新探新形势下医院档案精细化管理

李啟生

（福建省龙岩市连城县医院，福建 龙岩 366200）

档案管理工作在医院中是非常重要的工作内容，对于医院人才的选拔以及队伍的建设都是非常重要的。但是在实际管理过程中还存在这一些问题，对于医院工作的正常开展非常不利，也影响到档案管理的效率，导致现阶段的档案管理不能满足医院的需求，需要在档案管理中不断创新，与时俱进，转变管理的方式，提升管理的效率。在信息技术不断发展的今天，在档案管理过程中采用信息化技术，可以有效的提升管理的效率，使得档案管理水平可以得到提升，促进档案管理时效性的铁丝恒，保障档案管理过程中各种工作的有序进行，实现档案精细化管理。这也是医院档案精细化管理的需求，符合当前医院发展的趋势。

1 新形势下医院档案管理当中存在的问题

医院档案管理是医院最原始的记录，对于医院后期的工作是非常重要的依据，也可以作为医院各种工作的凭证，具有非常重要的价值。当前，在医院档案管理过程中还存在着诸多问题，不能满足医院对档案管理的需求，对于医院的整体工作效率是非常大的影响。在医院人力资源流动，人员入职或者离职，都会涉及档案管理，医院档案管理不合理，对于医院的工作是非常大的负担，也给医院工作带来困扰。当前在医院档案管理过程中主要有以下几点问题。

1.1 医院档案管理不规范

医院档案管理过程中，由于数据非常多，信息含量非常大，这对于档案管理人员的工作也是非常大的压力，在实际工作管理中经常会出现错误，而错误的信息可能会导致潜在的威胁和麻烦。在很多医院档案管理中，还没有完善的管理制度，没有足够的技术支持，不能满足医院对档案管理的需求，而很多医院不够重视档案管理工作，不重视档案管理的信息化建设，这也会导致档案管理存在不规范和不合理的地方，对于医院的长远发展是不利的。

1.2 医院档案管理工作人员专业性不强

在医院档案管理过程中，有很多是非专业的人员，是之前从事医疗工作的人员，这些人员没有专业的管理档案的知识的和经验，对于档案管理工作也不够重视。不仅如此，档案管理人员编制和结构也存在不合理，而医院对于档案管理人员的素质要求不高，导致档案管理工作完成的并不好，还有一些档案管理人员是医院退休人员，年龄结构偏大，没有学习新知识的精力，在工作中往往存在侥幸心理，导致档案管理的效率比较低，不能实现精细化管理。而档案管理不理想最直接的结果就是造成一些档案的流失，造成档案在查询过程中比较缓慢等，不能高效的使用这些档案。

1.3 医院档案管理没有确定性的发展规划

医院档案在管理过程中，必须有一定的发展规划，这样才能保障医院档案管理在未来一定时期内更好的发展。然而，在实际档案管理过程中，医院并没有重视规划，对于医院档案管理投资的人力、资金都不够，使得医院的资源不能合理的配置，造成资源成本的浪费问题比较严重，各个部门之间也不能进行默契的配合，导致工作效率比较低下，对于医院的信息化档案管理的发展非常不利，使得医院不能从整体上做到与时俱进，在发展过程中对医院是一种损失。

2 当前医院档案精细化管理必要性

在医院发展过程中会遇到很多困难和问题，在档案管理过程中表现的尤其突出，医院的发展需要非常多的资料和档案信息，这些数据信息都需要进行合理的档案管理来提供，这也是保证医院工作可以有序进行的前提。而精细化管理方式对于医院繁琐的工作有非常大的考虑，根据医院工作的特点，寻求最高效、最快速的档案管理方式，提高档案管理的准确定，促进档案管理质量的提高。在医院档案管理中，精细化管理方式是非常有必要性的，主要表现在一下几个方面。

2.1 有利于医院档案管理效率的提升

当前，在医院档案信息管理过程中，不能只依靠纸质档案管理，还应该提升档案管理的信息化，实现信息化管理和查询，这样可以有效的提升档案管理的效率，使得医院档案可以提供更多更全面的服务。在传统纸质档案管理过程中，其管理的手段和效率都不够高，对于医院的帮助非常有限，随着网络的发展，信息技术在各个领域中都有非常好的应用，只有实现信息化档案管理，才能满足医院发展的需求，才能实现更精细化的管理。在信息化管理过程中通过电子文件的方式，不仅可以减少人员、资源的浪费，还可以防止在档案管理过程中出错，提高准确程度。

2.2 传统档案管理方式不能满足医院的需要

随着医院发展越来越快，医院的人员流动也越来越频繁，医院与医院之间也有非常多的人才流动。针对这些情况，对于档案管理的保密性也提出更高的要求，但是传统的档案管理工作效率低，可利用的范围较小，已经不能满足医院的发展需求。随着国家对医疗事业不断加大重视，医院与医院之间人才的交流越来越多，这也是推动医院不断发展的一种方式。而传统的医院档案管理不能做到精细化管理，尤其是工作效率的要求，采用信息化技术与档案管理结合的方式，不仅可以提高档案管理的质量，也可以提升档案管理的效率，有利于医院档案管理的进一步发展，适应医院人才交流的需求。

