房地产档案风险防控管理工作探讨

徐丽娜

（名门地产（河南）有限公司，河南 郑州 450000）

目前由于社会经济的发展以及档案信息化进程的加快，房地产行业也逐步规范起来，如何确保地产档案能避免风险的袭击、确保民众的利益不受损、地产行业井然有序，是摆在我们面前的一项重要工作。随着《房地产法》的不断地修正，房地产档案管理模式也随之发生变化，先进的管理手段有效地提高了房地产档案的信息量和使用效率，但它在管理与利用中还是会存在诸多风险，比如安全风险、档案管理内控风险、知识产权和灾难的风险等，那我们必须正视现实，不断改革创新，形成一整套新的档案思想、观念，强化档案的风险意识，防患于未然，最大限度地开发利用房地产档案，挖掘档案价值，使得档案真正地发挥作用并且服务于民众，这是我们做好房地产档案的最终目的。

1 房地产档案管理现状分析

《城市房地产权属档案管理办法》规定房地产权属档案是城市房地产行政主管部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分，是很珍贵的档案。这些档案为解决房产纠纷、城镇重建、民众住房变革找到了出口和解决办法。尤其是在房屋产权不明、产籍不清问题上提供了有力的凭证，正因为如此，它在查借阅利用上占有很大的比重，可见它的地位的重要。

房地产档案与其它档案不同的是它具有时代背景的特点，因为它间隔期比较远，在各个阶段呈现了不一样的管理方法和特点，现在房地产档案演变成由纸质到电子化，这都使它带有原来的特点和年代络印。因为以往的技术水平和现代化程度不高，还不能够细致地将房地产档案的资料补充齐全，而现在通过扫描和其它的一些先进的手段却能将档案信息数字化，使得库存档案完整准确齐全，为档案的利用工作打下了良好的基础。

由于民众对房地产档案缺乏风险意识和风险防控知识，致使没有从思想上关注风险的存在，档案管理意识薄弱，观念落后，档案人员素质水平参差不齐，对风险预案把控有所忽视，麻痹大意，更没有相应的防止风险的预案和管理方法，造成了潜在的风险。

1.1 安全风险

随着目前经济的飞速发展，房地产档案在其中发挥了很好的作用，档案人员应该学习充分利用信息化管理手段，通过档案系统与软件管理系统的对接，全程监控档案的形成情况，如果档案人员没有这种能力和识别风险的敏感性，对计算机病毒的侵入没有重视，致使网络阻塞，黑客攻击、信息被盗取，关键是数据丢失，甚至系统瘫痪，造成多年的房地产档案的信息无法恢复，简直就是灾难。所以档案人员要提高警惕，不要因为自己的原因，将辛辛苦苦录入的大量数据和工作成果毁于一旦，这就要求我们档案人员如何做到享受现代化技术水平的同时，又要对网络进行有效的监控，学会建立良好的安全保障机制，做到数据安全、保密性好，确保系统的安全，这对档案人员来说的确要认真研究，琢磨出相应的对策是最关键的。

1.2 灾难的风险

灾难分为不可抗力和人为的风险，不可抗力的风险是天灾比如火山爆发、地震、台风、泥石流、洪水等，真是遇到天灾，档案人员就会显得力不从心、束手无策，人为因素比如有人纵火、抢劫档案、战争等，如果没有预案，档案人员也会无能为力，因为灾难没有时间概念，什么时侯来人们无法预测，更没有办法预防，所以我们要学会在日常的工作中投入一定的人力和物力，做好防护工作，在保管档案时要遵循防护原则，采取防火、防盗、防紫外线、防潮、防虫、防尘、防霉菌、防有害生物、防高温、防强光等措施，在如何防灾上下功夫做到未雨绸缪，免得造成档案和人员的伤害。

1.3 知识产权风险

目前，随着社会经济的发展和新技术革命的到来，知识产权制度也在不断地变革，知识产权工作得到了上至党中央、国务院，下至各省市党委、政府的高度重视，专利也在变得重要起来。虽然国家对网络信息化方面的法律和法规越来越重视，但短期内还是不完善，需要长时间的磨合和实践中验证。而随着档案信息化水平的提高，要求管理系统检索查询速度快，在线完成档案的收集、整理、编目、移交和提供利用并且做信息共享，整个工作都是在网上操作，要共享信息，这就增加了数据安全的风险性，共享就会引起信息数据和知识产权的风险。我们知道在实际工作中，科技成果具有专有性，它属于知识产权，而对它如何保护如何规避风险就成为目前主要问题，我们要按照上级的要求，强化监管与执法，提高知识产权的保护和管理，创造优质的网络体系，加强信息处理、监控和集中管理，全方位服务于 社会。

