强化高校学生档案管理的思考

李 娟

（周口职业技术学院，河南 周口 466002）

学生档案记载了学生的个人信息，能够反映用学生的学习成绩、爱好特长、综合素质、品德素养等，学生档案管理工作是高校工作中的一部分，工作质量与学生的切身利益有着直接的联系，因此在高等教育不断改革发展的同时，高校也要重视学生档案管理工作。

1 高校学生档案管理工作中存在的问题

1.1 缺乏完善的管理制度

在研究过程中发现，许多高校缺乏完善的学生档案管理制度，学生的档案由所属的院系负责管理，直至学生临近毕业之时，学生档案管理人员才会收集学生相关信息并完成学生档案的编写工作，由毕业生就业指导中心将学生的档案寄给学生的工作单位或人才市场。在毕业学年收集学生学习期间的所有信息意味着档案的内容不详尽，档案所存留的信息也仅仅是对学生千篇一律的评价与相差无几的学生成绩。对于就业单位来说，难以从学生档案了解学生的创新意识与能力、综合素质、社交能力等客观信息，影响了学生的就业情况。对于学生来说，缺乏日常管理可能会影响学生在校期间的学习积极性。此外，由于学生档案缺乏规范性管理，在档案填写的过程中也可能会出现档案造假的情况，影响了高校学生档案管理工作的价值。

1.2 档案内容不全面

学生档案指的是学校对学生在校期间的表现进行记录的档案，其中包含了学生的基本信息、学习表现、个人经历、德才能绩等，需要对学生的各方面素质进行记录。但是在研究过程中发现，目前许多高校的学生档案内容不全面，多是由学生资料、学习成绩、政治表现组成，新时代用人单位对学生能力的需求在档案之中却无从表现。高校一直沿袭传统的学生档案模式，使得高校的学生档案管理工作无法跟随时代的潮流，制约了学生的就业情况，因此对学生档案内容进行创新式改革刻不容缓。

1.3 管理人员素质有待提升

在研究过程中发现，许多高校都是由辅导员或学生会成员负责学生档案管理工作，由于这些人员缺乏专业的档案管理能力，学生档案管理工作的质量也就无法得到保障。在众多工作面前，他们也无法意识到学生档案工管理工作的重要性，因此在开展学生档案管理工作时可能敷衍了事。在研究过程中还了解到，有些高校设立有学生档案管理岗位，但由于高校并不重视学生档案管理工作的重要性，大部分学生档案管理人员不具备相应的专业能力，也不擅长在学生档案管理工作中使用现代化技术，导致学生档案管理工作的质量难以得到提升。

2 强化高校学生档案管理的优化策略

2.1 完善学生档案管理体制

缺乏完善的学生档案管理制度严重制约了高校学生档案管理工作的开展，影响了学生的就业情况，对此，高校应该完善学生档案管理体制，加大规章制度实施力度，同时结合监督管理体系，保障学生档案管理制度的实施与发展。首先，要提升高校对学生档案管理工作的重视程度，我国教育部门可以发布相关政策，强调学生档案管理工作的重要性，同时要求高校完善学生档案管理工作的规章制度，设立专门的学生档案管理工作岗位，由高素质的专业人才负责学生档案管理工作，或对现有的管理人员进行专业培训。其次，对于高校来说，要定期收集学生的信息并及时更新学生档案，加大学生档案管理力度，防止出现造假等情况。高校要向优秀的学校学习，学习其他学校在学生档案管理工作的先进经验，然后对本校的基本情况进行调查，分析本校学生档案管理工作中存在的问题，结合实际情况制定科学完善、切合实际的学生档案管理规章制度。最后，高校还要培养学生对学生档案的重视程度。妥善保管并合理利用学生档案能够培养学生的责任感与自律性，提升学生的综合素质，使学生在校期间能够认真学习，健康成长。