2.3 医院档案管理现实性需要

在传统医院档案管理过程中，主要是反应历史问题，而对现阶段反应的问题表现不够。而档案中也不能与员工近期的思想进行交流，不能与员工进行更好的交流，对于员工学术水平和专业能力的了解也都是以前的，很难反映现实的状况和发展的状况，也没有那么多的时间和工作精力来完成这些事。但是医院档案在与信息技术结合之后，可以有效的提升医院档案管理的效率，符合医院现实发展的需求，满足医院对人才的全方位的了解，让医院可以更加客观的观察的人才的变化，有效的提升医院人才对于素质提升，有利于医院更全面的对员工进行考察和了解，尤其是现阶段的变化和进步，从而对员工进行客观的评价。

3 新形势下医院档案精细化管理的方式

在医院档案精细化管理信息化建设过程中，可以通过建立档案数据提升档案管理的效率来实现。通过信息化管理方式，可以提升档案的利用率，使得档案管理人员繁琐的工作量可以得到减轻，让档案管理人员有时间、有机会学习到更多的知识，提高自身的素质，在档案管理工作中发挥创造性的才能。在档案信息化管理中，必须掌握计算机技术，通过计算机技术的运用可以更快更好的传输数据信息，可以准确的对档案进行管理，对信息进行录入，方便人们对信息的查询与更新，防止纸质档案造成的信息流失，效率低下等情况，还可以有效的节约成本。不仅如此，通过精细化管理信息化建设，可以更好的为医院提供更多人才的信息，实现资源共享，保证信息的安全性，有效的节省了资源浪费的情况。

3.1 建立精细化的档案信息数据库

随着医院规模不断扩大，医疗服务人员的数量也在不断增多，随之而来的档案也会越来越多，因此档案管理工作非常重要。在档案管理过程中，随着档案越来越多，管理的难度也在不断增加，很多档案容易出现混乱，如果部门进行有效的分类管理，不能进行精细化管理，将会对档案管理工作造成非常大的麻烦。信息化档案管理中可以建立档案管理数据库，通过数据信息对不同的档案进行集中化管理，在网络上也有专门的存储区域，将不同的档案分类管理，使得档案的管理和应用可以更加方便。在档案应用过程中，通过信息化管理可以建立查询系统，在查询系统中输入一些人员、材料内容，即使不是非常具体，也会快速进行查找，并查找到类似的资料，对于查找人员来说是非常方便的。在实际管理过程中通过不断完善，对于医院档案中基本信息进行了解，从而可以更高的进行档案管理，在网络管理过程中还应该重视档案的安全性，建立网络安全系统，保证信息数据的安全。

3.2 建立有效的档案管理制度

在档案管理过程中，根据当前医院管理的需求，采用精细化的管理方式，对传统的医院档案管理方式进行改革，并制定完善的信息化管理目标，有效的提升管理的水平。在精细化管理模式中，根据计算机工作人员的工作模式，逐渐改变传统的工作模式，实现工作效率的提升。在实际档案管理过程中，还可以借助一些软件来进行管理，因此要进行基础的硬件和软件建设，并进行数据库的完善。在精细化管理过程中有非常多的优势，通过建立完善的档案管理制度，使得管理更加规范化，减少在管理过程中出错的概率，保证数据信息的完整性和准确性，促进数据信息的有效利用。

3.3 将档案管理流程进行精细化的改进

医院档案管理过程中，还应该通过精细化管理不断概念。因此，首先应该精简档案管理的流程，使得复杂的管理流程可以简单化，避免出现无谓的成本损失，也可以更好的对档案进行管理和控制。例如，在一些医院档案管理过程中，传统的档案管理流程是从整理分类开始进行的，之后再进行目录的录入，将档案检索目录进行制定，最后是档案入库和分类上架。这种档案管理模式虽然质量可以，但是效率比较低，在实际操作过程中还经常容易出现混乱的情况，对于医院带来了一定的损失。通过引进精细化管理，在档案管理流程上进行了精简，使得档案管理混乱的事情不在发生。具体流程为，首先进行了档案统一编码，使得各个部门都可以统一，还需要将新增的档案以及遗漏的档案也进行汇总，完成编码之后整理出一个范本，从而对部门的档案进行整理。在归档过程中还需要将各个部门档案按照编码送到档案室，因为每个档案都有编码，因此如果有遗漏也会很快发现。通过精细化管理还应该与计算机有效结合其阿里，实地档案在管理过程中效率更快，也更加精准。为了档案的安全性，在保存档案过程中，还应该对电子档案进行备份，从而保证档案即使出现遗失，也会有备份的情况，对于档案管理来说提高了安全性。通过精细化管理，使得医院档案管理在技术上避免出现了以往出现的不安全和效率低下等 问题。

