方能提高档案管理工作效果。因此，机关单位需要培养人员工作积极性，全面整合档案部门资料，通过绩效奖励与薪酬相挂钩的模式，以激发人员工作热情[3]。并且，提高单位中档案部地位，与政府部门相协调，以获得更多档案管理工作指导性决策；三是构建约束机制。无规矩不成方圆，在档案管理中同样如此，需构建一套与档案管理实际相符的规章制度，结合各部门特点，以文件形式确定管理监督体系与规则，避免通知性或口头性临时约束体制，需下发约束机制文件，或是结合行业特点进行行业规定制定。

2）构建档案管理系统。在干部人事档案管理中，不能一味应用传统管理模式，应当对其进行创新，实现多元化管理，此过程中可引入信息技术、大数据技术、计算机技术等，开发与机关事业单位相符的档案管理系统，进而有效提高使用效率及管理实用性。单位应利用现代化方式构建完善管理系统，由专业人员负责收集、整合、跟踪查询及反馈人才信息，构建多媒体档案与数字档案，解决信息不完善及管理效率不足情况[4]。此过程中，单位一方面应当组织人员学习现代信息技术，在档案管理中逐渐应用大数据及时、计算机技术等，或是结合情况进行专业管理软件研发，另一方面则做好系统安全管理，包含软件平台、硬件设备、移动存储介质、网络信息传输、档案数据库等安全，机关单位可采取外包方式建设数字化档案，在档案部门安装监控设备，严格登记档案出入库，无关人员不可翻看档案，避免原始档案涂改问题。维护软硬件设施则需要严格执行保密制度，以免泄露数字档案信息。

3）加强人员综合素养。在管理机关干部档案中，在信息技术应用及大环境变化下，提高了对管理者的素质要求。因此，应当培养人员综合素质，一是强化业务知识学习，通过多种渠道促进人员重视度的提升，尤其是做好档案信息真实度、完整度等方面的工作，实现批量化的数据库档案管理，避免遗失档案；二是内部采取竞争上岗模式，推动工作者能够自觉主动地从多方面学习人事档案管理知识，进而提高自身工作能力；三是吸引更多专业性人才，根据档案管理办法及规定增加专业人才，推动档案管理迅速实现信息化。并且，在吸引人才的同时，加强对人才的管理与培训，要求其拥有良好的政策执行能力以提高其业务水平，以此获得一批拥有丰富工作经验、过硬专业素质的人才。

4）提高档案利用效果。机关干部人事档案管理不仅是保管场所，还需要为部门提供合理配置、选拔、任用人才的信息。所以，应当加大开发原始档案，可利用大数据分析技术，将人事档案作用充分发挥出来。如，利用该技术对档案信息进行收集分类，为干部考察审核提取有效信息；利用大数据辨别用户行为归集，是否存在不良或涂改造价行为。另外，档案部还可利用云储存技术，对分散信息数据库加以整理，实现异地查阅与远程整理。选择云平台方面，则可应用阿里云、百度云等平台，以此存储大数据，降低存储成本，提高存储 效率。

4 总结

综上所述，干部人事档案作为人员任用、升迁的重要资料，其准确性与全面性意义重大。因此，应当通过创新档案管理机制、构建档案管理系统、加强人员综合素养、提高档案利用效果的方式，实现人事档案的多元化创新管理，为组织人员任用提供参考。