以制定完善的学生档案管理制度为例，学生档案管理制度可以分为以下六个方面。第一，阐述学生档案的意义与内容。学校应该根据政府的相关文件确定这一部分的内容，通过阐述学生档案的意义来增强学生档案管理人员的责任感。在阐述学生档案的内容时，要根据新时代的需求确定学生档案应该包含的内容。第二，登记、转档管理制度。在新生转入或毕业生转出时，高校的学生档案管理人员要对档案的内容进行核实，查看档案的材料是否齐全。第三，档案登记制度。学校可以安排管理人员每年或者每学期收集一次学生的信息，并将相关的信息整理归档。在这一部分要详细说明信息收集的流程、信息归档的标准和时间。第四，学生档案借阅制度。学生档案应该按照班级、专业、年级分类存放，在学生借阅学生档案时，管理人员应该详细记录学生档案的内容，认真登记学生手续，避免学生档案出现造假、丢失的情况。第五，学生档案管理工作人员监督考核制度。学校可以每年随机2～3次安排工作人员从每个学院中抽查10份学生档案，了解学生档案是否存在更新不及时、造假等情况，一旦发现违规情况则对档案管理人员进行惩处。学生在发现学生档案管理人员出现工作上的问题时，如协助造假、信息归档错误等，也可以向学校举报，一旦发现情况属实，则应该按照相应的规章制度进行惩处，同时对举报学生进行相应的奖励。第六，学生信息监督管理制度。在收集学生的信息之后，档案管理人员也要对学生的信息进行核实，如果发现有学生造假，则将相关情况反映给辅导员，按照规章制度对学生进行相应的惩处。

2.2 增大档案内容覆盖面

目前的学生档案内容较为传统，并不能全面展现学生的各方面素质，在学生的就业过程中难以提供有力的依据，为了能够提升学生的就业率与质量，高校应该重视学生档案管理工作，同时增大学生档案的内容覆盖面。学校也应该重视学生档案中的诚信记录，诚信是一个人在当今社会立足的根本，对社会工作单位来说，诚信也是对员工的基本需求。最后，高校还可以建立学生工作反馈档案，对毕业生的就业情况进行跟踪记录，以客观的角度了解高校教育的培养效果，同时根据就业情况来反向优化高校的教学方法。

以对高校学生档案的内容进行规划为例，可以将高校学生档案划分为以下四个方面的内容。第一，学生的基本情况。学生的基本情况包括学生的学籍、身体状况、疾病史、政治面貌、联系方式、家庭成员、经济情况等，在入学之前，学生档案管理人员应该对学生的基本情况进行核实，每次汇总整理学生的基本信息时，如果出现变动也要及时更改。第二，学生的学习成绩。学习成绩包括入学成绩、学期考试成绩、毕业成绩、学位证书等。高校也可以增加学生心理测试成绩与诚信评定作为学生成绩的一部分。在给出对学生的诚信评定成绩时，校方也可以将学生的信用情况汇集归入档案。第三，学生在校期间获得的证书及奖励。证书包含获奖证书及资格证书，对于毕业生来说比较重要的证书有英语四、六级证书、计算机等级证书、雅思等，奖励包括学分奖励、经济奖励、物质奖励等，常见的有国家励志奖学金、三好学生表彰等。第四，学生的专业能力与综合素养。这一部分可以分为教师评价、学生自评、同学互评三部分，在评价的过程中，评价人应该遵守相关规章制度，认真给出最准确的评价。

2.3 提升学生档案管理工作人员的专业素养

为了提升学生档案管理工作的质量，高校也要重视选用更专业的高素质人才，负责学生党员管理工作，或对现有的学生档案管理工作人员进行培训，提升学生档案管理对我的综合素质。对此每个院系可以设立学生档案工作室与学生档案管理，工作岗位安排专业人员负责学生档案管理工作。

以提升学生档案管理工作人员的专业素养为例，首先，每个院系可以从学生会内选取3～4个擅长管理工作、有着较强保密意识的学生，辅助学生档案管理工作人员进行学生档案管理工作，当学校内的学生档案管理工作出现职位空缺时，可以从应届生中选取有经验的学生发出职位邀请。学生在校期间参与档案管理工作能够培养学生的档案管理能力，提升学生的责任感，同时学生对本校的教育工作也较为熟悉，因此选用本校学生进入学生档案管理岗位能够提升高校的学生档案管理工作质量。其次，高校也可以每学期安排相关专业的教授或讲师，对现有的学生档案管理人员进行为期三天的专业技能培训，传递国家的最新政策，提升管理人员的专业素养。

3 总结

目前我国高校并不重视学生档案管理工作，传统的学生档案管理工作模式无法满足新时代的需求，影响了学生的就业情况，本文分析了高校学生档案管理工作中存在的问题，并给出一些优化策略，希望能够以此提升高校学生档案管理工作的质量，推动我国高校教育的发展。