3.4 对档案归档流程进行精细化改进

通过对传统的医院档案管理中存在的问题进行分析，制定有效的管理方式。采用精细化档案管理，可以对医院档案管理过程中的归档流程进行改进，使得在归档流程过程中可以具有精细化的管理理念，在实际管理过程中，还应该结合医院实际的情况，保证档案的完整。在对不同档案进行管理过程中，应该做好分类，采用不同的归档方式来进行归档，使得档案管理可以更加清晰化，防止在归档过程中出现错误。例如，某医院在档案管理过程中，为了保证档案的完整性以及档案管理效率的提升，在归档过程中采用不同的归档方式，使得档案归档数据非常精细化。这些数据中包括了各种类型的数据，有些是长期档案的数据、有的是永久档案的数据、还有一些病例档案等，通过分类可以将不同类型和不同机密程度的档案进行管理，使得档案的完整定可以得到保证。通过这样的精细化管理，使得医院在档案管理过程中水平和质量不断提升，档案管理的效率也获得非常大的提升。该医院还建立的档案室，作为专门管理和储存重要档案的地方，对档案进行更加精细化的管理，对于一些必要的硬件设施和软件设施进行升级，使得精细化档案管理可以更好的实现，使得档案的流程和分类可以更加清晰，提升档案管理的整体水平，促进医院整体的信息化的推进。

4 新形势下医院开展精细化管理的作用及成效

4.1 精细化管理提高了执行力和工作效率

通过精细化管理的实施，使得医院的档案管理人员明确了自身责任的重要性，不断的学习专业的管理知识，按照医院的职工规范来要求自己的工作，可以有效的提升工作人员的执行力，使得工作人员在工作中可以更加认真负责。精细化管理实施过程中，可以实现管理效率的提升，使得档案管理的目标可以顺利达到，在各个科室中每个人都有自己的任务，从而增加了医院工作人员的责任心，使得他们可以产生一种使命感，有助与提高他们在工作中的积极性。

4.2 精细化管理实施有利于提升科室凝聚力

在参加医院档案管理精细化过程中，科室职工学习到很多专业的知识，并不断总结和反思，在科室中交流商讨，大家献言献策，可以调动员工的积极性，对于塑造团队是非常重要的。在医院档案管理过程中，还要对档案管理人员的能力进行培养，使得他们具备专业的知识，提升他们的信息化管理水平，使得他们掌握计算机知识，并应用计算机对档案进行更好的管理。在培训学习过程中应该多进行交流与合作，相互帮助，提高业务能力和水平，实地科室的凝聚力可以得到提升。

4.3 精细化管理有利于增强职工的质控管理能力

通过医院档案精细化管理，使得档案管理从整体上提高了质量与效率，使得传统档案管理中出现的弊病可以避免，弥补传统档案管理中的不足。利用管理工具和信息化管理的方式，提升档案管理的质量。在档案管理过程中，通过管理人员的参与，使得档案管理过程中存在的问题都被解决，提高了管理人员的管理能力。

4.4 精细化管理有力的提升了管理创新性

在精细化管理过程中，应该时刻保持创新性，还应该将规范性与创新性进行结合，保证档案管理精细化的顺利开展。在医院档案管理信息化中，应该对管理的标准进行重点考核，使得医院档案管理的整体水平可以得到提升。精细化档案管理，还可以对复杂的工作进行细分，使得档案管理工作可以得到更好的落实，听取管理人员的意见和建议，并在档案管理过程中不断的调整和改进，使得管理人员都可以很好的参与进来，这也是管理创新性的非常重要的途径。

4.5 精细化管理有利于档案动态管理

在医院档案精细化管理过程中，通过对档案材料的收集、整理、甄别、分类以及保管等流程，使得档案可以更顺利的归档。在管理过程中应该严格遵守管理制度和规范，对遗失和破损的内容及时进行补充，使得档案的完整性可以保证，还可以提升档案的安全性。在档案利用过程中，应该做好用户身份的识别，对于一些机密档案应该做好权限的限制。档案工作是医院工作中非常重要的环节，在档案管理过程中，还应该进行动态化档案管理，使得档案的保存情况、使用情况都可以进行统计和监测，这样可以更好的对档案进行精细化管理。档案精细化管理也是医院档案管理的重要改革方式，需要医院档案管理人员在工作中不断实践和总结经验，并不断学习档案精细化管理的理念和模式，提升档案管理的整体水平。

5 结束语

总之，随着我国科学技术不断发展的新形势下，在医院档案管理过程中，应该采取现代化的管理理念，精细化档案管理是医院档案管理的必然趋势，可以促进医院档案管理工作有序进行，保证档案管理的质量和效率，是现阶段社会发展的趋势。在医院档案管理过程中，通过精细化管理，对于医院的有序运行非常重要，可以促进医院档案管理工作水平的提升