1.4 档案管理内控风险

在房地产档案管理中，存在着许多内部管理问题致使风险重重。其一档案管理相关制度或流程缺乏明确规定，尤其是未对电子资料如何保管予以明确，可能导致电子资料归档不全，还有就是档案管理制度未对不同密级等级的档案的借阅权限予以明确，可能导致密级等级较高的档案，被无关人员接触，造成重要信息泄露或丢失等，借阅时未标明相关信息（比如借出人、归还时间、归还人等），使得重要档案无法重复利用；其二档案归档内容不全，使得档案利用不方便，查阅困难，急需利用时找不到，后果不堪设想；其三档案管理人员对风险有时存在侥幸心理，警惕性差，致使档案管理工作比较随意，一些重要档案管理混乱，造成人为地丢失重要档案或改档案，严重地破坏了档案的原始记录性，部分归档的资料因原件遗失而归档复印件，严重影响了档案的法律效用，弊端重大。

2 房地产档案风险管理控制措施

2.1 加强制度管理，真正做到过程控制到位

建立健全档案工作的规章制度是依法做好房地产档案工作和规范档案管理的保障，是档案工作与房地产行业工作同步进行的重要措施，是做好档案工作的根本，但在实际工作中总是存在制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时等，这些是产生不安全因素的根源。所以我们要制定相关制度和流程，制定归档范围、分类标准、保管期限、领导责任制和岗位责任制，档案移交办法、档案利用制度及奖罚制度、风险预案等，理顺工作程序，明确工作职责，严格遵守档案安全保密制度，做好档案的保护工作，建立档案网络体系，做到档案的收集、整理齐全完整有效，实行追踪管理，强化档案的业务基础建设，强化分级管理，逐级落实控制措施，杜绝风险源。

2.2 挖掘房地产档案的利用价值，确保档案的法律效用

房地产档案是城市建设规划、房屋查询、处理房产纠纷以及财产清查工作的重要法律性依据。开发档案信息资源，要坚持“档为我用”，不要光保管不重视查借阅的情况，但要怎么使得档案资料为民众服务，还需要创新档案服务机制，在管理过程中，其一档案人员要改变思路，努力学习新知识，尤其是信息数字化知识，认真将档案资料及时输入电脑，建立电子档案目录，做好扫描档案及整理入库工作，随时为利用者服务，并用活档案；其二想方设法编制各类检索工具，比如专题目录、全引目录等，将数据信息全部做到文件级检索甚至扩展房产信息的纬度，增加档案载体种类，以方便快捷查到档案内容为最终目的；其三积极向利用者提供房地产档案原件，通过资料的二次甚至三次加工致使房地产档案信息翔实、准确，挖掘房地产档案信息线索，供人们查阅利用，达到检索工具信息源的多样化，从而加快档案现代化进程。

2.3 提高档案人员的专业能力和综合素质，更好地适应社会发展需求

由于专业的档案人员学历、工作年限和认识档案重要性的差异性，导致专业知识欠缺，个人水平不尽相同，再加上对国家和房地产行业的管理规定又不熟悉，不能适应目前的工作要求。所以档案管理人员必须认真学习业务，增加才干，还可以采取内部培训和外出调研的方式去学习档案学知识和计算机网络技术知识，全面掌握新技能，加强自学能力，具备专业知识和实操本领才能确保设备和信息的安全性。而且档案人员的专业素养、观念和水平也在随着时代的变迁不断地提高，这就使得许多潜在的问题能被档案人员发现并采取相应的防控措施。

2.4 时刻绷紧档案风险意识的弦，引入档案风险评估机制，消除隐患

在档案管理工作中由于多种原因会存在很多隐患，而这些隐患又是引发档案事故的诱因，有时档案人员还自我麻痹，存在侥幸心理，总认为风险不会来，总觉得做了许多防范措施应该万无一失，正是这种风险意识淡泊的思想使得风险由于管理的失误时常袭击档案的安全，我们知道档案具有保密性、真实性、可利用性，由于信息化程度的提高，档案的风险就会增多，所以我们既要有风险意识，加强宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对又要对档案管理人员进行培训学习，提高警惕风险的意识。

风险评估是应对风险的第一步，为进一步加强档案安全管理，提高档案安全风险防范和保障能力，确保档案馆库、档案实体和档案信息安全，2019年2月，国家档案局印发《档案馆安全风险评估指标体系》，对档案的安全风险提出了具体要求，尤其是引入了评估机制，对规避房地产档案风险有良好的效果。就是要在档案入库前进行风险评估预测，建立一套完善的防护预案，提前谋划布局，没有人能保证天灾人祸什么时侯来，所以我们要定量预测，量化风险，就将所有可能发生的问题一一列举出来，细致分析危害性，有条件的话可聘请评估专家来进行预测，将所有潜在风险消灭于萌芽中，还要将档案安全教育渗透在各项基础工作中，把收集、整理和保管利用工作的每个细节都预测做实，学习风险评估知识，最大限度地确保房地产档案的安全，提高房地产档案的风险管理水平。

3 结论

总之，房地产档案在未来的经济发展中越来越热门，越来越发挥着重要作用，房地产档案的安全是档案工作的底线，是档案事业的根基，所以我们房地产档案管理人员应该坚持问题导向，以超前的眼光，增强底线思维，考虑档案安全工作现状，认真梳理查找风险隐患点，采取有效措施，对发现的问题逐一解决，对存在的隐患逐一消除，将危机感、使命感、责任心贯穿于档案管理工作中，真正实现档案的安全管理，提高档案工作的整体水平，为社会发展服务。