纸质档案数字化加工潜在风险及应对举措

苏晓蓓

（青岛市救助服务中心，山东 青岛 266000）

1 纸质档案数字化加工的潜在风险

1.1 硬件设备方面

1）设备性能风险。不同型号数字化设备之间的性能差异较大，性能的优劣将会直接影响档案数字化加工的质量，因此，务须要明确数字化设备扫描是否清晰、硬件配置是否合理，进而确保数字化设备的各项性能达到最优状况。2）数据库安全风险。档案数据上传至服务器后，由于本地对数据库进行频繁对接访问，所以在这个过程中，会因各种因素的影响，而导致服务器数据丢失，若未进行资料备份，则可能导致较大损失。3）储存介质安全风险。数字化加工设备分为即时上传型和延迟上传型，即时上传型设备在扫描时直接上传到服务器，而延迟型设备会将扫描结果存储在自带的本地存储设备中，再将存储设备中的文件转移到服务器，在这个过程中，如果保密工作较差，就会存在泄露风险。4）服务器容量风险。数字化加工过程中会生成大量数据文件，占用内存比例高，所以对服务器容量也有着较高的要求。若服务器容量不足，则可能导致数据文件上传失败，文件丢失等风险。

1.2 过程管理方面

1）加工企业选择风险。因为纸质档案数字化加工的工作量大，对设备和人力的要求较高，所以需要委托资质较好的加工企业来进行操作。其中，所选企业的业务水平、人员分配、设备情况等都会影响数字化档案的质量。2）外委合同细节风险。合同不仅是价格的书面协商，同时也包含服务的所有项目，合同中涉及的实施细节、加工周期、保密工作、验收等众多内容，签订时不仔细阅读可能导致后期的纠纷。3）信息数据挂接风险。数据数字化扫描后要在网上进行挂接，挂接时要求所有系统条目一一对应。若是由于委托单位的操作失误或缺少经验，或是对扫描件的命名方式不熟悉，造成目录挂接时出错，可能导致数据库受损或系统崩坏，后果严重。4）档案泄密风险。因为企业文件设计商业敏感信息，在进行数字化加工时，包括企业的监控设施不完善，网络安全管理能力差，保密协议的签订时未仔细阅读细节，现场监察制度落后，秘密文件未详细甄别，筛选、把关不严等情况，都有可能导致敏感信息的泄露。5）档案拆装操作风险。数字化加工处理完成后，需对纸质原件进行拆分还原，这个过程中如若操作出错，可能会损坏档案，严重时可能造成档案丢失。

2 纸质档案数字化加工潜在风险的应对举措

2.1 健全加工管理制度

档案安全的重要影响因素之一就是工作人员，不合理的管理制度对档案保密、存储安全以及财产安全存在重要威胁，为了规范工作人员管理，应健全相应的管理制度和操作规范，并设立相关的监管岗位，促使各规章制度能有效落到实处。

2.2 选择适宜加工企业

一方面，纸质档案通常文档量较大，占用空间较多，若加工场地空间不足，很容易导致档案文件凌乱、丢失甚至损坏；另一方面，由于档案的保密性，安全监控设备也要达到相当的规模，防止档案偷窃，敏感信息泄露等事件发生，因此，应选择符合国家安全生产规范的企业进行档案数字化加工。

2.3 强化加工设备管理

若是由加工企业提供数字化加工的设备，则应该先对设备进行检查审核，看是否符合生产标准，严格把控储存设备，禁止擅自移动设备，设备送修或送检时要报备审核。另一方面，严格控制挂接计算机设备，接口应保持封闭，不得与外部线路连接。员工进出工作场所时，不得携带具有数据存储能力的设备，尤其不能将扫描设备的存储部位擅自带离工作场所，工作结束后企业应对设备情况进行检查。

2.4 规范加工过程管理

1）在纸质档案数字化加工前，要做好交接准备工作。档案出馆时要做详细登记记录，交接过程中应保持保密性，同时每交接一份材料都要做好相应记录，交接完成后，双方签字表示交接完成，由接收方立即将档案派送至存放处并登记记录，避免出错。2）交接前要按照国家标准规范对档案进行核实，包括题名、起止页、分类号、责任人等，发现错误或不符合规范处，按照要求改正，没有标注页码的要按要求编页。3）因为扫描的需求，应将整件的档案进行拆分，将正本拆分成单卷，再拆分成单页。拆分过程中，要避免用力不当导致档案损坏，在装订时要认真仔细，严禁马虎大意而毁坏档案。4）装订时要严格按照原来的方式和装订顺序进行装订，不用再次排列和打印，原来用线装或钉装的，重装还是同样线装或钉装。扫描工作结束后，同样由双方安排人员交接并签字确认，接收后入库同样要登记记录。

2.5 紧抓加工质量管控

数字化加工过程应全面严格监察，以保证加工品质。一是，保证顺序正确。扫描顺序应与原档案著录的顺序完全一致，不能出现颠倒、遗漏或重复的现象，以免影响档案电子图像的完整性和正确性。二是，保证影像清晰。文件扫描后要检查扫描件的清晰度，保证字迹清晰，无重影，无不相关的阴影干扰；图像和表格与原版一致，不失真；保证扫描后的影像与原档的视觉效果基本一致，满足原先能达到的展览或出版的要求。三是，保证页面端正。扫描文件页面应保持端正，无歪斜现象。扫描图像要保证分辨率不小于300dpi，选择jpg格式保存图片文件。扫描字迹不清晰或纸张模糊的档案，应适当提高分辨率，确保图像符合使用需求。四是，优化扫描图像。对扫描的文件进行复验，适当调整图像对比度、亮度、色彩平衡等参数使其更清晰，适当旋转对略微歪斜的图像进行纠偏。五是，图像尺寸的调整。调整图像尺寸使其与原装订尺寸一致，较大的纸张需要将两次的扫描件进行拼接，较小的纸张需要将多余空白部分精心裁切。

2.6 加强数据挂接管控

1）根据国家档案管理行业标准，对加工后的图像文件进行命名，并按照数字档案建设相关指导中的归档存储规定来制作目录及挂接，并上传至信息管理系统。2）对加工成品的数据挂接和条目情况进行验收与复核，保证成品文件图像的准确率达标（页码、顺序、图文挂接正确率达到100%，图像清晰度、布局完全符合要求）；影像与数据库的索引完全正确。

2.7 做好加工人员管理

与相关的档案数字化加工人员签订保密协议，并定期开展技能培训、思想素质教育及安全教育，组织突发安全事故应急演练与安全保密工作考核，不断强化加工人员的安全意识和保密意识。含严重敏感信息如国家机密、商业机密等档案严禁上传、挂接至系统，且人员进出工作场所时要进行检查，禁止携带存储设备、通讯工具等进出。生产中若发现相关问题应即时探讨解决对策，早发现，早治理，早 解决。

3 结语

纸质档案的数字化加工对于提高文件归档率与完整率，实现资源的快速检索与共享意义重大，但在其加工过程中又无可规避的会伴随着种种风险，因此，如何妥善规避与有效应对成为档案管理人员的工作重点。对此，须全面分析、理清数字化加工过程中的各类潜在风险，切实抓好全程的规范化、标准化管理，妥善应对各加工环节潜在风险，有效提升数字化加工质量与加工效率，进而促使档案数字化加工得以安全、高质、高效完成。